Cómo Escribir Respuestas de Correo Electrónico de Agradecimiento (y Ejemplo)

Los correos electrónicos son una parte importante de la comunicación diaria de las empresas para compartir información entre ellas y con los clientes. Son rápidos, cómodos y permiten a los empleados enviar datos de forma universal.

Entender cómo responder o agradecer los correos electrónicos en un entorno profesional puede ayudarte a maximizar tu voz profesional y a mostrar respeto por el remitente.

En este artículo, te mostramos cómo acusar recibo de las respuestas a los correos electrónicos y te ofrecemos una plantilla y un ejemplo útiles.

¿Qué son las respuestas de reconocimiento por correo electrónico?

Las respuestas de correo electrónico de acuse de recibo son respuestas a un correo electrónico que permiten al remitente saber que usted ha recibido el correo electrónico. Esto les ayuda a hacer un seguimiento de sus correos electrónicos y puede mostrarles que respetas y aprecias su tiempo. Normalmente, las respuestas de acuse de recibo son concisas y se envían poco después de recibir un correo electrónico de un colega, supervisor o cliente.

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¿Por qué es importante acusar recibo de las respuestas por correo electrónico?

Acusar recibo de un correo electrónico o de una respuesta a un correo electrónico es importante porque ayuda al remitente a saber que has recibido su correo con éxito. También puede ayudar a mejorar la comunicación entre colegas y a establecer líneas de comunicación productivas. Los correos electrónicos a veces incluyen un archivo adjunto importante, por lo que avisar al remitente cuando se recibe un correo electrónico también puede confirmarle que ha llegado al destinatario correcto.

Cómo acusar recibo de las respuestas por correo electrónico

Acusar recibo de un correo electrónico es sencillo cuando se entienden algunos pasos básicos de la etiqueta del correo electrónico. He aquí cinco sencillos pasos para acusar recibo de las respuestas por correo electrónico:

1. Determine la respuesta adecuada

Cuando responda, determine la respuesta adecuada para su correo electrónico de acuse de recibo. Dependiendo de la situación y de la naturaleza del correo electrónico inicial, puedes redactar una respuesta que complete un pedido, responda a una pregunta o cree una línea de comunicación con el remitente.

Por ejemplo, si un cliente envía un pedido por correo electrónico a su tienda de comercio electrónico, podría redactar un correo electrónico de confirmación diferente al que enviaría a un cliente que envía una pregunta sobre sus productos. Además, determine el tono y el propósito de la respuesta antes de redactar su respuesta.

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2. Escribir un saludo

El saludo es un simple saludo en la parte superior del correo electrónico para reconocer al remitente. Esto ayuda a reforzar el tono profesional del correo electrónico y muestra al destinatario por dónde empezar con su correo electrónico. Puede utilizar frases o palabras como «Estimado señor o señora,»«Hola,»; o Saludos para dar un tono profesional al correo electrónico. El saludo suele ir encima del primer párrafo e incluye el nombre del destinatario, pero no es un requisito. Intenta utilizar un lenguaje profesional en tus saludos y evita términos de jerga u otros que puedan parecer menos profesionales.

3. Redactar el cuerpo del correo electrónico

Redacta el cuerpo de tu correo electrónico utilizando unos pocos párrafos y un tono profesional. Sea conciso e incluya cualquier información relevante sobre el propósito del correo electrónico. Por ejemplo, un pedido de un cliente podría justificar un correo electrónico con ofertas adicionales además de acusar recibo del propio pedido.

Empieza con tu introducción y dile al remitente que has recibido su correo electrónico anterior. Tu párrafo inicial suele incluir información sobre la petición o pregunta del remitente, y los siguientes párrafos aportan contexto y detalles.

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4. Corregir el correo electrónico

Corrige tu correo electrónico para detectar cualquier error ortográfico, gramatical, de puntuación o de tono. Asegura la profesionalidad en todo momento y utiliza un programa de revisión ortográfica para analizar tu escrito en busca de errores. Es importante revisar los correos electrónicos antes de enviarlos para saber que estás enviando una respuesta profesional y mesurada. El destinatario apreciará un correo electrónico estructurado y sin errores gramaticales.

Considera también la posibilidad de pedir a un colega que revise tu correo electrónico si no estás seguro de cómo escribir en un tono profesional o necesitas ayuda para responder a una pregunta. Los clientes encontrarán su correo electrónico más profesional y atractivo si está corregido y escrito en un lenguaje conciso.

5. Enviar el correo electrónico

Envíe su correo electrónico después de corregirlo y firmarlo, y compruebe la dirección para asegurarse de que se envía al destinatario correcto. Los tiempos de respuesta también pueden variar en función del correo electrónico y del horario del destinatario. También es importante incluir una línea de asunto en cada correo electrónico para que los destinatarios puedan determinar inmediatamente de qué trata el correo.

Mantenga las líneas de asunto concisas e intente evitar el envío de correos electrónicos sin asunto. Además, tenga en cuenta la naturaleza de su correo electrónico al crear una línea de asunto para evitar que su correo electrónico vaya a la carpeta de spam del destinatario, ya que esto puede prolongar el tiempo de respuesta.

Por ejemplo, si te diriges por correo electrónico a una respuesta sobre un pedido reciente, prueba con un asunto como, «Su reciente pedido de» o «Aquí' está el recibo de su pedido.&quot Dirigir el correo electrónico de esta manera puede evitar que su correo electrónico sea marcado como spam y no llegue al cliente.

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Plantilla de acuse de recibo de correo electrónico

Cuando crees un correo electrónico de agradecimiento, ten en cuenta esta plantilla:

[Asunto]

[Saludo]
[Frase de introducción] Gracias por su reciente compra de [artículo o servicio adquirido]. [Detalles sobre el envío del artículo, la cantidad del pedido u otra información]. [Frase de cierre] Gracias por su negocio [cupón o artículo promocional].

[Saludo]

[Nombre y cargo del remitente o empresa]

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Ejemplo de acuse de recibo por correo electrónico

Este es un ejemplo de respuesta de acuse de recibo a un correo electrónico de pedido de un cliente:

Mary Collins: Su reciente pedido a Orchard Homestead Foods

Hola,

Gracias por hacer su pedido a Orchard Homestead Foods. Nos complace ofrecerle alimentos integrales de primera calidad. Su pedido de 10 unidades de Homestead Popcorn se está procesando actualmente y debería completarse en aproximadamente un día hábil. Una vez que procesemos su pago y terminemos de empaquetar sus artículos, se los enviaremos por correo. El tiempo de envío es de uno a tres días laborables para los Estados Unidos continentales. Gracias por su negocio y por favor, disfrute del cupón promocional adjunto a este correo electrónico para un 20% de descuento en su próximo pedido.

Atentamente,

Mike Randy

CEO de Orchard Homestead Foods