Ser un coach eficaz puede mejorar la productividad, la eficiencia y la precisión a nivel individual y de equipo. El coaching en el lugar de trabajo puede ser una herramienta poderosa. Puedes motivar, formar y guiar mejor a los equipos si sabes cómo ser un coach eficaz.
En este artículo, exploramos cómo entrenar a los empleados en el lugar de trabajo.
La importancia del coaching de los empleados
El coaching del personal puede ser beneficioso en muchas situaciones, entre ellas
- Un jefe de equipo o gerente y un empleado que necesita mejorar su rendimiento en el trabajo.
- Un jefe de equipo o un directivo y un empleado que desea recibir orientación para su desarrollo profesional.
- Un profesional de los recursos humanos y un jefe de equipo o directivo que quiera mejorar su gestión de personas.
- Un compañero de equipo mayor, un jefe de equipo o un gerente y un nuevo empleado
- Un compañero de equipo, líder de equipo o gerente y un empleado que aprende un nuevo proceso o tema relacionado con su función
Aunque éstas son sólo algunas de las formas utilizadas en el coaching de un empleado, hay muchas razones por las que este proceso es beneficioso y necesario. El coaching eficaz para los empleados puede:
- Mejorar el rendimiento individual de los empleados y el rendimiento del equipo
- Promover la vinculación profesional y la comunicación coherente entre los empleados y la dirección
- Fomentar el desarrollo profesional, el aprendizaje continuo y la mejora constante
- Preparar a los miembros más jóvenes del equipo para futuros puestos de liderazgo
- Establecer un ciclo regular de comentarios positivos y constructivos
- Aumentar la eficiencia en la identificación y el tratamiento de los problemas de rendimiento
- Reforzar la formación de los empleados individuales
- Ayudar a los empleados a establecer objetivos eficaces
Cómo entrenar a los empleados de manera efectiva
Aunque cada proceso de coaching puede variar en función del coach, del empleado, de la organización y de los objetivos, he aquí algunos pasos estándar a seguir para garantizar que su proceso de coaching sea lo más eficaz posible:
1. 2. Elogiar los logros y el crecimiento
Cuando empieces tu relación de coaching, empieza felicitando al empleado por sus éxitos anteriores y destacando sus puntos fuertes. Las personas suelen ser más receptivas a recibir comentarios constructivos si sus logros también han sido reconocidos. Dar un feedback positivo refuerza las expectativas que tiene para ellos y les asegura que confía en sus capacidades para mantener o superar esas expectativas.
Si está asesorando al empleado en su desarrollo profesional, considere la posibilidad de destacar sus puntos fuertes e identificar las formas en que ya ha crecido. Esto puede animarles a seguir perfeccionando y mostrando esos puntos fuertes. Si está entrenando a un empleado en un nuevo proceso o tema, puede hablar de cómo ya lo ha hecho bien en la gestión de sus responsabilidades actuales y que este entrenamiento es una oportunidad que surgió de su duro trabajo.
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2. Identifique los problemas de rendimiento a los que se enfrentan
Cuando usted' está entrenando a un empleado que necesita mejorar su rendimiento, asegúrese de describir qué normas o expectativas que' han estado luchando para mantener. Céntrese en signos y comportamientos específicos relacionados con factores como la falta de actitud, los problemas de motivación y los problemas de productividad. Intente utilizar anécdotas o datos concretos para respaldar sus observaciones. Asegúrese también de ser objetivo y de subrayar su confianza en su capacidad para mejorar. Encuentre formas de explicar cómo esas señales son oportunidades de mejora.
En el caso de un empleado al que esté entrenando en un nuevo proceso o tema, considere la posibilidad de resaltar cualquier desafío potencial al que vea al empleado para que sea consciente de cualquier deficiencia que pueda afectar a su rendimiento. Esto puede ayudarles a preparar formas de superar esos retos cuando se presenten.
3. Explique por qué es importante este cambio o desarrollo
Cuando hable de los retos o problemas de rendimiento con un empleado, enmarque su necesidad de mejora en términos de cómo puede repercutir positivamente en el equipo y la organización en su conjunto. Al relacionar su rendimiento con su papel como parte del equipo, ganan otra motivación para tener éxito—para ayudar al equipo y a la organización a alcanzar sus objetivos.
También puede enmarcar su mejora o desarrollo en términos de cómo sus contribuciones ayudan al equipo y a la organización a mejorar en lo que hacen, como mejorar la productividad, hacer los procesos más eficientes o ayudar a más clientes o consumidores.
También puede incluir las posibles recompensas por tener éxito, incluidos los aumentos de sueldo y los ascensos, especialmente para los empleados que asumen nuevas responsabilidades o buscan el desarrollo profesional. Recordar a los empleados los beneficios que pueden obtener de una experiencia exitosa de coaching puede enfatizar aún más la importancia de dar lo mejor de sí mismos.
4. Pregunte al empleado por su perspectiva
Haga que el empleado se involucre al máximo en el proceso de coaching pidiéndole que explique los problemas que ha notado en su propio rendimiento o los objetivos que quiere alcanzar en el trabajo. Esto puede hacer que el coaching se convierta en una conversación, lo que puede mejorar la participación del empleado en las sesiones. También puede ayudarle a identificar áreas de mejora en las que no había pensado antes.
También puede utilizar la visión del empleado para medir su conciencia de los problemas a los que se enfrenta y el impacto de su actuación en el equipo y la organización. Si el empleado es consciente de lo que está pasando, puede estar más dispuesto a hacer todo lo posible para corregirlo. También puede utilizar su conciencia para animarles más fácilmente a mejorar o crecer en su función.
5. Identificar las barreras para mejorar
Suelen existir cuatro barreras a las que se enfrentan los empleados y que dificultan su rendimiento o mejora. Esas barreras son:
- Tiempo: Analice si el empleado puede dedicar el tiempo necesario para mejorar o adquirir la experiencia necesaria para seguir desarrollándose.
- Formación: Determine si el empleado ha recibido la formación adecuada y discuta la posibilidad de una formación adicional cuando sea necesaria.
- Herramientas: Hay muchas herramientas que un empleado puede necesitar para hacer bien su trabajo o crecer como profesional. Asegúrate de hablar sobre qué herramientas utiliza el empleado en su trabajo y si son eficaces. También puede determinar cualquier herramienta o recurso adicional que el empleado pueda necesitar para hacer su trabajo lo mejor posible.
- El temperamento: Pregunte a los empleados qué les motiva y cómo afecta eso a su trabajo diario. A continuación, discuta cómo superar estos retos encontrando nuevos factores de motivación o proporcionando un mejor acceso a motivadores adicionales.
6. Colabora en las soluciones
Trabaje con el empleado para identificar las barreras y los problemas de rendimiento en los que necesita o quiere trabajar. Pregúntele qué barreras son las más difíciles o urgentes para él y colabore en la búsqueda de soluciones para superarlas. Conseguir que el empleado se involucre más en este plan de acción le ayuda a comprometerse con el proceso. Cuanto más comprometidos estén, más probabilidades tendrán de alcanzar el éxito.
Por ejemplo, si el empleado necesita aprender un nuevo software, algunas soluciones que podría buscar incluyen vídeos de formación o proyectos de práctica para ayudarles a familiarizarse con el programa. Un empleado que necesita mejorar su gestión del tiempo, prueba diferentes herramientas de gestión de tareas.
7. Establece con ellos objetivos SMART
Después de identificar las posibles soluciones para ayudarles a superar sus barreras, ayúdales a establecer objetivos SMART.
- Específicos: Aclare qué barreras piensa abordar el empleado y pídale que describa los pasos que va a dar para ello.
- Medible: Identifique indicadores clave de rendimiento (KPI) que usted y el empleado puedan utilizar para determinar su progreso y éxito en relación con las barreras y los retos que se propone superar.
- Alcanzable: Asegúrese de que las expectativas que establezcan juntos tengan sentido por el tiempo que usted' está dando al empleado y el alcance de los pasos del plan de acción'. Si el empleado tiene muchos objetivos que cumplir, considere la posibilidad de que se centre en pasos más pequeños que conduzcan a esos objetivos mayores, lo que puede ayudar a que el plan de acción sea más realista.
- Relevante: Asegúrese de que el empleado entiende cómo estos pasos pueden ayudarle a superar las barreras y cómo el éxito le ayuda a mejorar o desarrollarse.
- Basado en el tiempo: Fijar un plazo específico para cada KPI individual que usted y el empleado establezcan. Colabora con el empleado para asegurarte de que los plazos son realistas.
Establecer objetivos SMART le ayuda a usted y al empleado a controlar lo que tienen que lograr, para cuándo, cómo planean hacerlo y cómo es el éxito. Ellos pueden utilizar estos objetivos para dividir más eficazmente las grandes metas en pasos más pequeños, y usted puede utilizarlos para asegurarse de que están progresando.
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8. Escriba el plan de acción
Incluye cada parte del objetivo SMART, incluidos los KPI y los plazos, en un documento. Tener una copia física de estos objetivos puede ayudar a animar a los empleados y mantenerlos centrados. Si es para un empleado que necesita mejorar su rendimiento, considere la posibilidad de que lo firme y feche para convertirlo en un documento oficial de mejora del rendimiento. Usted también puede firmarlo para demostrar que tanto usted como el empleado entienden y están de acuerdo con las expectativas.
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9. Fija una fecha para el seguimiento
Establezca siempre una fecha para volver a revisar el plan de acción y los objetivos SMART cuando el empleado alcance su fecha límite o justo después de alcanzarla. El seguimiento de un empleado le permite discutir lo que ha funcionado, lo que no ha funcionado, lo que ha logrado y lo que todavía tiene que trabajar. Considere la posibilidad de establecer este seguimiento cuando cree los plazos de los objetivos SMART y escriba el plan de acción para que ya esté planificado cuando el empleado empiece a trabajar.
En el caso de un empleado que necesita mejorar, considere la posibilidad de realizar un seguimiento periódico de sus progresos antes de la fecha límite y de la reunión de seguimiento. Esto puede ayudarte a identificar cualquier reto al que se enfrenten y a abordarlo lo antes posible. También puede aprovechar ese momento para felicitarles por los progresos y las mejoras que ya han realizado.
10. Revisar los objetivos y el plan
Cuando hagas el seguimiento, revisa qué tal lo han hecho para alcanzar sus objetivos y KPIs. Si lo consiguen, puedes permitirles que establezcan sus propios objetivos para seguir mejorando o colaborar de nuevo en el establecimiento de nuevos objetivos. Si no cumplieron del todo las expectativas del objetivo SMART y el plan de acción, discuta los desafíos y las barreras que tuvieron, y luego revise el plan para hacerlo más realista y manejable para la siguiente etapa de coaching.
También puede utilizar este tiempo para identificar si es necesario un coaching adicional o si puede reducir la frecuencia de las reuniones. Al mantener la relación de coaching, puede asegurarse de que usted y su equipo se dedican a cambiar y mejorar continuamente.
Consejos para el coaching de empleados
Aquí tienes algunos consejos adicionales para mejorar tu proceso de coaching y los resultados:
Considere la posibilidad de dejar que el empleado establezca su propio plan de acción
Intenta dar al empleado un resumen de tus expectativas, pero no le des los pasos concretos para cumplirlas. Dejar que establezcan su propio plan les permite ser totalmente responsables de su éxito, lo que puede aumentar su dedicación a tener éxito. Esta situación puede ser más eficaz para los empleados que están haciendo coaching de desarrollo profesional o cuyas áreas de mejora no son tan urgentes o imperativas. Sólo hay que asegurarse de que los plazos y objetivos que se fijan siguen siendo SMART.
Comunicarse durante todo el proceso, pero respetar su espacio
Comprenda que parte de la finalización del plan es su capacidad para hacerlo de forma independiente. Considere la posibilidad de animarles a que se pongan en contacto con usted fuera de los seguimientos o comprobaciones regulares. Esto le permite establecer límites para que usted complete su trabajo y para que ellos completen el suyo.
Alinee su coaching con los valores fundamentales de la organización
Revise los valores y la misión de su organización e identifique las formas en que puede poner en práctica esos valores. Por ejemplo, si su empresa valora la innovación, considere la posibilidad de animar al empleado a probar algo nuevo como parte de su objetivo.
Personalizar la formación de cada empleado
Como gerente o líder de equipo, es posible que entrene a muchas personas a lo largo de su carrera. Considere la posibilidad de adaptar el proceso, los indicadores clave de rendimiento, los objetivos y la frecuencia con la que comprueba a los empleados a los que entrena para asegurarse de que cada uno de ellos aprovecha al máximo la experiencia.