En el caso de las empresas que venden o producen bienes, los proveedores y vendedores pueden suministrar existencias o artículos relacionados con el inventario. En algunos casos, estos artículos se compran directamente; en otros, se paga a los proveedores mediante otros métodos. Si tiene curiosidad por conocer las técnicas de compra que utilizan las empresas para respaldar sus negocios, puede que le interese conocer las cuentas por pagar comerciales.
En este artículo, explicamos qué son las cuentas por pagar comerciales, describimos en qué se diferencian de las cuentas por pagar y detallamos cómo y por qué puede utilizarlas una empresa.
¿Qué es un comercio de pago?
Un sistema de cuentas por pagar es un método para pagar a los proveedores de una empresa por los bienes relacionados con el inventario. Es habitual que los proveedores vendan a las empresas existencias o materiales relacionados con el inventario. Cuando una empresa paga a sus proveedores a través de un sistema de cuentas por pagar, recibe primero sus existencias y materiales y paga después. Una deuda comercial es un término contable para el dinero que la empresa debe a un proveedor específico.
Las relaciones comerciales de pago son únicas para cada empresa y proveedor. A veces, las empresas tienen un calendario de pagos flexible de hasta un año. Mientras que otros plazos de pago pueden oscilar entre 30, 60 o 90 días. Es importante que este tipo de gasto se detalle adecuadamente mediante balances contables y otros informes financieros.
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Acreedores comerciales frente a cuentas por pagar
A veces la gente utiliza erróneamente los términos cuentas por pagar y cuentas por pagar comerciales indistintamente. Sin embargo, hay ligeras diferencias entre estos dos términos contables. Las cuentas a pagar representan la obligación a corto plazo de una empresa de pagar la deuda a los acreedores o proveedores. Las partidas de acreedores comerciales son similares en el sentido de que también representan una deuda con un proveedor. Los acreedores comerciales se diferencian de las cuentas por pagar en que se aplican específicamente a las existencias o a los artículos relacionados con las mismas, y también pueden representar una obligación financiera a largo plazo.
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Por qué las empresas utilizan un sistema de pago comercial
He aquí tres razones por las que una empresa puede optar por utilizar los medios de pago comerciales en su negocio:
Permitir un mayor flujo de caja
La compra de inventario o de artículos relacionados con el inventario utilizando las relaciones comerciales a pagar a veces puede beneficiar a una organización mediante la apertura del flujo de caja de una empresa durante un período de tiempo determinado. En circunstancias financieras difíciles, una empresa puede optar por hacer esto para asegurar los salarios de los empleados o pagar los gastos generales. Este sistema también puede utilizarse en momentos en los que una empresa quiere evitar acumular un préstamo bancario tradicional, el cierre de la empresa o una adquisición no deseada.
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Crear mejores relaciones comerciales
Las relaciones comerciales entre empresas y proveedores se construyen sobre la base de la confianza y las interacciones positivas constantes. Si una empresa hace regularmente pedidos de suministros a un proveedor y paga sistemáticamente las cuentas por pagar a tiempo o antes de tiempo, es probable que las dos empresas mantengan una sólida relación comercial. Además, la empresa proveedora puede ofrecer a la empresa prestataria descuentos o precios preferenciales si se mantiene una relación de compra estable durante un largo periodo.
Aumentar la liquidez a corto plazo
La liquidez a corto plazo de una empresa representa su capacidad para convertir los activos en fondos reales en un corto periodo de tiempo. Cuando las empresas aumentan sus cuentas comerciales por pagar, incrementan temporalmente sus saldos de caja, lo que se traduce en un aumento de la liquidez a corto plazo.
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Consejos para evitar el riesgo al utilizar cuentas por pagar comerciales
He aquí una lista de tres riesgos potenciales de utilizar un sistema de pago de operaciones y formas proactivas de evitarlos:
Pagos no realizados
El éxito de las cuentas comerciales a pagar y de las relaciones con los proveedores depende de la capacidad de la empresa para cumplir el calendario de pagos previsto. Los pagos atrasados o no efectuados pueden dar lugar a penalizaciones y tasas. Esto también puede afectar negativamente a la relación entre la empresa y el proveedor, lo que puede tener efectos negativos en la capacidad de la organización para producir productos y generar ingresos.
Este percance puede evitarse mediante una contabilidad cuidadosa y un registro diligente. El uso de software de presupuestación u otros programas informáticos puede ayudar a organizar este proceso y garantizar transacciones fluidas y relaciones funcionales con proveedores y vendedores.
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Fraude externo
El fraude es un engaño intencionado para obtener un beneficio económico o personal. A veces, los falsos vendedores o los vendedores depredadores se aprovechan de las empresas que buscan relaciones y cuentas comerciales por pagar. Un falso proveedor puede facturar a una empresa por servicios o bienes que no existen. Los proveedores depredadores pueden duplicar pagos o información o datos sensibles sin que la empresa lo sepa o consienta. Una organización puede evitar el fraude externo mediante el uso de software de prevención y seguridad, trabajando con proveedores de confianza y realizando pagos a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH).
Conflicto de intereses
Para las empresas, un conflicto de intereses es la circunstancia en la que una organización experimenta beneficios o consecuencias negativas por trabajar con más de una empresa cuyos intereses se oponen. Una empresa puede evitar el conflicto de intereses asegurándose de que los proveedores o vendedores con los que se relacionan no tienen intereses opuestos a los de otras empresas con las que trabajan o a las que sirven.
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Preguntas frecuentes sobre las cuentas por pagar
He aquí cuatro preguntas frecuentes sobre el cálculo de costes comerciales en la empresa y la contabilidad:
¿Puede una empresa obtener un préstamo bancario para los gastos comerciales a pagar?
A veces. Los sistemas tradicionales de pagos comerciales suelen consistir en relaciones individuales entre proveedores y empresas. Si una empresa no puede establecer un sistema de cuentas por pagar con un proveedor concreto, puede adquirir un préstamo bancario para el gasto de las cuentas por pagar. En este caso, el banco prepaga al proveedor en nombre de la empresa y ésta entrega el importe a pagar al banco.
¿Dónde están las cuentas por pagar en un balance?
Los acreedores comerciales de una empresa se encuentran en la sección del pasivo corriente de sus balances contables. Técnicamente, los acreedores comerciales son pasivos a corto plazo para una empresa, por lo que se contabilizan en esta sección. Además, en el caso de que una empresa haya pagado a un proveedor o a un prestamista bancario, es probable que el registro del pago se encuentre en la sección de gastos.
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¿Puedo hacer un seguimiento de los pagos comerciales con una hoja de cálculo de Excel para mi pequeña empresa?
Sí, se puede hacer un seguimiento de las cuentas por pagar utilizando una hoja de cálculo de Excel para su pequeña empresa. Sin embargo, es aconsejable utilizar un software de gestión financiera o de contabilidad para ayudar a reducir los errores humanos. El uso de sistemas automatizados también puede ayudar a mantener su pequeña empresa organizada en caso de que sus registros sean objeto de una auditoría externa.
18. ¿Existen intereses en las deudas comerciales?
A diferencia de los préstamos bancarios, las cuentas comerciales a pagar no suelen tener intereses. En cambio, los vendedores o proveedores suelen incentivar el pago rápido reduciendo el precio de las cuentas que se pagan pronto.