Las capacidades de procesamiento de datos de Microsoft Excel son tan omnipresentes que incluso los usuarios personales confían en ellas con frecuencia. Además de proporcionar escalabilidad, las hojas de cálculo de Excel pueden ayudarle a desarrollar operaciones empresariales más productivas. Para fines financieros, estadísticos, numéricos y otros, algunas de las fórmulas de Excel más utilizadas son las que calculan porcentajes.
En este artículo, exploraremos y explicaremos algunos métodos comunes para calcular porcentajes en Excel que cualquier persona, con o sin conocimientos técnicos, puede encontrar útiles en sus operaciones diarias.
Tipos de porcentajes que se pueden calcular en Excel
Hay varios escenarios de porcentajes que pueden ser calculados en Excel usando fórmulas simples, como la herramienta multifuncional y versátil que es Excel. Los principales tipos de porcentajes que se calculan en Excel son:
Porcentaje del total
Encuentre el número que se correlaciona con el porcentaje del número total. Ejemplo: Tienes 14 manzanas y quieres regalar el 40% de ellas. Para saber el número de manzanas que quieres regalar, debes calcular el porcentaje respecto al total.
Porcentaje como proporción
Halla el porcentaje calculando las cifras que tienes. Ejemplo: Has pedido 120 pares de botas para tu tienda y has vendido 90. Para averiguar el porcentaje de 120 que representan 90, tendrías que calcular el porcentaje como una proporción.
Cambio porcentual
Encuentre la comparación entre dos valores expresados en un porcentaje. Digamos que has vendido 90 pares de botas en el primer trimestre del año fiscal y 120 en el segundo. Quieres saber el incremento de las ventas de botas expresado en porcentaje.
Cómo calcular porcentajes en Excel
Hay tres formas básicas de calcular el porcentaje usando Excel:
1. Porcentaje del total
Para calcular un porcentaje de un total en su hoja de cálculo de Excel, multiplique el valor del porcentaje por el número del que desea el porcentaje:
Si tiene 500 artículos y quiere vender el 80% de los artículos al final del trimestre, calcule cuántos artículos está tratando de vender simplemente multiplicando 0,8 x 500, o el 80% x 500 para obtener 400 como el número de artículos que' está tratando de vender este trimestre.
Otro ejemplo es si quiere encontrar el porcentaje de pedidos que ha entregado:
Digamos que tienes una tienda de ropa online y quieres saber el porcentaje de pedidos que se han entregado, por artículo. Como puedes ver en la siguiente tabla, el número de cada producto pedido aparece en la columna B y el número de artículos entregados aparece en la columna C.
Para encontrar el porcentaje de cada artículo entregado para registrarlo en la columna D, introduce la fórmula =C2/B2 en D2 y en el resto de filas de D, según sea necesario. Los resultados se mostrarán como números fraccionarios (decimales) hasta que se formateen las celdas para mostrar los porcentajes (se muestra a continuación en la siguiente sección).
En este ejemplo, la columna D está formateada para mostrar un porcentaje de números enteros de los artículos entregados.
| Producto | Ordenado | Entregado | Porcentaje de entrega del total de pedidos |
|---|---|---|---|
| Abrigo | 30 | 28 | 93% |
| Botas | 20 | 19 | 95% |
| Vestido asimétrico | 20 | 13 | 65% |
| Mulas abiertas | 30 | 27 | 90% |
| Encaje | 20 | 20 | 100% |
| Blusa | 30 | 25 | 83% |
Tal vez te preguntes cómo lograr esto cuando ya has totalizado una columna en una sola celda al final de una tabla. Simplemente añadirías una referencia de celda (en este caso, un signo de dólar) manualmente o navegando hasta la referencia de celda en la barra de fórmulas y pulsando la tecla F4 para fijar la celda, evitando que se modifique cuando se copie la fórmula en otras zonas.
Un ejemplo de esto es que si la columna C de su tabla está totalizada en la celda C12, usted'tará esta sencilla fórmula para calcular el porcentaje del total: f(x)=C2/$C$12.
La referencia de celda relativa a la celda C2 permitirá cambiarla cuando copies la fórmula al resto de la columna, pero la referencia de celda absoluta al final evita que se cambie el total durante este proceso.
Si su tabla tiene más de una fila que contiene los mismos artículos, puede agregarlos para encontrar la contribución de ese artículo al porcentaje del total. Para ello, utilice esta fórmula: =SUMIF (rango, criterios, rango_suma) / total. A continuación se muestra un ejemplo:
f(x)=SUMIF(A3:A5, D2, B3:B5) / $E$12
| Producto | Ordenado | Producto | Coats | |
|---|---|---|---|---|
| Abrigo | 30 | % del total | 47% | |
| Abrigo | 20 | |||
| Abrigo | 20 |
También puedes especificar el nombre del producto en la fórmula en lugar de hacer referencia a la celda: =SUMIF(A3:A5, «abrigos», B3:B5) / $E$12
También puede sumar diferentes artículos para encontrar su contribución total al porcentaje del total, simplemente añadiendo otro producto a la fórmula:
=(SUMIF(todo 'A' rango, «abrigos», todo 'B' rango) + SUMIF(todo 'A' rango, «botas», todo 'B' rango)) / (número total de artículos de su tabla)
2. Porcentaje como proporción
Para calcular el porcentaje como una proporción, simplemente divida el tamaño de la muestra por el tamaño del conjunto completo. Por ejemplo, si vendiste 90 artículos de tu stock de 120 artículos, el porcentaje de artículos que vendiste se expresa así 90 / 120 = 0,75, es decir, el 75%.
3. Cambio porcentual
Para calcular el porcentaje de cambio entre dos valores, utiliza esta fórmula en la que A = valor antiguo y B = valor nuevo: ( B – A ) / A = % de cambio.
Si su tienda vendió 16 abrigos en el primer trimestre del año fiscal y 20 abrigos en el segundo trimestre, la variación porcentual del segundo trimestre respecto al primero se expresa así ( 20 – 16 ) / 16 = 0.25. Por lo tanto, el cambio porcentual es un aumento del 25%.
Relacionado: Las mejores habilidades laborales para que tu currículum destaque
Formatear los porcentajes en Excel
Los porcentajes se almacenan como valores decimales por defecto, por lo que el 50% se expresaría como 0,5. Puede cambiar este formato utilizando uno de los dos métodos principales. Estos son:
Formato de porcentaje usando el cuadro de diálogo de formato de celdas
Para obtener opciones de formato adicionales, puedes ir al cuadro de diálogo 'formatear celdas' y elegir el modo de formato y los decimales que desees. Una forma fácil de hacerlo es resaltar y luego hacer clic con el botón derecho del ratón en la celda o celdas que desea formatear para abrir el cuadro de diálogo 'formatear celdas'. Cuando se abra el cuadro de diálogo, tendrás varias opciones que podrás ajustar a tu gusto, como mostrar los valores de las celdas como porcentajes en lugar de como decimales, elegir el número de decimales y mucho más. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar y se aplicarán los cambios.
Relacionado: Habilidades informáticas: Definiciones y ejemplos
Formato de porcentaje utilizando las opciones de la cinta
Este es el método más sencillo de cambiar el formato de las celdas para mostrar los porcentajes como números enteros. Simplemente resalta la(s) celda(s) a las que quieres dar formato, navega a la pestaña 'inicio' de la cinta, busca el grupo 'número' y luego haz clic en el botón de porcentaje. También puedes ajustar el número de decimales haciendo clic en el lanzador del cuadro de diálogo (la flechita en la esquina inferior derecha de la sección 'número' de la pestaña 'inicio') e introduciendo el número de decimales que quieres mostrar.
Relacionado: Formas de hacerse indispensable en el trabajo
¿Por qué calcular los porcentajes en Excel?
La utilidad de las hojas de cálculo se debe principalmente a la capacidad de producir fórmulas que calculan automáticamente cosas como los porcentajes que requerirían mucho más trabajo si se hicieran poco a poco con una calculadora. Algunas de las mayores ventajas de saber cómo manipular los datos utilizando porcentajes y otras fórmulas son:
Eficiencia
Las fórmulas, como los cálculos de porcentajes, son una forma eficaz de crear, guardar y reutilizar soluciones que probablemente utilizará con frecuencia.
Precisión
Las fórmulas porcentuales son mucho más precisas que los cálculos manuales, que inevitablemente van a ser víctimas del error humano.
Organización
Los cálculos automáticos pueden ayudar a que sus tablas de datos se mantengan ordenadas para lograr la máxima calidad de legibilidad.
Comercialización
Ser capaz de formular cálculos automáticos en forma de porcentajes te convierte en un activo más valioso para tu empleador, en muchos casos.
Productividad
El uso de cálculos porcentuales en Excel aumenta la productividad por su eficiencia y precisión. Al trabajar más rápidamente y no tener que rehacer los cálculos en los que se ha equivocado, ahorra tiempo, lo que le permite hacer más en el mismo número de horas.
Simplicidad
Excel permite utilizar fórmulas sencillas que son fáciles de comprobar y comprender.
Mejor toma de decisiones
La mayoría de las empresas confían en los cálculos de las hojas de cálculo para analizar los datos y tomar decisiones. Tener confianza en tus cálculos te permite dirigir o contribuir a un negocio más productivo y rentable.
Visualización
Cuando puedes cambiar una celda, puedes ver inmediatamente el impacto que tiene el cambio en los cálculos finales, las tendencias y las relaciones.