Cómo construir mejores encuestas con un mayor índice de respuesta

Las encuestas son una herramienta habitual para recabar opiniones en el lugar de trabajo, tanto si se quiere conocer la satisfacción de los clientes como si se quiere recabar la opinión de los compañeros. Una parte del uso eficaz de las encuestas consiste en convencer a la gente de que las rellene y envíe sus respuestas. Tener un alto índice de respuesta en sus encuestas le permite desarrollar un conocimiento profundo de las opiniones de su público objetivo y construir una base de datos de información útil. En este artículo, repasamos los aspectos básicos de los índices de respuesta a las encuestas y explicamos las estrategias para cultivar un mayor índice de respuesta a sus encuestas.

¿Qué es la tasa de respuesta a una encuesta?

La tasa de respuesta de una encuesta es el porcentaje de personas que envían una encuesta completa de todo el grupo de personas que recibieron una solicitud de encuesta. Para calcular el índice de respuesta de la encuesta, divide el número de envíos de la encuesta entre el número de personas a las que has proporcionado un formulario de encuesta, también conocido como grupo de muestra. Si envías una encuesta a un grupo de muestra de 100 personas y 60 responden, el índice de respuesta de tu encuesta es de 0,6 o 60%.

Dependiendo del contexto de la encuesta, los índices de respuesta típicos pueden variar. Enviar una encuesta obligatoria a sus colegas sobre la mejor hora para programar una reunión puede dar como resultado una tasa de respuesta de casi el 100%. Enviar una encuesta por correo electrónico a toda su lista de clientes para pedirles su opinión sobre el producto puede tener un índice de respuesta de sólo el 10%. Investigue las tendencias de su sector específico para conocer los índices de respuesta medios en diversas situaciones y establezca expectativas realistas para sus propias encuestas.

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Comparación de la tasa de respuesta y la tasa de finalización

La tasa de respuesta y la tasa de finalización son dos parámetros importantes para medir la participación en las encuestas. Mientras que la tasa de respuesta mide la proporción de personas que envían encuestas terminadas del grupo total de la muestra, la tasa de finalización mide la proporción de encuestados que completaron la encuesta del número de personas que la iniciaron. Esto muestra cuántas personas abandonaron la encuesta después de ver el contenido o de empezar a rellenarla.

Estos son los pasos básicos para medir la tasa de finalización:

  1. Haga un seguimiento de la cantidad de personas que entran en la página de la encuesta
  2. Revisa el número total de envíos
  3. Dividir el número de encuestas completadas entre el número de encuestados

Ejemplo: Invita a 50 personas a completar una encuesta. 40 personas ven la página de la encuesta y 20 envían los formularios cumplimentados. El índice de respuesta es 20 envíos divididos por 50 invitaciones, lo que supone un 0,4 o un 40%. La tasa de finalización es de 20 envíos divididos por 40 espectadores, lo que supone un 0,5 o un 50%.

¿Por qué es importante calcular la tasa de respuesta de una encuesta?

El cálculo de la tasa de respuesta de una encuesta es importante porque le proporciona información valiosa sobre el grupo de muestra, los datos que recoge y la calidad de la propia encuesta. Hay varias razones para calcular la tasa de respuesta de una encuesta, entre ellas:

  • Entender el compromiso de la audiencia: El índice de respuesta a las encuestas es un buen indicador del grado de compromiso de su audiencia con su contenido. La proporción de personas que responden a las solicitudes de encuestas puede identificar la dedicación del grupo de muestra y el interés general en su marca.
  • Identificar el sesgo: Conocer el índice de respuesta de una encuesta puede proporcionarle un contexto que influya en los resultados de la misma. Por ejemplo, si tiene una tasa de respuesta baja, puede saber que debe buscar un posible sesgo en cuanto a quiénes rellenaron la encuesta y si sus opiniones son una buena representación de toda su audiencia.
  • Mejorar las encuestas futuras: Realice un seguimiento de la tasa de respuesta de las encuestas para obtener detalles sobre los tipos de encuestas y las técnicas de encuesta que producen la mayor proporción de respuestas. Al calcular el índice de respuesta de las encuestas, puede identificar los cambios y perfeccionar las encuestas futuras en función de los resultados.

Cómo aumentar la tasa de respuesta de las encuestas

Aquí hay varios pasos que puede tomar para mejorar las tasas de respuesta a sus encuestas:

1. Evaluar los índices de respuesta anteriores

Evalúe el éxito de su actual estrategia de encuestas recopilando información sobre los índices de respuesta de encuestas anteriores. El cálculo de los datos históricos sobre los índices de respuesta puede revelar tendencias sobre qué tipos de encuestas y técnicas de divulgación generan los índices de respuesta más altos. Revise cómo se comparan los índices de respuesta de su encuesta actual con los estándares del sector y establezca objetivos para el índice de respuesta ideal que desea alcanzar.

2. Revisar los grupos de muestra

Asegúrese de enviar la encuesta a un público receptivo que tenga acceso a la información de la encuesta. Encontrar personas interesadas y comprometidas para utilizarlas en su grupo de muestra le proporciona una mayor posibilidad de obtener respuestas. Si utiliza listas de correo electrónico para enviar encuestas, revíselas para identificar a los suscriptores inactivos que nunca abren los correos electrónicos. La eliminación de las personas inactivas o desinteresadas del grupo de muestra aumenta la tasa de éxito general de la encuesta.

Por ejemplo, si envía una encuesta a una lista de correo electrónico de 100 personas pero 20 de esas cuentas están inactivas, el número de respuestas disminuye automáticamente en 20. Si 40 personas responden al correo electrónico de la lista original de 100, obtendrá una tasa de respuesta del 40%. Pero si se eliminan las 20 cuentas inactivas y se ajusta el tamaño de la muestra a 80 espectadores activos, la tasa de respuesta aumenta al 50%, lo cual es una representación más precisa de cómo interactuó su verdadero público objetivo con la encuesta.

3. Optimizar la encuesta

Ajuste el contenido de la encuesta para que sea más fácil de completar para la gente. Tener una tasa de finalización baja puede indicar que su audiencia está interesada en completar la encuesta, pero algo en la página de la encuesta les disuadió de completarla. Perfeccionar la encuesta para que sea más intuitiva y accesible puede aumentar tanto el índice de cumplimentación como el de respuesta.

Comience por acortar la encuesta en la medida de lo posible para disminuir el compromiso de tiempo que implica el envío de una encuesta. Cree un grupo de discusión de encuestados para obtener comentarios sobre los cambios que podrían mejorar la experiencia. Algunas formas de optimizar la encuesta son

  • Cambiar las preguntas de respuesta corta por las de opción múltiple
  • Cómo añadir más opciones de respuesta
  • Ajustar el tipo y el tamaño de la letra
  • Incluir una barra de progreso

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4. Utilizar una llamada de atención

Fomente más respuestas de su grupo de muestra escribiendo una línea de asunto convincente para introducir la encuesta. Una buena línea de asunto que introduzca claramente la encuesta puede despertar el interés del encuestado y distinguir su solicitud de otros mensajes en su bandeja de entrada. Experimente con las líneas de asunto que hacen que más personas abran el correo electrónico o el mensaje. He aquí algunos ejemplos de líneas de asunto que puede probar:

  • Puede ayudar a diseñar nuestro próximo producto
  • 15. ¿Cómo podemos mejorar su día?
  • ¿Te gusta? ¿Lo odias? ¡Queremos saberlo!

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5. 6. Mostrar aprecio

Al presentar la encuesta, explique lo mucho que valora la opinión del encuestado. Mostrar su aprecio por sus ideas puede ayudar a que su grupo de muestra se sienta especial y les proporcione una motivación adicional para compartir su opinión. Comparta información sobre cómo sus respuestas podrían influir en las características del producto y en las operaciones de la empresa. Esto puede ayudarles a identificar el impacto y la importancia a largo plazo de su opinión, dándoles una sensación de satisfacción personal al completar la encuesta.

6. Cree una sensación de urgencia

Envíe la encuesta en un momento relevante y utilice un sentido de urgencia para promover las respuestas. Es más probable que un cliente comparta su opinión si recibe una encuesta al día siguiente de su compra en lugar de meses después. También es posible que obtenga comentarios de mayor calidad porque la experiencia aún está fresca en su memoria. Incluya una fecha límite sugerida para el envío de la encuesta para animar a los encuestados a enviar sus respuestas rápidamente y evitar que se olviden de la encuesta.

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7. Proporcione instrucciones

Establezca expectativas claras escribiendo instrucciones concisas que introduzcan la encuesta. Compartir las instrucciones puede ayudarle a anticiparse a cualquier pregunta que tengan los encuestados sobre cómo completar la encuesta con éxito. Incluya una estimación de cuántos minutos se tarda en completar la encuesta y cualquier detalle relevante sobre cómo rellenar las preguntas. Si la encuesta tiene varias secciones o páginas, incluya las instrucciones en la parte superior de cada página como recordatorio.

8. Envíe un mensaje de seguimiento

Recuerde al grupo de muestra sobre la encuesta enviando un mensaje de seguimiento y adjuntando la encuesta. Esto atrae las respuestas de las personas que se perdieron el primer mensaje, sufrieron una interrupción durante el proceso de la encuesta o simplemente se olvidaron de rellenarla. Intenta enviar el mensaje de seguimiento a una hora diferente del día para captar la atención de las personas que revisan sus mensajes en un horario alternativo. Ajusta la línea de asunto y la información del correo electrónico para centrarte en que sigues queriendo su opinión y que tienen otra oportunidad de compartir sus comentarios.

9. Adjunte un premio

Dé a su grupo de muestra una razón para compartir sus opiniones proporcionando un incentivo por el envío de una encuesta. Ofrecer pequeños regalos o la posibilidad de obtener una recompensa puede hacer que la encuesta parezca más atractiva y atraiga respuestas de personas que no están seguras de realizar la encuesta. Algunos de los incentivos más populares para las encuestas son

  • Tarjetas de regalo
  • Participar en la rifa
  • Productos libres
  • Descuentos
  • Actualiza

10. Limitar la frecuencia de las encuestas

Demuestre a su público que respeta su tiempo enviando encuestas sólo cuando sea necesario. Los encuestados pueden cansarse de las encuestas si las reciben todos los días y empiezan a ignorar los correos electrónicos de encuestas de esa empresa. Céntrese en la calidad por encima de la cantidad y considere la frecuencia con la que sus clientes pueden responder de forma realista. Ser estratégico acerca de cuándo envía las encuestas le permite mantener una relación positiva con los consumidores y aumentar las respuestas por encuesta.

Beneficios de un alto índice de respuesta a las encuestas

Dado que el objetivo de una encuesta es recopilar información de otras personas, tener un alto índice de respuesta puede ser clave para el éxito de la encuesta. A continuación se indican algunas ventajas de obtener un alto índice de respuesta en las encuestas:

  • Recoger opiniones diversas: Si tiene un alto índice de respuesta, puede recoger una amplia gama de opiniones dentro del grupo de la muestra.

  • Ahorro de tiempo: La administración de encuestas con un alto índice de respuesta puede disminuir el tiempo que se dedica a intentar convencer a más personas para que respondan.

  • Producir estadísticas más precisas: Al encuestar a más personas, puede desarrollar un gran tamaño de muestra que represente con precisión al público en general. Un alto índice de respuesta a la encuesta genera más respuestas y disminuye el sesgo personal en las respuestas individuales.

  • Identificar los valores atípicos: Tener un alto índice de respuesta facilita el reconocimiento de las respuestas irregulares. Si nueve de cada diez personas disfrutaron de un producto, pero la persona a la que no le gustó fue una de las dos respuestas, es posible que no se dé cuenta de que un valor atípico influyó en la tasa de satisfacción media.

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