Lo que hay que saber sobre las ventas al día en la contabilidad de cuentas por cobrar

Un menor número de días de ventas en las cuentas por cobrar podría sugerir la capacidad de una empresa para cobrar los pagos de sus clientes. Las cuentas por cobrar pueden cobrarse antes si la medición de los días de venta de la empresa es menor, lo que permite a la empresa asignar esos ingresos a otras operaciones. Cuando la medición de los días de venta de una empresa es baja, tanto su flujo de caja como su liquidez pueden aumentar como resultado.

En este artículo, aprenderá qué significan los días de ventas en las cuentas por cobrar, cómo calcular el promedio de días de ventas pendientes y las formas en que esta medida puede afectar al flujo de caja.

¿Qué son las ventas diarias en las cuentas por cobrar?

El número medio de días que tarda una empresa en cobrar los pagos después de una venta se denomina días de ventas en cuentas por cobrar. Los días de ventas pendientes (DSO) es una métrica que puede calcularse de forma mensual, trimestral o anual. Para calcular los DSO se utiliza la siguiente fórmula:

DSO = (cuentas por cobrar) / (total de ventas a crédito) x (número de días en un período determinado)

En la fórmula, las cuentas por cobrar se dividen por las ventas a crédito durante un número determinado de días, y luego se multiplican por ese número de días. El resultado es la media de días de ventas, que puede dar una idea de cómo una empresa genera el flujo de caja.

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Cómo calcular las ventas pendientes del día

Los días de ventas pendientes pueden evaluarse mediante una fórmula de ratio de ventas diarias, y luego analizarse para dar a una empresa una visión de sus operaciones. Los siguientes pasos muestran cómo aplicar la fórmula de la relación para obtener los días de ventas en cuentas por cobrar.

  1. Identifique el periodo de tiempo.
  2. Calcule las cuentas por cobrar y las ventas a crédito.
  3. Dividir las cuentas por cobrar entre las ventas a crédito.
  4. Multiplique el resultado por el periodo de tiempo.
  5. Evaluar los resultados del DSO.

1. Identificar el periodo de tiempo

En primer lugar, determine los días que va a medir. Por ejemplo, si está registrando los datos financieros del trimestre, el período de tiempo sería de 90 días. Como ejemplo, un concesionario de coches usados de alta gama puede querer calcular el ratio de días de ventas pendientes del último año. En este caso, el período de tiempo es de 365 días.

2. Calcule las cuentas por cobrar y las ventas a crédito

Una vez que haya determinado su período de tiempo, calcule el importe total de sus cuentas por cobrar y el valor total de las ventas a crédito para el período de tiempo. Por ejemplo, digamos que el mismo concesionario calcula sus cuentas por cobrar en 245.000 dólares para los últimos 365 días. Luego, la empresa calcula el valor total de las ventas a crédito para ese período de tiempo—y el resultado es de 127.000 dólares.

3. Dividir las cuentas por cobrar entre las ventas a crédito

A continuación, divida el importe total de las cuentas por cobrar para su período de tiempo determinado por el valor total de las ventas a crédito que calculó para ese mismo período de tiempo. Utilizando el ejemplo del concesionario de coches usados, podemos dividir sus cuentas por cobrar de 245.000 dólares entre 127.000 dólares, el valor de las ventas a crédito totales de la empresa en el período de tiempo dado de 365 días. El resultado es 1,9.

4. Multiplique el resultado por el periodo de tiempo

A continuación, multiplique el resultado por el número de días del período de tiempo que determinó en el primer paso. Este resultado representa la cantidad media de días que se tarda en convertir los créditos de ventas en ingresos en efectivo.

Por ejemplo, el concesionario de coches puede multiplicar su resultado de 1,9 por 365—para calcular una media de 693,5 días. Esto puede parecer una media elevada para convertir las ventas a crédito en efectivo, y para muchos sectores puede serlo. Sin embargo, en el ejemplo de una empresa de venta de coches de segunda mano, el sector refleja el tiempo que tardaría este tipo de negocio en cobrar todos los pagos de automóviles que se le adeudan.

5. Evalúa los resultados

Una vez que haya calculado su media, puede considerar la posibilidad de analizar los resultados para ayudarle a comprender mejor sus procesos empresariales. En el caso del ejemplo del concesionario de automóviles, los asesores financieros podrían concluir que el negocio tiene éxito en la realización de pagos en efectivo de manera oportuna para su industria. Así, para el concesionario, actualizar y recibir el pago completo de los coches vendidos a crédito en un periodo medio inferior a dos años podría considerarse muy bueno.

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Cómo interpretar los resultados

La generación de ingresos en efectivo puede ser un aspecto crítico de la gestión de una empresa, y a menudo muchas empresas intentan cobrar las cuentas por cobrar pendientes lo más rápidamente posible. Sin embargo, si la media de una empresa muestra un número elevado de días de ventas pendientes, podría suponer un obstáculo para el negocio, como la pérdida de dinero durante ese periodo de tiempo mientras la empresa espera el pago.

Un promedio alto de DSO puede mostrar que una empresa está vendiendo sus productos a crédito y tardando más que la media en cobrar los pagos. Esto puede provocar problemas de tesorería debido al largo periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de venta y la fecha en que la empresa recibe el pago. Por el contrario, una media baja puede mostrar que una empresa puede cobrar sus cuentas por cobrar en un periodo de tiempo más corto.

Además, la interpretación de estos resultados puede permitir a una empresa determinar el tiempo medio de permanencia de sus saldos pendientes en sus cuentas por cobrar, lo que en última instancia permite comprender la naturaleza de su flujo de caja. Por ejemplo, al analizar los resultados, las empresas pueden evaluar aspectos del negocio como el número de ventas que ha realizado una empresa durante períodos de tiempo específicos o el tiempo que tardan los clientes en pagar.

Del mismo modo, una empresa puede analizar los procesos y la organización de los distintos departamentos de la organización. Por ejemplo, una empresa podría analizar la eficiencia del departamento de cobros en el caso de un elevado número de días de ventas pendientes. Del mismo modo, el departamento de atención al cliente puede ser evaluado en cuestiones de satisfacción del cliente. Si la empresa está dando continuamente crédito a clientes que tienen un valor negativo o nulo, se puede desarrollar una estrategia de cobro y cese de las operaciones de crédito con clientes similares con objetivos de reducción de la media de DSO.

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Consejos para utilizar el ratio DSO en su empresa

Los siguientes consejos pueden ser útiles para interpretar el promedio de días de ventas en cuentas por cobrar:

Rastrear

Puede ser útil hacer un seguimiento de los días de ventas pendientes a lo largo del tiempo, ya que puede permitirle identificar las tendencias en cualquier dirección particular, así como cualquier patrón que surja en el historial del flujo de caja.

Tener activos rápidos

Considere la posibilidad de disponer de activos rápidos en caso de impago. Si su empresa depende de sus cuentas por cobrar para suministrar los ingresos de sus obligaciones y el promedio de DSO aumenta repentinamente, puede interrumpir el flujo de caja.

Compara

Considere la posibilidad de comparar empresas del mismo sector o de sectores similares con modelos de negocio y promedios de ingresos comparables. Esto puede ayudar a dar una idea de la media de sus días de ventas pendientes.

Utilizar las métricas

También podría utilizar varias métricas para el rendimiento de las ventas, además de calcular el ratio DSO. Esto puede permitirle ver todos los aspectos de las ventas y las cuentas por cobrar en relación con el valor total de las ventas a crédito.

Ejemplo de días de venta en cuentas por cobrar

En este ejemplo, una empresa de ropa deportiva llamada Yoga Parade vende mercancía en línea y en la tienda. Yoga Parade generó un total de 400.000 dólares en ventas a crédito y mantuvo 250.000 dólares en sus cuentas por cobrar para abril. Debido a que Yoga Parade quiere determinar sus días de ventas pendientes para abril, el analista financiero podría aplicar la fórmula del ratio DSO de la siguiente manera:

DSO = (cuentas por cobrar) / (total de ventas a crédito) x número de días

DSO = (250.000 $) / (400.000 $) = 0,625 x 30 días = 18,75 días

Así que Yoga Parade's promedio DSO es aproximadamente 18 a 19 días. Esto significa que Yoda Parade tarda poco tiempo en convertir sus cuentas por cobrar en efectivo. Dado que Yoga Parade opera en el sector de la moda y las prendas de vestir, esta media puede considerarse un DSO bajo, lo que en última instancia beneficia a la empresa porque parece haber poco o ningún riesgo de interrupción del flujo de caja.