Con los cambios importantes, como el traslado de la oficina o de los empleados, la comunicación puede ser una herramienta útil para el éxito de su empresa. La carta de reubicación de empleados es una forma eficaz de informar a su personal de este traslado.
En este artículo, hablaremos de lo que es una carta de reubicación de empleados y de cómo redactar una, y le proporcionaremos una plantilla y ejemplos para ayudarle a empezar.
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¿Qué es una carta de reubicación de empleados?
Una carta de reubicación de empleados es un documento que se envía a un empleado para pedirle que se traslade a una nueva ubicación física de la empresa. Dado que las empresas suelen trasladar sus oficinas, promocionar a los empleados o solicitar a los actuales empleados que se trasladen a una rama específica de su empresa, estas cartas se utilizan con frecuencia.
Cómo redactar una carta de reubicación de empleados
Utilice estos pasos para redactar una carta de reubicación de empresa eficaz para los empleados:
1. Informar al empleado
Tanto si las oficinas de la empresa cambian, como si alguien es ascendido o hay otra razón para el traslado, presentar a su empleado todas las razones para solicitar el traslado puede ayudar a aliviar la ansiedad sobre el mismo.
Por ejemplo, si promocionas a un empleado y el ascenso requiere un traslado, puedes comunicarle las razones de su ascenso— trabajo duro, dedicación, etc. Esto puede ayudar a que el empleado se sienta bienvenido y querido, lo que puede motivar su decisión de hacer el traslado.
2. Determinar la duración del traslado
Tanto si el empleado se va a trasladar de forma indefinida como por un tiempo determinado, la duración del traslado debe ser una de las primeras cosas que mencione en la carta. Es importante que sus empleados entiendan si el traslado es temporal o un puesto permanente en la empresa.
3. Discutir la cobertura de la empresa
Asegúrese de enumerar los costes que su empresa cubrirá y los que no. Por ejemplo, su empresa podría cubrir los costes de los camiones de mudanza y de los trabajadores, pero podría no cubrir los costes de cualquier tipo de alojamiento temporal. Deberá discutir estas coberturas en la carta para que el empleado entienda lo que la empresa proporcionará para el traslado.
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4. Mencione las diferencias fiscales
Si su empleado se traslada a otro estado, es importante mencionar las diferencias fiscales que pueda necesitar para sus futuras declaraciones. Si necesitan nueva información o documentos para sus formularios fiscales, también puede proporcionárselos para ayudarles aún más.
5. Destaque las posibles bonificaciones
Si el traslado del empleado conlleva alguna bonificación potencial, como un aumento de sueldo, alojamiento en la empresa o un ascenso, puede mencionar esas bonificaciones en la carta. Esto puede ser un incentivo más para que el empleado acepte la reubicación y espere con ilusión su próximo traslado.
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6. Tranquilizar al empleado
Al final de la carta, puede hacer saber al empleado que está disponible para responder a cualquier pregunta o preocupación que pueda surgir. Esto puede ayudar a tranquilizar al empleado de que su empresa está de su lado y dispuesta a ayudar en la transición.
Modelo de carta de reubicación
Aquí tiene una plantilla que puede seguir para una carta de reubicación de empleados en promoción:
Estimado [nombre del empleado],
Muchos de nuestros empleados se han dado cuenta de tu dedicación al trabajo y del excelente trabajo que has realizado en estos últimos [tiempo]. Vemos un gran potencial en tu futuro aquí en [nombre de la empresa] y nos gustaría hacerte una oferta para el puesto de [título del puesto]. Con este puesto, usted [describirá los requisitos y las funciones del puesto] desde nuestras oficinas en [lugar de la mudanza].
Este traslado y este puesto durarán [duración del puesto].
[Nombre de la empresa] está dispuesta a ayudarle en todo lo que pueda y cubrirá los gastos de lo siguiente:
- [Lista de artículos que se cubrirán]
No se cubrirán ni se reembolsarán los siguientes gastos
- [Lista de elementos que no serán cubiertos]
También entendemos que este traslado requerirá un cambio en su estado de residencia. [Nombre de la empresa] le proporcionará toda la información y documentación fiscal necesaria para el próximo año de declaración.
Tenga en cuenta que esta promoción viene acompañada de [mencione cualquier beneficio adicional a la promoción].
Sabemos que las mudanzas y las transiciones pueden ser un momento difícil, pero en [nombre de la empresa] haremos todo lo posible para facilitarle la transición. Si desea aceptar esta oferta, o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo en [información de contacto de la empresa].
Sinceramente,
[Su nombre]
Ejemplos de cartas de reubicación
He aquí algunos ejemplos de cartas de reubicación de empleados que pueden ayudarle:
Ejemplo 1: Carta de reubicación de un empleado debido a un ascenso
Estimado Karim
Muchos de nuestros empleados se han dado cuenta de tu dedicación al trabajo y del excelente trabajo que has realizado estos últimos años. Vemos un gran potencial en tu futuro aquí en Gneiss Consultores y nos gustaría extenderte una oferta para el puesto de Gerente Regional de Consultores. Con este puesto, dirigirás a nuestro equipo de consultores y les ayudarás a desempeñar sus funciones desde nuestras oficinas en Tampa, Florida.
Este traslado y el puesto serán permanentes.
Gneiss Consultants está preparado para ayudarle en todo lo que podamos y cubrirá los gastos de lo siguiente:
- Contratación de camiones de mudanza y empresas profesionales para el traslado de bienes del hogar y efectos personales
- Reembolso primario de viajes y kilometraje
- Un viaje previo a la mudanza para encontrar una residencia adecuada
Los siguientes gastos no se cubrirán ni se reembolsarán:
- Alojamiento temporal
- Gastos extra de comida y viajes
- Adquisición de nuevos enseres, muebles o artículos
También entendemos que esta mudanza requerirá un cambio en su estado de residencia. Gneiss Consultants le proporcionará toda la información fiscal necesaria y el papeleo que necesitará para el próximo año de declaración.
Ten en cuenta que este ascenso lleva aparejado un aumento de sueldo de 10.000 dólares al año y un vehículo de la empresa.
Sabemos que la mudanza puede ser un momento difícil, pero en Gneiss Consultants haremos todo lo posible para facilitarle la transición. Si desea aceptar esta oferta, o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo en jward@gneissconsultants.com.
Sinceramente,
Jeremy Ward, director general
Ejemplo 2: Carta de reubicación de empleados por cambio de oficina
Querida Lynn,
Le escribimos para informarle de que las oficinas centrales de Breakout Paper se trasladarán a principios de enero. Vemos un gran potencial y crecimiento en tu futuro aquí en Breakout Paper y nos encantaría que continuaras tu trabajo en nuestras nuevas oficinas en Madison, Wisconsin.
Este movimiento será permanente.
Breakout Paper está preparado para ayudarte en todo lo que podamos y cubrirá los gastos de lo siguiente:
- Contratar camiones de mudanza y empresas de transporte profesionales para trasladar los bienes del hogar y los efectos personales.
Los siguientes gastos no se cubrirán ni se reembolsarán:
- Viajes de búsqueda de residencia
- Alojamiento temporal
- Gastos de viaje
- Adquisición de nuevos enseres, muebles o artículos para el hogar
Esta mudanza no requerirá un cambio en su estado de residencia y, por tanto, no afectará a los impuestos que paga actualmente.
Tenga en cuenta que este puesto no conlleva una promoción, sino la posibilidad de seguir creciendo dentro de nuestra empresa.
Sabemos que la mudanza puede ser un momento difícil, pero en Breakout Paper haremos todo lo posible para facilitarle la transición. Si deseas aceptar esta oferta, o tienes alguna pregunta, ponte en contacto conmigo en el 262-555-8761 o envíame un correo electrónico a bthompson@breakoutpaper.com.
Atentamente,
Bethany Thompson, Directora de RRHH