¿Qué es un centro de costes? Definición, función y ejemplos

Las empresas necesitan hacer un seguimiento de sus costes y flujos de ingresos para crear presupuestos precisos y planes empresariales eficaces. Un aspecto que afecta a los presupuestos es el centro de costes, que es una función o departamento dentro de una organización que no genera dinero directamente. En este artículo, explicamos qué es un centro de costes, por qué es importante y cómo funciona.

¿Qué es un centro de costes?

Un centro de costes es una función o departamento que cuesta dinero a la empresa pero que no genera ingresos por sí mismo. Suelen ser funciones administrativas, de servicios y de apoyo. Estos puestos no pueden eliminarse para reducir costes porque son vitales para el buen funcionamiento de la organización.

Los centros de costes pueden ser funciones individuales, como los conserjes o el personal de recursos humanos, o departamentos completos, como los departamentos de TI o de garantías. El tamaño de un centro de costes y el número de centros de costes varía en función del tamaño de la empresa y del sector. Los centros de costes figuran como unidades separadas en la empresa para poder controlar fácilmente los recursos que utilizan. Los gerentes son responsables de asegurar que los centros funcionen eficientemente y se mantengan dentro del presupuesto.

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Tipos de centros de coste

Hay seis tipos principales de centros de costes que no generan beneficios por sí mismos, pero que son importantes para las funciones principales de la empresa.

1. Centro de costes impersonal

Los centros de costes impersonales se ocupan de los equipos, la maquinaria o las ubicaciones. Pueden centrarse en ubicaciones, equipos, producción o máquinas. Por ejemplo, un departamento de investigación y desarrollo tiene un presupuesto para encontrar soluciones innovadoras a los problemas de los consumidores o diseñar nuevos productos.

2. Centro de costes de explotación

Los centros de costes operativos se ocupan de personas o máquinas que realizan actividades similares. Por ejemplo, los departamentos de informática se encargan de que el hardware, el software y las redes funcionen correctamente, estén debidamente actualizados y sean seguros.

3. Centros de costes personales

Los centros de costes personales se ocupan de una persona o grupo de personas en particular. Por ejemplo, el departamento de RRHH de una empresa trabaja en todos los departamentos para atender las necesidades de los empleados y su contratación.

4. Centro de costes del producto

Los centros de costes de producto se ocupan de un producto o área de fabricación específica. Por ejemplo, una empresa editorial puede tener un departamento de producción responsable de la impresión real de sus libros, periódicos o revistas. Un fabricante puede tener talleres de montaje, pintura o soldadura.

5. Centro de costes de proceso

Los centros de costes de proceso se centran en un proceso o evento específico. Por ejemplo, los departamentos de atención al cliente gestionan las reclamaciones de los clientes, mejoran la experiencia del cliente y gestionan las garantías o rebajas que puedan existir.

6. Centro de costes de servicios

Los centros de costes de servicios prestan servicios a la empresa. Por ejemplo, el personal de limpieza mantiene las instalaciones limpias y ordenadas para que los empleados puedan estar sanos, seguros y productivos.

Por ejemplo, una pequeña empresa puede tener un centro de costes que sea simplemente un director de oficina o un contable que gestione la administración de la oficina y la contabilidad. Por el contrario, una empresa multinacional puede tener centros de costes separados, como los recursos humanos (RRHH), el departamento de contabilidad y el personal administrativo.

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¿Por qué son importantes los centros de costes?

Los centros de costes son importantes porque estos departamentos añaden valor a la empresa. Estos departamentos y funciones permiten que el resto de la empresa obtenga beneficios. Estas son algunas de las razones por las que los centros de costes son importantes para dirigir una empresa:

  • Mejoran la experiencia del cliente. Los departamentos de atención al cliente ayudan a los clientes a resolver las reclamaciones, a encontrar los productos y a entender las garantías o las políticas de la empresa. Un excelente servicio de atención al cliente aumenta el valor de la empresa y puede crear una base de clientes fieles.
  • Mantienen los edificios y el equipamiento. Los departamentos de tecnología de la información (TI), los trabajadores de mantenimiento y el personal de limpieza ayudan a garantizar que los equipos de la empresa funcionen correctamente y que las instalaciones estén limpias y sean seguras. Estos trabajadores se encargan de que la empresa pueda generar beneficios y ayudan a mantener la salud de su personal.
  • Realizan investigación y desarrollo. Los departamentos de investigación y desarrollo encuentran soluciones innovadoras a los problemas de los consumidores y diseñan nuevos productos.
  • Realizan análisis de datos y desarrollan estrategias de negocio. Los departamentos de datos y análisis de mercado ayudan a las empresas a comprender las tendencias de los consumidores y los cambios en su sector. Estos departamentos proporcionan la información necesaria para analizar la eficacia de una estrategia empresarial actual e identificar oportunidades de mejora.
  • Gestionan las tareas administrativas. Estas funciones incluyen el personal de oficina, los departamentos de RRHH y de contabilidad. Se encargan de que la empresa presente los informes y formularios con exactitud y de gestionar las nóminas y los presupuestos y la organización en la oficina, así como de realizar muchas otras tareas administrativas importantes.

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¿Cómo funcionan los centros de costes?

Los centros de costes tienen sus propias categorías en el libro mayor para que el equipo de contabilidad pueda hacer un seguimiento de los costes y asignar los recursos. Los gestores suelen ser responsables del presupuesto del departamento y de todas las personas asignadas al centro de costes. Sus funciones pueden incluir:

Ayudar al departamento de finanzas y contabilidad a entender su negocio

El departamento de finanzas y contabilidad asignará los centros de costes en función de las necesidades de su empresa y de cómo gasta su dinero. Pueden tener una perspectiva más amplia de las necesidades presupuestarias que los gestores de los centros de costes individuales y pueden ayudar a estructurar las asignaciones de recursos para ser más eficientes a lo largo del tiempo.

Definir los procesos del centro de costes

Los centros de costes deben crearse con una serie de parámetros que incluyan el alcance de su trabajo y detalles sobre la gestión de proveedores, cuentas y productos. Hay que tener claros los procedimientos de las órdenes de compra, qué proveedores se aprueban para hacer pedidos y cómo se gestionan las facturas.

Definir las responsabilidades de gestión

Los gestores de los centros de costes deben ser responsables de la gestión del presupuesto del centro de costes. Esta responsabilidad debe figurar en sus objetivos de gestión. Hay que evitar asignar a un gestor varios centros de costes a menos que haya una razón de peso. Los gestores de los centros de costes también deben tener una idea clara de los objetivos principales del centro de costes para poder gestionar eficazmente el presupuesto que se les asigna.

Asignar un presupuesto

Los centros de costes deben tener presupuestos claros y los gestores de los centros de costes deben hacer un seguimiento de sus gastos. Esto permite a los gestores de los centros de costes y al departamento de finanzas y contabilidad comprender qué recursos utiliza cada centro de costes, cómo se asignan esos recursos dentro del centro de costes y qué cambios hay que hacer en el siguiente ejercicio.

Utilizar el control del centro de costes para reducirlos

Los costes se reducen si se hace un seguimiento de los centros de costes para detectar ineficiencias de personal, gastos excesivos y otros problemas costosos. Los datos que obtenga de las estructuras disciplinadas de los centros de costes pueden orientar las reorganizaciones e informar sobre las futuras asignaciones presupuestarias. Comunicar las técnicas de gestión de costes y los objetivos a los responsables de sus centros de costes será de gran ayuda.

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Ejemplo de un centro de costes

Un buen ejemplo de centro de costes es el departamento de RRHH. Como departamento administrativo, no genera ingresos pero se encarga de que la organización funcione sin problemas. RRHH es responsable de introducir y almacenar la información de los empleados, gestionar las quejas de los empleados, gestionar la divulgación de los mismos, procesar las nuevas contrataciones, dar los ascensos y despedir a los empleados. RRHH también puede realizar tareas de contratación, formación y nóminas.

Si está organizando el departamento de RRHH como un centro de costes, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Las funciones del departamento de RRHH serán
  • ¿Cuántos empleados serán necesarios para gestionar las tareas asignadas?
  • Los costes salariales y de prestaciones de cada puesto en el departamento de RRHH
  • El coste del software y del equipo de oficina
  • Los proveedores autorizados de material de oficina y otros materiales
  • Costes de mantenimiento proyectados para los equipos de oficina
  • El presupuesto global previsto del departamento

El gerente debe tener experiencia en el departamento de RRHH, ser capaz de orientar la eficiencia y ayudar al personal cuando lo necesite. Debe ser capaz de equilibrar las necesidades de los empleados al tiempo que gestiona los costes.

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