Los sistemas de punto de venta pueden ayudar a automatizar las transacciones financieras y mejorar la eficiencia de la empresa mediante el seguimiento de los gastos e ingresos. Los sistemas de punto de venta pueden utilizarse para hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de diversas maneras. Saber cómo configurar su sistema de TPV puede ayudarle a maximizar la utilización de su nuevo equipo y a aceptar las transacciones financieras.
En este artículo, exploramos las ventajas de utilizar un sistema de TPV y proporcionamos una guía detallada para configurar el suyo propio.
¿Qué es un sistema POS?
Un sistema de TPV es un dispositivo que emplea hardware y software para procesar y registrar las transacciones financieras. Por ejemplo, una tienda minorista puede utilizar un software de TPV personalizado para sus productos exclusivos que acepte pagos sin contacto, tarjetas de crédito y monedas digitales. Los clientes pueden pagar artículos y servicios en la tienda utilizando sistemas de TPV, y algunos ofrecen opciones móviles para vendedores itinerantes o software de TPV digital para el comercio electrónico.
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Beneficios de la creación de un sistema de puntos de venta
La creación de un sistema de puntos de venta ofrece muchas ventajas, entre ellas:
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Una comprobación más eficiente: Los sistemas de TPV pueden hacer que el proceso de pago sea más eficiente para los minoristas y propietarios de negocios. El catálogo completo de productos del negocio, el sistema de procesamiento de pagos y el sistema de gestión de inventario existen dentro del software de TPV, que procesa las transacciones rápidamente y actualiza el inventario.
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Líneas más cortas: Con unas cajas más eficientes, los negocios pueden experimentar colas más cortas en las líneas de caja. Esto puede aumentar la satisfacción del cliente y reducir el tiempo total de la caja para un negocio más eficiente.
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Mejor seguridad para las transacciones financieras: Los sistemas de TPV suelen tener un cifrado de seguridad de nivel bancario para los datos financieros, lo que ayuda a proteger los registros financieros de los clientes y de la empresa. Esto puede reducir la probabilidad de una violación de datos y aumentar la confianza de los clientes en la empresa.
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Gestión del inventario: Los sistemas de TPV pueden ayudar a las empresas a gestionar el inventario con catálogos de productos incorporados y herramientas de gestión de inventario que permiten a los usuarios editar, eliminar y añadir artículos. Esto puede ayudar a reducir los costes de la gestión manual del inventario y garantizar que la empresa tenga los productos y materiales que necesita para funcionar.
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Facilitar la formación: Los desarrolladores suelen diseñar los sistemas de TPV pensando en los usuarios, creando interfaces fáciles de usar y herramientas sencillas para una formación más rápida. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad de la formación y puede crear asociados de ventas más seguros.
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Cómo configurar un sistema POS
La configuración de un sistema de TPV puede ser rápida y eficaz si se entienden los pasos necesarios. Aquí hay cinco pasos fáciles que puede utilizar para configurar un sistema de punto de venta para su organización:
1. Conectar el software y el hardware
Su software de TPV suele incluir su propio hardware, o puede integrarlo con su propio equipo. Por ejemplo, algunos sistemas de TPV funcionan con dispositivos móviles, por lo que no necesita hardware especializado. Otros sistemas de TPV son específicos para el hardware, como las cajas registradoras o los lectores de tarjetas. Conecte su hardware a una toma de corriente y a una conexión a Internet para empezar a utilizar su sistema de TPV. Este es un buen momento para comprobar la conectividad y asegurarse de que su software de TPV funciona correctamente. También puede conectar impresoras de recibos u otro hardware que pueda utilizar durante un día típico en su tienda.
Cuando encienda su sistema de punto de venta por primera vez, es posible que le pida que cree una cuenta o que proporcione sus credenciales. Esta es la fase de configuración inicial, en la que puede crear un escaparate digital y nombrar su tienda. Cree una cuenta con una contraseña fuerte para maximizar la seguridad de su sistema de punto de venta y evitar el uso no autorizado. Intente crear una contraseña que tenga al menos 11 caracteres y que la gente no pueda adivinar fácilmente. Puede utilizar una mezcla de letras, números y símbolos para reforzar su contraseña y garantizar la seguridad de su sistema.
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2. Cargue sus productos
El sistema POS puede servir como un catálogo de productos para cada uno de los productos o servicios de su negocio. Cree un listado para cada artículo navegando hasta el botón de «añadir producto» o un comando similar en la interfaz de su TPV. Puede introducir información como el nombre del producto, el código de barras o el SKU, la descripción del producto y su coste. La mayoría de los sistemas de TPV también le permiten subir una foto de cada producto para ayudarle a diferenciar productos similares. Por ejemplo, si tiene múltiples variedades de la misma funda de teléfono, puede incluir una foto con cada descripción para una rápida referencia.
Cada producto se sincroniza con la aplicación web del sistema POS. No todos los sistemas de TPV tienen integración web, pero muchos pueden integrarse fácilmente con su sitio de comercio electrónico para mostrar sus productos en línea y en la tienda. La mayoría de los sistemas de TPV también ofrecen una opción para eliminar, editar o borrar artículos. Algunos sistemas de TPV también envían notificaciones cuando las existencias de los artículos se están agotando, para que pueda reponer el suministro y optimizar sus oportunidades de venta.
3. Introduzca los usuarios y los permisos
Con los productos y servicios introducidos, puede añadir usuarios y controlar los permisos de todos los que utilizan el sistema POS. Por ejemplo, puede querer que sólo los gerentes tengan acceso a las funciones de informes de análisis del sistema POS. Navegue hasta el botón de comando «personal» o «usuario» en la interfaz de su TPV y comience a introducir las credenciales del usuario. Incluya el nombre, el cargo y cualquier otra información que el sistema POS requiera para los usuarios. También puede incluir cosas como los números de identificación de los empleados o los turnos programados. Los usuarios suelen tener también permisos específicos, que a menudo puede controlar desde la misma interfaz.
Limite sus permisos a sólo unos pocos usuarios para las funciones de TPV de nivel superior, como la gestión y el seguimiento del efectivo, los informes de análisis o la gestión del inventario. Al limitar el número de personas que tienen acceso a la información sensible, puede aumentar la eficacia de su software de TPV y mantener la información de su empresa segura.
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4. Configurar los métodos de pago
La mayoría de los sistemas de TPV aceptan las principales tarjetas de crédito, dinero en efectivo y algunos métodos de pago modernos como criptomonedas, pagos sin contacto y pagos web. Después de introducir sus usuarios y productos, puede configurar sus métodos de pago navegando hasta el botón de comando «métodos de pago» en la interfaz de su TPV. Aquí es donde puede añadir, eliminar o editar diferentes métodos de pago. Consulte el manual del software de TPV para obtener más información sobre los métodos de pago que puede aceptar su sistema.
La capacidad de aceptar varios métodos de pago puede dar a su negocio una ventaja competitiva en el mercado, ya que más clientes podrían utilizar su tienda porque acepta su método de pago preferido. Puede ser útil pedir la opinión de sus clientes sobre los métodos de pago que utilizan. Esto puede ayudarte a determinar cuáles incluir y también puede ayudarte a reforzar la relación entre el negocio y los clientes.
5. Integrar con la contabilidad u otro software empresarial
Muchos sistemas de TPV modernos se integran con el software de contabilidad, el software de gestión de inventario y otras herramientas de gestión empresarial. Esta característica única hace que los sistemas de TPV sean una de las mejores herramientas para las tiendas minoristas y otros negocios, porque ayuda a combinar el software y a controlar el flujo de información en toda la empresa. Por ejemplo, una empresa que utiliza un software de contabilidad puede ahorrar tiempo y dinero utilizando un sistema de TPV que envíe automáticamente los datos financieros al software. Esto reduce la necesidad de introducir datos manualmente y puede mejorar la precisión de la información financiera de la empresa.
Navegue hasta el botón de comando «configuración» del sistema POS y busque los botones que dicen «otro software,» «integración de software» o «conectar con otro programa.» Si su software es compatible con el sistema POS, debería aparecer en la interfaz del sistema y permitirle conectarse. Algunos programas requieren pasos adicionales para conectarse con los sistemas de TPV, por lo que es posible que tenga que hacer una investigación adicional sobre los programas específicos.