¿Qué causa los silos de información?

Un silo de información es un marco de gestión autónomo que utiliza la comunicación jerárquica. Al no poder conectarse con otros sistemas de gestión, los silos de información pueden provocar problemas de productividad y comunicación. Para gestionar la información y mejorar la comunicación, debes conocer estos sistemas y las consecuencias que pueden tener en tu empresa.

En este artículo, definimos los silos de información, revisamos las causas más comunes y ofrecemos recomendaciones para gestionar estos sistemas.

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¿Qué es un silo de información?

Todas las empresas tienen silos de información, que son instalaciones de almacenamiento de información no compartida. Un departamento de recursos humanos, por ejemplo, puede mantener un silo de información de personal que incluya todo lo relativo a la fecha de inicio de un empleado, su historial académico, etc. Incluso si los directivos de otros departamentos quieren utilizar estos datos para la promoción, deben trabajar con los profesionales de RRHH para conseguirlo.

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¿Cómo funcionan los silos de información?

Los silos de información funcionan limitando la cantidad de profesionales que pueden acceder a un determinado archivo o colección de datos. Los profesionales pueden crear silos de información exigiendo contraseñas para acceder a la información o teniendo servidores y bases de datos separados para cada departamento de una empresa. Esto significa que cada equipo tiene su propio repositorio de datos al que no pueden conceder acceso pleno y libre a otros profesionales.

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¿Qué causa los silos de información?

Los profesionales pueden crear silos de información, intencionadamente o no, cuando no intercambian información con otros departamentos de la organización. Estas son algunas de las causas de los silos de información:

  • Preservación de la privacidad: Algunos departamentos, como el de recursos humanos, pueden querer mantener su información separada de otros departamentos por razones de privacidad y seguridad.

  • Enfoque profesional: Un profesional puede tener un enfoque exclusivo en sus propias tareas en lugar de las operaciones de la empresa en su conjunto.

  • Las prioridades son diferentes: Como los distintos departamentos de una organización tienen prioridades diferentes, es posible que no consideren útil la información de otros departamentos o que simplemente no den prioridad al intercambio de datos.

  • Comunicación poco frecuente: Es posible que los directivos no fomenten la comunicación entre los distintos equipos, lo que da lugar a silos de información en toda la empresa.

  • Los costes de la empresa: Para evitar los silos de información, las empresas apuestan por sistemas integrados que permitan a los profesionales acceder a todos los datos de la empresa, independientemente de su departamento. Este cambio de sistema puede ser costoso, por lo que algunas organizaciones pueden no tener presupuesto para ello.

  • Información innecesaria: Una información que es beneficiosa para un departamento puede no ser necesaria para otro. Por ejemplo, los profesionales del marketing no necesitan una descripción detallada de las finanzas de la empresa para realizar sus tareas diarias.

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¿Qué problemas crean los silos de información?

Mientras que algunos silos de información no tienen efecto en la empresa, otros pueden causar problemas, por ejemplo:

  • Tareas repetidas: Debido a que los silos de información impiden que los departamentos se comuniquen, los profesionales pueden completar accidentalmente una tarea que otro profesional ya ha abordado.
  • Malentendidos: Los silos de información pueden dar lugar a malentendidos en la gestión de proyectos, especialmente si dos departamentos distintos trabajan en un proyecto similar. Por ejemplo, si el departamento de marketing y el de creación de contenidos trabajan en el mismo proyecto sin compartir información, el departamento de marketing puede crear un anuncio que no se corresponda con el producto que hizo el equipo de creación de contenidos.
  • Oportunidades perdidas: Dado que las empresas con silos de información pueden experimentar cuellos de botella informativos, algunos profesionales y departamentos pueden perder oportunidades debido a que la información no les llegó a tiempo.

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¿Cómo pueden las empresas gestionar los silos de información?

Aunque los silos de información no siempre causan problemas a una empresa, muchas organizaciones pueden beneficiarse de gestionar con éxito cualquier silo de información presente en el diseño de su organización. He aquí algunos consejos para gestionar los silos de información:

Reconozca su existencia

El primer paso para gestionar los silos de información es reconocer su existencia y sus causas. Si usted es consciente de los silos de información en su empresa, es más probable que pueda prevenir los problemas que causan. Este es también un paso necesario para abordar y eliminar los silos de información en su empresa si su organización se propone evitarlos.

Siga las prácticas de gestión de proyectos

Seguir las prácticas de gestión de proyectos permite a los líderes de cada departamento de su empresa reconocer a otros departamentos cuando colaboran con ellos. Esto puede ayudar a garantizar que todos los departamentos compartan la misma visión de un proyecto. Como la gestión de proyectos también incluye la delegación, esto también puede evitar que los profesionales repitan tareas accidentalmente.

Priorizar la comunicación

Puede ser beneficioso hacer de la comunicación frecuente y clara un valor y una prioridad de la empresa. Esto garantiza que cada profesional esté bien informado. Para dar prioridad a la comunicación, considere la posibilidad de establecer un sistema de mensajería de grupo para toda la empresa o de organizar reuniones con regularidad. Unas mejores prácticas de comunicación en la empresa pueden fomentar la productividad y el intercambio de información entre departamentos.

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Fomente la interacción entre departamentos

Además de mejorar las prácticas de comunicación de tu empresa, también puedes fomentar la interacción entre departamentos. Considere la posibilidad de organizar pausas para que los departamentos socialicen libremente entre sí. Otra forma de fomentar la comunicación entre departamentos es proporcionar a cada empleado la información necesaria para que se ponga en contacto con otros profesionales que trabajan en diferentes departamentos. Si es posible para su empresa, un espacio de trabajo compartido también puede fomentar la comunicación.

Establecer métodos de contabilidad

Establecer métodos de contabilidad adecuados en toda la empresa puede garantizar que los profesionales documenten toda la información importante y la compartan con las partes adecuadas. Considere la posibilidad de dedicar cursos de formación especiales a las prácticas de contabilidad para animar a los profesionales a mejorar sus habilidades. Esto también puede ayudar a los profesionales a reconocer rápidamente cualquier error, ya que las prácticas contables adecuadas suelen requerir una doble comprobación de su trabajo.

Formación cruzada de los empleados

La formación cruzada de los empleados para que puedan desempeñar diversas funciones ayuda a fomentar el desarrollo profesional y garantiza que al menos un profesional de cada departamento pueda realizar tareas ajenas a su especialidad. Por ejemplo, si un empleado de finanzas también sabe analizar y registrar los datos del departamento de tecnología de la información, este profesional puede ayudar a su departamento a superar los obstáculos sin la intervención de otro departamento y también puede garantizar que este profesional tenga acceso a la información que tiene el equipo de TI.

Convertirse en un sistema integrado

Si su empresa está interesada en evitar por completo los silos de información, considere la posibilidad de pasar a un sistema integrado. Un sistema integrado es una base de datos de toda la empresa que almacena y actualiza la información y permite a los empleados de todos los departamentos acceder a ella. Algunos sistemas integrados siguen requiriendo contraseñas para acceder a la información sensible, lo que permite que los datos permanezcan seguros incluso sin el uso de un silo de información.