Una carta de proyecto es un documento importante y útil en el desarrollo de un proyecto. Una carta de proyecto puede ayudar a mantener el rumbo del equipo del proyecto durante el proceso de desarrollo. También puede demostrar el propósito y el valor del proyecto.
En este artículo, hablaremos de lo que es una carta de proyecto, cuándo utilizarla y cómo redactarla.
¿Qué es una carta de proyecto?
Una carta de proyecto es un tipo de documento que autoriza un proyecto y especifica sus elementos. El director del proyecto puede reunir los recursos y preparar la ejecución del proyecto utilizando la carta. Normalmente se incluyen los siguientes elementos:
- El caso de negocio: La carta del proyecto debe describir la razón por la que el proyecto es necesario. Debe explicar el problema que resuelve o la necesidad empresarial que satisface. La dirección de la empresa y las partes interesadas deben ser capaces de ver cómo se benefician del proyecto.
- Requisitos del proyecto: Resumen de los elementos que deben formar parte del proyecto para que éste satisfaga la necesidad empresarial. Consiste en los entregables del proyecto, a menudo determinados por las partes interesadas, que deben cumplirse antes de que el proyecto esté completo.
- Supuestos y limitaciones: Esto incluye las tecnologías o habilidades de las que depende el proyecto, así como las limitaciones dentro de las cuales debe trabajar el equipo del proyecto. Es bueno conocerlos antes de empezar el proyecto para estar seguro de que esas dependencias están en su sitio y de que las limitaciones no son prohibitivas.
- El alcance del proyecto: Un resumen de los elementos que están dentro de los límites del proyecto y los elementos que no lo están. Esto puede ayudarle a mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto trabajando únicamente en los entregables acordados.
- Riesgos: Todo proyecto suele conllevar riesgos, como que las dependencias no estén disponibles o que los recursos carezcan de la experiencia necesaria. Pensar en estos riesgos con antelación le ayuda a prepararse para ellos y a tenerlos en cuenta en la planificación del proyecto.
- Partes interesadas: Las partes interesadas son personas de la organización que tienen un interés personal en el proyecto y pueden aportar dinero o recursos al mismo. Es importante identificar quiénes son estas personas, ya que son a quienes el equipo del proyecto rinde cuentas en última instancia.
- El calendario propuesto: Esta es la fecha en la que le gustaría empezar a trabajar en el proyecto y el tiempo que prevé que tardará en completarse. En esta fase inicial de la planificación del proyecto, se suele entender que este plazo es una aproximación.
- Resumen del presupuesto: La carta del proyecto debe contener una estimación de cuánto costará el proyecto y cómo se propone dividir esos costes. También es conveniente nombrar a la persona o personas que tienen autoridad para gastar.
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Cuándo utilizar una carta de proyecto
Hay una serie de usos para una carta de proyecto a lo largo de la vida del proyecto, incluyendo:
- Vender el proyecto: Este resumen del proyecto puede ser importante si necesita atraer a más interesados. Las partes interesadas también pueden utilizar este documento cuando necesiten asignar recursos, especialmente si hay conflictos con otros proyectos. Tener una carta de proyecto les permite mostrar a la dirección por qué este proyecto debe tener prioridad.
- Compartir la visión: Una carta de proyecto bien redactada puede ayudar a garantizar que todos, desde las partes interesadas hasta cada miembro del equipo del proyecto, sepan lo que están haciendo y por qué. Esta unidad de propósito puede crear un equipo más cohesionado y aumentar las posibilidades de completar el proyecto con éxito y a tiempo.
- Completar la documentación del proyecto: La carta del proyecto resume la información sobre el proyecto que otros documentos del proyecto exploran con más detalle. Por lo tanto, puede utilizarla para asegurarse de que dispone de toda la documentación pertinente para el proyecto.
- Mantener el proyecto en marcha: Durante el transcurso del proyecto, puede utilizar la carta del proyecto para recordar al equipo del proyecto el propósito y el alcance del mismo. Esto ayuda a que todos se centren en las tareas que hay que realizar.
- Mantener la moral y la motivación: Una carta de proyecto que describa con claridad las metas del mismo puede ayudar a elevar la moral del equipo a medida que van logrando cada objetivo. Tener una idea bien definida del propósito del proyecto' también puede motivar a todos a trabajar para lograr esos objetivos.
Cómo redactar una carta de proyecto
Estos son algunos de los pasos que puede tener en cuenta a la hora de redactar la carta del proyecto:
1. Reunir al equipo
Cuando esté preparado para redactar la carta del proyecto, convoque una reunión de las partes interesadas y de las que forman parte del equipo del proyecto. Ellos pueden aportar ideas y perspectivas que quizá no consideres por ti mismo. Además, dado que son los que trabajarán en el proyecto y los más interesados en él, pueden ayudarle a asegurarse de que la información de la carta es completa y correcta.
2. Redactar una declaración de visión del proyecto
Puede o no incluir una declaración de visión en su carta de proyecto, pero escribir una le ayudará a encapsular lo que está tratando de lograr con el proyecto. Esta declaración debe resumir las metas y los objetivos del proyecto de una manera que sea clara para usted y para todos los demás miembros del equipo del proyecto. A partir de esta declaración de visión, usted y el equipo pueden elaborar su lista de objetivos y resultados, y definir el alcance del proyecto.
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3. Crear o utilizar una plantilla
Las cartas de proyectos suelen contener un conjunto de información estándar. Si utiliza una plantilla, puede estar seguro de que su carta sigue esa norma e incluye toda la información pertinente. Puede descargarse una plantilla de Internet o utilizar el ejemplo que se muestra a continuación como ayuda para crear su propia plantilla. Es probable que cree más cartas de proyecto en el futuro, así que asegúrese de guardar su plantilla.
4. Reúne la información que necesitas
Antes de completar la plantilla de la carta del proyecto, debe asegurarse de tener toda la información necesaria. Esta información incluye:
- Un plan de implantación que conste de un calendario, dependencias e hitos
- La organización del proyecto, incluyendo las partes interesadas, los clientes, el equipo que trabajará en los entregables cada día y otras funciones esenciales
- Posibles riesgos y obstáculos para los que hay que planificar
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5. Completar la plantilla
Su plantilla le proporciona la estructura básica de la carta del proyecto. Una vez que haya reunido la información pertinente, puede completar la plantilla colocando cada pieza de información en su lugar correspondiente. Asegúrate de que la información que proporcionas es específica. Utilice viñetas y gráficos si le ayudan a presentar la información de la manera más clara. La carta del proyecto debe ser breve. Cada tema sólo necesita un par de frases. Otros documentos del proyecto darán más detalles sobre cada tema.
6. Conseguir aprobaciones
Si ha desarrollado la carta del proyecto junto con todas las partes interesadas y el equipo del proyecto, es posible que no necesite este paso. Sin embargo, si ha desarrollado la carta por su cuenta o en un pequeño equipo, debe presentarla a las partes interesadas y al equipo del proyecto para su aprobación. Se trata de un paso importante para asegurarse de que el proyecto propuesto cuenta con el respaldo y el apoyo del equipo y de que todos están de acuerdo con los resultados, el coste y el calendario.
Ejemplo de carta de proyecto
Este es un ejemplo de una carta de proyecto básica. Puede utilizarlo como guía para crear el suyo propio.
Proyecto de Johnson Drinks Carta
Proyecto Nombre: Portal de ventas en línea
Caso de negocio: Para que el negocio crezca al menos un 30% en los próximos 12 meses, necesitamos una forma de ampliar nuestra base de clientes. Un portal de ventas en línea nos daría esa oportunidad y elevaría el perfil de la empresa a nivel nacional e internacional.
Resultados: Una página web segura que reciba los pedidos de los clientes; una base de datos para almacenar esos pedidos; notificación a los empleados de los pedidos recibidos; seguimiento de los pedidos para asegurarse de que los clientes reciban sus productos rápidamente.
Supuestos: Un proveedor de servicios de Internet (ISP) o servidores de Internet propios para alojar la página web; una base de datos; conocimientos de programación para desarrollar la página
Riesgos: Disponibilidad de Internet; nivel de conocimientos de los desarrolladores; seguridad de las transacciones, tanto en la página web como en la base de datos
Alcance: Este proyecto es para una página web que acepta pedidos de clientes. El desarrollo posterior del sitio web, como una página de aterrizaje u otras páginas web, está fuera del alcance de este proyecto.
7. Comparta los resultados La planificación debe comenzar en marzo con vistas a su lanzamiento en septiembre u octubre.
Restricciones: Presupuestar las cuotas mensuales del ISP y la posible necesidad de contratar desarrolladores; plazo de 6 meses para el desarrollo, las pruebas y la implantación para gestionar los costes
Presupuesto: 50.000 dólares para la planificación y el desarrollo; 200 dólares al mes para un ISP. Si se dispone de servidores internos, podríamos aprovecharlos para ahorrar dinero.
Las partes interesadas: Amanda Lee (directora general); Deepak Patel (jefe de ventas); Aaron Jones (director de informática); Joni Smith (directora de relaciones con los clientes)