Siempre es fundamental asegurarse de que la información es exacta, especialmente cuando se comparte con otros. Una carta de certificación es una forma habitual de verificar públicamente la información, confirmando que un dato o anuncio concreto es exacto. Puede que le resulte útil saber cómo escribir una carta de certificación si trabaja en el mundo de los negocios, los recursos humanos o en otro campo en el que se utilicen con frecuencia declaraciones escritas para comunicar información.
En este artículo, consideramos qué es una carta de certificación y cómo utilizarla, y exploramos una lista de pasos sobre cómo escribir una carta de certificación.
¿Qué es una carta de certificación?
Una carta de certificación es una declaración formal de que un conjunto específico de información es preciso. Las cartas de certificación pueden incluir fechas, cargos y nombres de las personas que participan en la interacción. Las cartas de certificación son especialmente útiles en trabajos en los que los procesos se modifican con frecuencia, se aceptan y evalúan solicitudes y se hacen anuncios públicos. Dado que el público puede ser empleados internos o consumidores ajenos a la empresa que pueden verificar que un anuncio es exacto, una carta de certificación puede ayudarles.
Por ejemplo, si los empleados de una empresa se enteran de que podrían tener un nuevo director, podrían esperar una carta de certificación que anuncie el nombre y el cargo de su nuevo director.
Usos de una carta de certificación
Alguien puede utilizar una carta de certificación por muchas razones diferentes. Uno de los usos más comunes de una carta de certificación es verificar la información de los materiales presentados con una solicitud. Por ejemplo, cuando un candidato a un nuevo puesto de trabajo cita a su anterior empleador como referencia, una carta de certificación puede confirmar la empresa en la que trabajó y que conoce al empleador. Las cartas de certificación también pueden ser útiles cuando se solicitan visados, como los de viaje o los de inmigración, ya que pueden verificar el nombre, la dirección y la información personal de una persona.
En los negocios, los profesionales pueden utilizar una carta de certificación para anunciar un nuevo propietario en una empresa o la contratación de un nuevo empleado.
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Cómo escribir una carta de certificación
A continuación se indican algunos pasos para redactar una carta de certificación:
1. Utilizar detalles específicos
Tenga en cuenta todos los detalles relevantes a la hora de determinar qué debe incluir en su carta de certificación. Dado que una carta de certificación se utiliza para verificar información, puede ser muy importante asegurarse de que la carta esté completa y contenga todos los detalles necesarios para confirmar que la información que cubre es real. Una carta de certificación suele incluir los detalles de lo que está ocurriendo, como la contratación de alguien o un cambio de titularidad, las fechas pertinentes, los títulos y los nombres.
Por ejemplo, si alguien quiere escribir una carta de certificación que confirme que ha trabajado en una empresa concreta, podría incluir el nombre de la empresa para la que ha trabajado, el cargo que ha tenido, el nombre de su supervisor directo, la fecha en la que empezó a trabajar allí y la fecha en la que dejó su puesto.
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2. Incluya documentos de apoyo
Adjunte a su carta de certificación cualquier documento que pueda servir de prueba. Dado que el propósito de una carta de certificación es verificar la información, siempre puede ser útil tener pruebas que respalden la información que se comunica. Especialmente en el caso de las transacciones comerciales o los cambios en la propiedad de una empresa, tener documentos de apoyo con la carta puede aumentar su credibilidad al proporcionar datos fácticos que los lectores pueden consultar. Los documentos de apoyo que pueden utilizarse como prueba pueden ser recibos, informes financieros, documentos de identificación personal, contratos y otros.
3. Escribir en un tono formal
Utilice un tono formal al escribir su carta de certificación. Esto puede ayudar a que su carta suene profesional y creíble al emplear un lenguaje preciso, objetivo y accesible. Como las cartas de certificación se utilizan con frecuencia en el sector empresarial, también puede ser útil tener en cuenta las convenciones de la escritura empresarial, como utilizar un lenguaje básico, tener un propósito claro y apoyar cualquier punto con pruebas y detalles relacionados.
Para practicar la escritura en un tono formal, puedes tratar de mantener tus oraciones breves y claras, utilizar palabras básicas con significados transparentes y sólo incluir información que se relacione con tu mensaje general.
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4. Revisa tu carta antes de enviarla
Lea su carta y asegúrese de que es correcta antes de publicarla o enviarla a su público. Es especialmente importante asegurarse de que la carta de certificación esté completa y sea precisa para que los miembros del público que la lean puedan entender la información que se presenta. Las cartas de certificación pueden contener gran cantidad de información y a veces tratan temas complejos, por lo que revisar la carta antes de enviarla puede ayudarle a verificar que su carta proporciona toda la información que desea transmitir.
A la hora de revisar su carta de certificación, puede pedir a un compañero que la lea y le dé una opinión constructiva, ya que tener más de una perspectiva puede identificar áreas de mejora en las que usted no se haya fijado e informar sobre las modificaciones que pueda hacer.
Consejos para redactar una carta de certificación
Aquí tienes algunos consejos que puedes utilizar al escribir una carta de certificación:
Sea breve
Intente que su carta de certificación sea lo más breve posible. Esto puede ayudar a que sea fácil de leer para los miembros de la audiencia y asegurar que sólo incluya detalles que sean relevantes para la información que quiere demostrar como exacta. Una carta de certificación eficaz suele tener dos o tres párrafos y caber en una sola página.
Tenga en cuenta a su público
Piense en su público antes de redactar la carta de certificación. Dado que las cartas de certificación pueden utilizarse en distintos ámbitos y por diferentes motivos, conocer a su público puede influir en el lenguaje que utilice y en los detalles que incluya. Por ejemplo, si escribe una carta de certificación para informar a alguien de que quiere contratarlo para un nuevo puesto, puede utilizar un lenguaje más personal que para una carta de certificación destinada al público en general.
Invite a hacer preguntas, si procede
Utilice una sección de su carta de certificación para animar a los lectores a ponerse en contacto con usted si tienen preguntas. Aunque algunas cartas de certificación pueden no necesitar esta sección, puede ser valiosa en los casos en los que una carta contiene información que puede aplicarse a muchas personas diferentes. Esto puede dar lugar a que ciertos lectores tengan preguntas, por lo que verificar que es aceptable hacerle preguntas puede identificarlo como creíble y ofrecer más apoyo a su audiencia.