Cómo crear un comité directivo de TI en 6 pasos

Un departamento de TI con los conocimientos necesarios para apoyar las necesidades de una corporación es crucial para el éxito de muchas empresas. Si se asegura de que los objetivos de su departamento de TI se alinean con los de su empresa, puede aumentar el rendimiento de ésta y alcanzar sus objetivos. Si desea mejorar la comunicación entre su departamento de TI y el resto de la plantilla, quizá le interese conocer el papel que desempeña un comité de dirección de TI.

En este artículo, explicamos qué es un comité de dirección de TI, compartimos los beneficios de tener uno y enumeramos los pasos que puede dar para crear un comité de dirección de TI eficaz para su organización.

¿Qué es un comité de dirección de TI?

Un comité de dirección de TI es un consejo consultivo que establece y hace cumplir las prioridades de TI de una organización. Deciden qué proyectos e iniciativas de TI son más importantes para el éxito de la organización y prestan asistencia para garantizar que el equipo de TI cumpla los objetivos de la organización. Los principales interesados, los miembros del consejo de administración, los expertos en TI y los líderes empresariales, entre otros, suelen formar parte del comité directivo de TI de una organización.

Estas personas trabajan juntas para supervisar todos los proyectos de TI, delegar tareas y seguir el progreso. Supervisan el alcance, la dirección, el presupuesto, los plazos y los métodos utilizados para completar cada proyecto. Su principal objetivo es guiar al departamento de TI determinando a qué proyectos pueden destinar su tiempo, presupuesto y recursos y dirigiéndolos en la dirección correcta.

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¿Cuáles son las funciones de un comité de dirección de TI?

Aunque las tareas específicas de las que es responsable un comité de dirección de TI pueden variar en función de sus objetivos y proyectos organizativos, existen algunas expectativas básicas de los miembros. Algunas de las tareas más comunes de los miembros del comité directivo de TI son

Establecimiento de la dirección estratégica de proyectos informáticos importantes
Abogar por proyectos e iniciativas que puedan beneficiar a la organización
Selección de las métricas de rendimiento clave para seguir el progreso
Determinación de los objetivos e hitos del proyecto
Ofrecer asesoramiento, orientación y aportaciones para ayudar al departamento de TI a alcanzar sus objetivos
Ayudar en los presupuestos, la asignación de recursos y las decisiones de contratación
Asignación de gestores de proyectos a proyectos específicos de TI
Establecer políticas y procedimientos que rijan los proyectos y procesos informáticos
Identificar y mitigar los riesgos potenciales
Reunirse para discutir las oportunidades y los desafíos de TI
Supervisar el progreso y la calidad de cada proyecto
Proporcionar actualizaciones periódicas al consejo de administración

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¿Cuáles son las ventajas de tener un comité de dirección de TI?

Establecer un comité de dirección de TI es una excelente manera de mejorar la comunicación en toda su organización y aumentar la tasa de éxito de los proyectos de TI. También puede ayudarle a alcanzar sus objetivos empresariales a largo plazo. Algunas otras ventajas comunes de tener un comité directivo de TI son:

Alineación entre los proyectos de TI y los objetivos empresariales
Comunicación fluida entre los responsables de la empresa y los profesionales de TI
Disminución de los riesgos y aumento de la productividad
Mejora de la eficiencia y planes estratégicos bien elaborados
Gestión eficaz de los recursos y elaboración de presupuestos
Aumento del trabajo en equipo, la colaboración y la resolución de conflictos

Cómo crear un comité de dirección de TI

A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para crear un comité de dirección de TI para su organización:

1. Establecer una carta

Antes de crear su comité de dirección de TI, desarrolle una carta que defina su misión. Esta misión suele respaldar los objetivos generales de la empresa y sirve de orientación para que el comité funcione con eficacia. Utilice un lenguaje claro y conciso que sea fácil de entender para los demás miembros de su organización. A continuación, describa las funciones específicas y los deberes de su comité directivo de TI para llevar a cabo. Por último, considere la posibilidad de imponer una duración mínima de los miembros. Muchos comités directivos de TI exigen a sus miembros un compromiso de al menos un año. Esto puede disminuir la rotación de los miembros y mejorar su capacidad para implementar procesos eficaces como equipo.

Una vez que haya desarrollado su carta, revísela a menudo. Este documento formal puede ser una gran herramienta para ayudar a guiar sus discusiones y asegurarse de que toma decisiones que se alinean con los objetivos de la organización.

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2. Invite a los miembros

Una vez que haya establecido la misión de su comité directivo de TI, considere a quién le gustaría invitar como miembros. Los comités directivos de TI suelen incluir a ejecutivos de la empresa, altos directivos, partes interesadas externas y expertos en TI. Intente incluir representantes de cada departamento o área de su empresa. Esto puede proporcionarle más perspectivas a la hora de tomar decisiones importantes y ayudarle a mitigar los riesgos. También puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo en toda la organización.

Tenga en cuenta que, aunque el comité de dirección de TI no realice directamente el trabajo de los proyectos de TI, debe tener un buen conocimiento de cómo estos proyectos pueden afectar al resto de la organización para poder guiar a su equipo de TI con eficacia. Además, asegúrese de que los miembros que seleccione para su comité directivo de TI comprendan la misión de su organización y compartan objetivos empresariales comunes, incluso si sus metodologías o agendas específicas difieren entre sí.

3. 4. Asignar un presidente

A continuación, elija un presidente para su comité de dirección de TI. El presidente desempeña un papel fundamental a la hora de facilitar los debates, negociar acuerdos y tomar decisiones importantes. Es fundamental elegir a un presidente que se comprometa a dar prioridad a los intereses de su organización. Un buen presidente también escucha activamente a sus colegas para asegurarse de que entiende el punto de vista de todos. Esto es importante, ya que el presidente suele tener la última palabra en asuntos importantes. Otras cualidades de un presidente eficaz son la capacidad de reunir datos relevantes, evaluar críticamente las situaciones, desarrollar soluciones creativas y establecer objetivos y puntos de referencia.

Considere la posibilidad de que los miembros del comité de dirección de TI elijan a un presidente para promover fallos más imparciales. Esto puede hacer que los participantes sientan que sus opiniones son valiosas y aumentar el compromiso. También puede optar por elegir un nuevo presidente cada año para mantener la imparcialidad y el equilibrio dentro del comité.

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4. Establecer reuniones recurrentes

Una vez que haya seleccionado un presidente, establezca reuniones recurrentes para que su comité directivo de TI sea responsable y fomente la comunicación regular. La mayoría de los comités de dirección de TI se reúnen una vez cada cuatro o seis semanas, pero puede optar por reunirse con más frecuencia al principio mientras determina a qué proyectos clave piensa asignar recursos.

Considere la posibilidad de reunirse en persona para mejorar el discurso y establecer relaciones sólidas entre los miembros del comité. Si no puede reunirse en persona, programe una videollamada recurrente y anime a los miembros del comité a encender sus cámaras de vídeo para poder verse. Esto puede mejorar la comunicación al permitir a los miembros leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.

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5. Desarrollar una agenda de reuniones

Antes de cada reunión del comité directivo de TI, elabore un orden del día en el que se describan los temas que tiene previsto tratar. El presidente puede optar por crear el orden del día de la reunión, o bien otro miembro elegido de su comité puede encargarse de esta función. Al elaborar el orden del día, considere la posibilidad de asignar una cantidad de tiempo determinada para debatir cada tema. Esto puede ayudar a su comité a tomar decisiones más rápidamente y garantizar que se cubran todos los temas necesarios dentro del tiempo asignado a la reunión.

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6. Comprometerse a realizar revisiones periódicas del rendimiento

Programe revisiones periódicas del rendimiento para seguir el progreso de los diferentes proyectos de TI y determinar su éxito. Considere qué métricas de rendimiento clave puede seguir para determinar el impacto de un proyecto específico en su organización y si apoya los objetivos generales de la empresa. Dependiendo del tipo de proyectos que supervise su comité de dirección de TI, puede optar por realizar revisiones de rendimiento cada mes, cada trimestre o cada año. Esto puede ayudarle a optimizar sus procesos y a asignar los recursos de forma más eficaz.

Consejos para crear un comité de dirección de TI

Estos son algunos consejos adicionales para ayudarle a crear un comité de dirección de TI eficaz:

Fomentar el debate abierto. Haga un esfuerzo por escuchar a cada uno de los miembros de su comité pidiéndoles que compartan su opinión sobre temas importantes. Esto puede ayudarle a ver cada situación desde múltiples puntos de vista para tomar las decisiones más informadas posibles.
Tomar notas de las reuniones. Elige a un miembro de tu comité para que tome notas durante cada reunión y te asegures de registrar los temas de debate y las decisiones más importantes. Después de la reunión, envíe por correo electrónico las notas de la reunión a todo el comité y anime a los miembros a revisarlas antes de su próxima reunión para asegurarse de que todos recuerdan los puntos más destacados de su discusión anterior.
Céntrese en el valor. Revise a menudo sus estatutos, su misión y sus objetivos a largo plazo. Esto puede ayudarle a determinar qué proyectos pueden añadir más valor a su organización y dónde pueden tener mayor impacto sus recursos.
Utilizar los datos para tomar decisiones. Aunque es importante escuchar activamente las opiniones de los distintos miembros del comité, la recopilación e interpretación de los datos pertinentes es la clave para tomar decisiones empresariales inteligentes. Invierta en prácticas y software de inteligencia empresarial que faciliten la recopilación de los datos adecuados y la generación de informes.
Ganar apoyo ejecutivo. Mantenga abierta la comunicación entre el comité de dirección de TI, la junta directiva y otros líderes clave de su organización. Asegúrese de que los ejecutivos entienden sus objetivos para que puedan apoyar los proyectos que ponga en marcha.
Adoptar la mejora continua. Revise sus procesos y progresos con regularidad para identificar áreas de mejora. Esto puede ayudarle a desarrollar estrategias más eficaces que apoyen el crecimiento del negocio a largo plazo.
Ten paciencia. La implementación de proyectos y procesos de TI a gran escala suele llevar tiempo. Establezca objetivos a corto y largo plazo para hacer un seguimiento de su progreso y crear un impulso, al tiempo que se asegura de asignar el tiempo suficiente para que cada proyecto alcance todo su potencial.