Certificaciones notariales: Lo que necesita saber

Un notario es una parte importante de la sociedad por su papel en la firma de documentos legalmente vinculantes. Ser notario es una carrera potencialmente lucrativa, pero requiere una formación específica.

En este artículo, analizamos qué es un notario, qué hace y cómo puede llegar a serlo.

¿Qué es un notario?

Un notario es un profesional encargado por el gobierno estatal de presenciar la firma de documentos, administrar juramentos, autentificar firmas y recoger declaraciones juradas. Su papel es esencial en el buen funcionamiento de un sistema jurídico, ya que garantiza que todas las partes implicadas en un acuerdo confían en la autenticidad de un documento firmado. Los detalles más importantes que los notarios deben confirmar son la identidad de las personas que firman un documento legal, su voluntad de firmar y su pleno conocimiento de toda la información relevante sobre el documento y lo que representa.

Después de presenciar la firma de un documento, un notario aplicará su propio sello, su firma y los datos de la comisión notarial, ya que actuarán como prueba futura de que todas las firmas del documento han sido verificadas y todos los hechos del documento son verdaderos.

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¿Qué hace un notario?

La función principal de un notario es gestionar y dar fe de la firma de documentos oficiales. Sus funciones son:

  • Ayudar a los firmantes a proporcionar sus firmas legalmente vinculantes.
  • Comprobación y confirmación de que todos los que firman el documento se encuentran en un estado de ánimo adecuado.
  • Identificar cualquier signo potencial de fraude o coacción por parte de cualquier persona implicada en la firma.
  • Firmar y sellar el acta notarial, haciendo constar que se cumplen todos los requisitos previos para la firma.
  • Confirmar la identidad de todos los implicados en la firma del contrato
  • Administrar los juramentos cuando sea necesario.
  • Estar físicamente presente en el momento y el lugar de la firma, aunque ello implique viajar.
  • Gestionar todas las declaraciones juradas, contratos, certificados de matrimonio y otros documentos legales.
  • Actúa como testigo y confirma los objetos encerrados en una caja de depósito.
  • Llevar un diario detallado de todas las actividades relacionadas con la notaría.
  • Programar futuras citas con todo aquel que quiera contratar sus servicios.

Cualquier documento que haya sido certificado por un notario se denomina documento notarial. Las personas que deseen certificar ciertos documentos ante un notario deben concertar una cita y acudir a un notario público; entonces se les pedirá que presenten un documento de identidad con fotografía emitido por el gobierno, como el permiso de conducir o el pasaporte. Una vez que el notario esté seguro de que las identidades de todas las partes implicadas son correctas, las partes pueden proceder a la firma del documento. En la mayoría de los casos, el notario público observará a todos mientras firman el documento.

La administración de juramentos y afirmaciones es otra tarea que suele realizar un notario público. Esencialmente, son juramentos realizados por personas que afirman decir la verdad. En caso de que se demuestre lo contrario en el futuro, la persona que presta el juramento puede ser sancionada por perjurio. Los juramentos suelen ser necesarios en diversos procesos judiciales y cuando los funcionarios públicos juran sus cargos.

Los testigos bajo juramento también ofrecen testimonios escritos, en forma de declaraciones juradas y declaraciones juradas que se utilizarán en el tribunal en una fecha posterior, cuando el testigo no pueda asistir físicamente a la audiencia judicial. La toma de declaraciones juradas y deposición requiere una especialización adicional por parte de los notarios, ya que deben utilizar un equipo especial de taquigrafía.

Los notarios de Maine, Carolina del Sur y Florida también pueden celebrar legalmente ceremonias de matrimonio. La pareja necesita una licencia de matrimonio de un funcionario estatal autorizado dentro del mismo estado que el notario.

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Cómo ser notario

Aunque no hay requisitos educativos oficiales para convertirse en notario, es probable que un certificado o un título asociado en un campo relevante, como ciencias políticas, estudios paralegales o justicia penal, aumente sus probabilidades de éxito en su carrera. Quienes deseen obtener la licencia de notario deben aprobar un examen específico y, a continuación, ser comisionados por el secretario de Estado.

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Los requisitos exactos varían ligeramente de un estado a otro, pero en la mayoría de los casos, los solicitantes deben seguir algunos pasos específicos antes de convertirse en notarios. Estos son:

  1. Presenta una solicitud formal. Su intención oficial de convertirse en notario se transmite a las autoridades locales en forma de una solicitud que normalmente puede descargarse del sitio web del secretario de Estado. Suele incluir información personal básica, así como información relativa a los antecedentes penales del solicitante o a encargos notariales anteriores. Algunos estados también exigen que los solicitantes presten un juramento de cargo.
  2. Asistir a la formación oficial. Los aspirantes a notarios deben recibir una formación adecuada sobre todas las obligaciones y requisitos legales del trabajo. Al final de la formación, el aspirante debe tener un conocimiento adecuado de todas las leyes y reglamentos pertinentes. Los cursos suelen ser presenciales o en línea.
  3. 10. Hacer y aprobar el examen de notario Al igual que la formación previa, el examen de notario puede realizarse normalmente en persona o por Internet. Después de hacer y aprobar el examen, el estado le proporcionará un certificado de comisión notarial y otras instrucciones sobre el juramento del cargo.
  4. Comprar materiales específicos para notarios. Después de aprobar el examen, tendrá que comprar los instrumentos necesarios para un notario, es decir, el diario oficial o libro de registro en el que se anotarán todos los actos notariales realizados, así como el sello de notario. Sólo se pueden comprar a vendedores autorizados, y los compradores deben presentar una prueba de que han aprobado el examen de notario. El sello debe contener información sobre el notario, como su nombre, mientras que el libro de registro suele tener páginas que no pueden romperse sin dejar una marca visible.
  5. Jurar el cargo. El juramento es un requisito para todos los aspirantes a notarios públicos y puede ser administrado por la oficina local del secretario del condado. El aspirante debe comparecer en persona y presentar todos los documentos y certificaciones que le permitan prestar el juramento.
  6. Notifique a su empleador actual. Una vez que haya obtenido su certificado de comisión notarial y haya prestado el juramento del cargo, deberá notificar a su empleador actual sus nuevas certificaciones para que pueda comenzar a trabajar oficialmente como notario público lo antes posible. Por otra parte, los que buscan un nuevo trabajo pueden utilizar su certificación recién adquirida para su currículum, aumentando sus probabilidades de promoción profesional.