Cómo escribir una carta de solicitud de aprobación

Cuando necesite solicitar la aprobación de un directivo o cliente, puede que tenga que crear una carta de solicitud de aprobación. Puede enviar una solicitud de aprobación antes de que comience un acuerdo o cuando haya que modificar un acuerdo actual. Saber cómo crear una carta de solicitud de aprobación le permitirá promover el progreso dentro de su empresa de una manera profesional. En este artículo, analizamos la importancia de una solicitud de aprobación y cómo redactar una carta de solicitud de aprobación, además de proporcionar ejemplos de solicitud de aprobación para ayudarle a redactar la suya.

¿Qué es una carta de solicitud de aprobación?

Una carta de solicitud de aprobación es cuando se pide a un supervisor, gerente u otra parte relevante su aprobación antes de continuar con una tarea o proyecto. Podrías solicitar el permiso de un cliente que tendría que gastar más dinero del que esperaba inicialmente. Puede que necesites la aprobación de un directivo que deba asignar más recursos a un proyecto. Cuando hay que cambiar algo de un acuerdo vigente, es necesario solicitar la aprobación para actualizar el acuerdo.

Estos son algunos ejemplos de cuándo se enviaría una carta de solicitud de aprobación:

  • Cuando se necesita la aprobación de una propuesta: Una propuesta es una sugerencia que sólo se convierte en un acuerdo cuando lo aprueba la persona que está al otro lado del acuerdo. Por ejemplo, se solicita la aprobación de un cliente que debe estar de acuerdo con tus planes para su proyecto.
  • Cuando se necesita la aprobación de un ajuste presupuestario: Si necesitas modificar el presupuesto de un proyecto ya acordado, enviarías una solicitud de aprobación. Esta carta sirve para asegurarse de que tu cliente o gestor está informado de cualquier cambio en el presupuesto y de que paga una cantidad que ambas partes han acordado.
  • Cuando necesites la aprobación de un proyecto terminado: Después de completar un proyecto, usted enviaría una solicitud de aprobación a un cliente o gerente para confirmar su satisfacción. No marcarías un proyecto como completo hasta recibir su autorización.

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¿Por qué es importante una carta de solicitud de aprobación?

Estas son algunas de las razones por las que es importante enviar una solicitud de aprobación.

  • Proporciona un entendimiento entre las personas. Cuando envías una solicitud de aprobación, estás permitiendo que la otra persona entienda lo que quieres hacer y por qué lo quieres hacer. Cuando alguien aprueba su solicitud, se logra una comprensión más profunda del proyecto o acuerdo.
  • El progreso es más rápido. Enviar una carta de solicitud de aprobación le permite continuar con otros proyectos mientras se toman las decisiones. Por ejemplo, en lugar de esperar a la siguiente reunión para expresar sus preocupaciones sobre un proyecto, enviar una solicitud de aprobación de los cambios permite a la otra parte aprobarlos antes de que se produzca la siguiente reunión.
  • Se crean pruebas verificables. Cuando un gerente o un cliente aprueba su solicitud, usted tiene una prueba clara que le permite continuar con confianza lo que se le autorizó a hacer. Esta carta puede servir como documentación oficial de cualquier cambio o actualización de un contrato o términos previamente acordados, lo que puede garantizar que todas las partes estén bien informadas.
  • Es una señal de respeto. Enviar una solicitud de aprobación demuestra profesionalidad y respeto. Estás mostrando a la otra persona que confías en tus deseos o necesidades y también eres respetuoso con el hecho de que, en última instancia, es su decisión.

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Cómo redactar una solicitud de aprobación

Siga estos pasos para asegurarse de elaborar una carta de solicitud de aprobación profesional.

  1. Elija su método de contacto.
  2. Diríjase al destinatario con profesionalidad.
  3. Comience con lo que necesita.
  4. 2. Explica por qué la necesitas.
  5. Dígales por qué deberían preocuparse.
  6. Muestre su entusiasmo por su respuesta.
  7. 3. Concluya su mensaje

1. Elija su método de contacto

Cada empresa tiene un proceso único para enviar solicitudes de aprobación. Puede enviar un correo electrónico de solicitud de aprobación para un cambio de diseño mínimo, mientras que puede imprimir un contrato actualizado para cambios presupuestarios importantes. Algunas empresas utilizan un software que verifica digitalmente las aprobaciones, mientras que otras pueden requerir una firma por escrito en cada aprobación realizada.

2. Diríjase al destinatario de forma profesional

Las solicitudes de aprobación se envían a quienes toman las decisiones finales, por lo que es mejor dirigirse a ellas con profesionalidad. Utiliza "Estimado Sr. " o "Ms. " seguido de su apellido. Puede optar por utilizar el nombre y el apellido de un cliente’para verificar con exactitud quién aprobó la solicitud.

3. Comience con lo que necesita

Cuando pida la aprobación de alguien’sea considerado con su tiempo. Comience su mensaje diciendo exactamente para qué busca la aprobación. Es probable que su cliente o gerente aprecie su concisión.

Ejemplo: Estimada señora Smith, le envío esta solicitud para que apruebe un cambio de presupuesto en nuestro proyecto. Para servirle mejor a usted y a su negocio, nos gustaría cambiar el presupuesto de 1.250 dólares a 1.750 dólares;

4. Explica por qué lo necesitas

Continúe con su concisión explicando inmediatamente por qué quiere o necesita lo que está pidiendo. Explicar el razonamiento de su solicitud les permite entender por qué es importante para usted.

Ejemplo: El motivo de este cambio de presupuesto es permitir a nuestros diseñadores crear textos publicitarios adicionales para su próxima promoción;

5. Dígales por qué deben preocuparse

Una vez que haya explicado rápidamente por qué quiere o necesita su aprobación, dígales rápidamente por qué debería importarle. Explica los beneficios que recibirán si aprueban tu solicitud. Escriba esta parte de la carta con seguridad para que entiendan las ventajas que reciben con su aprobación.

Ejemplo: Con este presupuesto publicitario adicional, podremos realizar tres pruebas de división de sus anuncios antes de elegir el texto publicitario definitivo para su próxima campaña. Muchos de nuestros clientes han recibido hasta un 50% más de rendimiento de su inversión”

6. Muestre su entusiasmo por su respuesta

Después de explicarles los beneficios que recibirán una vez que aprueben su solicitud, puede ser beneficioso mostrar su entusiasmo por su respuesta. Deje claro que está entusiasmado con su solicitud y con lo que su aprobación puede suponer para ellos. Muestre una confianza genuina en lo que ha presentado y haga saber que espera su aprobación.

Ejemplo: Sé que el rendimiento de su inversión es importante para usted, y me entusiasma la idea de ofrecerle resultados aún mayores de los que esperaba en un principio. Espero su aprobación”

7. Concluya su mensaje

Antes de escribir tu nombre e información al final del correo electrónico, puedes incluir un dato más dependiendo de la situación. Si estás trabajando con una fecha límite, puedes proporcionar una hora o fecha para cuando necesites una respuesta para que tomen una decisión.

Ejemplo: Su campaña publicitaria comenzará el próximo martes, por lo que le agradecería una respuesta antes de este viernes. Atentamente, Caroline Clark;

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Ejemplos de solicitudes de aprobación

Utiliza los siguientes ejemplos para guiarte a la hora de escribir una carta de solicitud de aprobación.

La propuesta necesita la aprobación del director del proyecto

Estimado Sr. Green,

Le envío esta solicitud para que apruebe nuestra propuesta de marketing para nuestro próximo proyecto. El equipo y yo hemos creado un plan detallado que he adjuntado a este correo electrónico. Una vez que apruebe nuestra propuesta, nos pondremos a trabajar en el proyecto inmediatamente. Verá que este plan es una respuesta completa para captar mejor a nuestros clientes actuales con la publicidad reorientada. Sé que ha estado buscando una respuesta a cómo podemos generar más negocio de retorno, y estoy seguro de que esta es nuestra respuesta. Espero su respuesta.

Sinceramente,
Patricia Gaten

El ajuste del presupuesto necesita la aprobación del director de operaciones

Estimado Sr. Anderson

Le envío esta solicitud para que apruebe un cambio de presupuesto en nuestro proyecto actual. Para que este proyecto funcione con éxito, solicito un aumento de nuestro presupuesto en 4.500 dólares para un nuevo presupuesto total de 34.500 dólares. El motivo de este cambio es la adquisición de materiales adicionales para poder realizar más pruebas del producto antes de su lanzamiento. Con este presupuesto suplementario, podremos asegurar la perfecta implementación de nuestra electrónica para proporcionar un producto que funcione antes del lanzamiento.

Sé que usted&#x2019 ha expresado su preocupación por la capacidad de trabajo de este nuevo producto, y quiero asegurarme de que se haga bien tanto como usted. Le agradecería que aprobara este cambio de presupuesto para que podamos completar las pruebas finales del producto antes del fin de semana.

Atentamente,
Joshua Parker

El proyecto completado necesita la aprobación del supervisor

Estimada Sra. Emerson

Le envío esta solicitud para que apruebe mis ediciones terminadas para el boletín del próximo mes. Le agradecería que leyera esto para confirmar las ediciones. Una vez que aprueben las ediciones, podré completar el formato y enviarlo al equipo de diseño. Sé que le gustaría que estuviera terminado para la semana que viene, y espero su respuesta para que el equipo de diseño pueda trabajar en el estilo lo antes posible. Si me envía su aprobación hoy, estará en manos de nuestro equipo de diseño mañana por la mañana.

Sinceramente,
Michael Adams

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