Utilizar Microsoft Excel para hacer un seguimiento de las horas que trabajan sus empleados y asegurarse de que se les paga la cantidad correcta de dinero puede llevar mucho tiempo o resultar difícil. Afortunadamente, existen programas que permiten hacer un seguimiento de las horas y la paga mediante funciones específicas. Esto hace que sea sencillo organizar y localizar la información necesaria sobre la paga y las horas trabajadas.
En este artículo, cubrimos la importancia de calcular las horas en Excel, cómo calcular las horas trabajadas en Excel y consejos para facilitar el cálculo de las horas.
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¿Por qué es importante calcular las horas trabajadas en Excel?
Los contables y los encargados de las nóminas pueden utilizar Excel para controlar y calcular datos o información. Como tiene tantas funciones, puede calcular fácilmente los datos, incluidas las horas trabajadas, y ofrecer resultados precisos.
El uso de Excel para calcular las horas trabajadas también le permite asegurarse de que está totalizando cálculos exactos, por lo que sus empleados pueden estar seguros de saber que están recibiendo la cantidad correcta de pago. El uso de las funciones necesarias en Excel para crear ecuaciones precisas e introducir los datos adecuados puede mejorar la eficiencia general de su empresa.
Cómo calcular las horas trabajadas en Excel
Siga los siguientes pasos para calcular las horas trabajadas en Excel:
- Crear marcadores de posición etiquetados.
- Introduce los tiempos en sus respectivas celdas.
- Utilice una fórmula para calcular las horas que el empleado ha trabajado.
- Determine el salario del empleado' para ese turno.
- Calcular el total de horas semanales y la paga.
1. Crear marcadores de posición etiquetados
Para empezar a introducir la información horaria de su empleado, debe crear marcadores de posición para cada dato e información. Una vez que haya creado los marcadores de posición, podrá introducir fácilmente la información necesaria en cada celda.
La primera celda, A1, puede ser la fecha en la que se introducen las horas. Esta celda puede ser etiquetada como «Fecha.» A continuación, puede escribir «Día de la Semana» en la celda B1 para introducir el día exacto para el que' está calculando las horas. En la celda C1, puede escribir «Hora de entrada» para representar la hora inicial de un empleado para su turno. En la celda D1, puede escribir «Hora de salida», que es la celda que utilizan al fichar para salir de un turno. La última celda, E1, será «Horas Trabajadas.» Esto calcula cuántas horas se completaron en total en un turno.
Si está haciendo un seguimiento de las horas de varios empleados, también puede utilizar A1 para enumerar el nombre de un empleado y desplazar las demás columnas a la derecha. Hasta ahora, sus celdas deberían tener este aspecto si está utilizando una hoja de cálculo de Excel para hacer un seguimiento de las horas de un solo empleado:
| A | B | C | D | E | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Empleado | Fecha | Día de la semana | El tiempo en | Tiempo de espera | Horas trabajadas |
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 |
2. Introduzca los tiempos en sus respectivas celdas
Ahora puede insertar los tiempos que su empleado ha trabajado en sus respectivas celdas. Asegúrese de que los tiempos que inserta son consistentes y fácilmente computables por Excel. Después de insertar la fecha y el día de la semana, introduzca la hora de entrada del empleado utilizando el formato hh:mm. Este es un ejemplo de cómo introducir correctamente los tiempos de trabajo en Excel:
| A | B | C | D | E | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Empleado | Fecha | 2. Día de la semana | El tiempo en | Tiempo de espera | Horas trabajadas |
| 2 | Empleado 1 | 1/6/2020 | Lunes | 9:00am | 5:00pm | |
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 |
3. Utiliza una fórmula para calcular las horas que ha trabajado el empleado
Ahora que ha introducido la información necesaria, puede empezar a calcular cuánto ha trabajado su empleado. Puedes hacerlo utilizando la función =SUMA(D2-C2)*24 en la celda E2. El formato de la celda que muestra «Horas Trabajadas» debe ser ajustado al formato «Número» para producir un cálculo correcto. También puede formatear la celda para que tenga dos decimales cuando cree su número final. Una vez introducida esta función, deberías tener las horas trabajadas mostradas en su celda. Este es el aspecto que tendrá:
| A | B | C | D | E | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Empleado | Fecha | Día de la semana | Tiempo en | Tiempo de espera | Horas trabajadas |
| 2 | Empleado 1 | 1/6/2020 | Lunes | 9 de la mañana | 5:00pm | 8 |
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 |
4. Determine el salario del empleado' para ese turno
Si estás interesado en calcular el salario por hora del empleado, puedes utilizar otra función sencilla para encontrar el cálculo. En la celda F1, cree un nuevo marcador de posición etiquetado titulado «Pago por hora.» Puede introducir el pago que el empleado recibe por hora en la celda F2. A continuación, puede crear un nuevo título en la celda G1 titulado «Importe total del pago por hora.» Esta es la celda que calcula el pago total del empleado para ese turno específico.
A continuación, puede hacer clic en la columna G y establecer la función como «=Suma(E2*$F$2)» para calcular automáticamente la paga que recibirá el empleado para ese turno específico. Su tabla debería tener ahora el siguiente aspecto:
| A | B | C | D | E | F | G | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Empleado | Fecha | Día de la semana | Tiempo en | Tiempo de espera | Horas trabajadas | Pago por horas | Importe total de la paga por hora |
| 2 | Empleado 1 | 1/6/2020 | Lunes | 9:00am | 17:00 | 8 | $15 | $120 |
| 3 | ||||||||
| 4 | ||||||||
| 5 |
5. Calcular el total de horas semanales y pagar
Ahora puede calcular el total de la paga y las horas que el empleado ha trabajado durante la semana y anotarlo en la parte inferior de la celda. Escriba cada día de la semana en su propia fila, luego cree una nueva etiqueta de celda titulada «TOTAL.» Las celdas al lado de esta mostrarán el total de horas trabajadas y el pago recibido para la semana. Esto se aplica utilizando la función «=SUMA(E2:E8)» para calcular el total de horas.
Arrastre hacia abajo los montos de pago total por hora de la celda F2 para determinar cuánto pago recibirá el empleado a lo largo de la semana. Utilice «=SUMA(F2:F8)» para mostrar el total de la paga semanal. Este es el aspecto final que debería tener la celda después de aplicar todas estas funciones:
<style type="text/css">.tg {border-collapse:collapse;border-spacing:0;}
.tg td{border-color:negro;border-style:solid;border-width:1px;font-family:Arial, sans-serif;font-size:14px;
overflow:hidden;padding:10px 5px;word-break:normal;}
.tg th{border-color:negro;border-style:solid;border-width:1px;font-family:Arial, sans-serif;font-size:14px;
font-weight:normal;overflow:hidden;padding:10px 5px;word-break:normal;}
.tg .tg-kusv{color de fondo:#fffe65;border-color:inherit;text-align:left;vertical-align:top}
.tg .tg-0pky{borde-color:inherit;text-align:left;vertical-align:top}
.tg .tg-c6of {color de fondo:#ffffff;border-color:inherit;text-align:left;vertical-align:top}
| A | B | C | D | E | F | G | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Employee | Date | Day of the week | Time in | Time out | Hours worked | Hourly Pay | Total Hourly Pay Amount |
| 2 | Employee 1 | 1/6/2020 | Monday | 9:00am | 5:00pm | 8 | $15 | $120 |
| 3 | 1/7/2020 | Tuesday | 10:00 am | 4:00 pm | 6 | $15 | $90 | |
| 4 | 1/8/2020 | Wednesday | 9:00 am | 5:00 pm | 8 | $15 | $120 | |
| 5 | 1/9/2020 | Thursday | 9:00 am | 5:00 pm | 8 | $15 | $120 | |
| 6 | 1/10/2020 | Friday | 9:00 am | 5:00 pm | 8 | $15 | $120 | |
| 7 | 1/11/2020 | Saturday | ||||||
| 8 | 1/12/2020 | Sunday | ||||||
| Total Hours Worked | 38 | |||||||
| Total Pay | $570 |
## Tips for calculating hours worked in Excel
Follow the tips below to properly calculate the hours you've worked in Excel:
Verify the formulas and data you inserted are correct
As you input hours worked into Excel, you should double-check to ensure all the information you've inputted is written correctly. This ensures accurate pay amounts and hours worked. You should also make sure you've inserted the exact formula correctly into each cell. If the formulas have any typos, you will receive error symbols to notify you that the formula has been inputted incorrectly. If you receive these error symbols, it should look like «#####.»
If you see this error message, you can double-check that you've inputted the correct formula into the cell. You may also receive these error symbols if your equation results in a negative number.
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Keep the formatting neat and clean
Whether you're personally inputting your employee's hours or they are inserting their own, you should have the cells formatted to make it simple for others to read and input their information. Make sure both the formulas and cells have data that is clean and the cells are labeled clearly. This makes it easier for the employee to know where they should input their data and information. It can also reduce the chances of incorrect information being calculated, which may lead to inaccurate payment for the employee.
Build a new spreadsheet every pay period
To keep your employee's payment information organized and easy to retrieve, it's often best to build a spreadsheet for each employee according to the various pay periods they work in. This is why many employers may build a quarterly or biweekly spreadsheet. This keeps the information looking clean and easy to store. If you choose to build spreadsheets for each pay period, you can file them in digital or physical files to retrieve for later reference.