La planificación de eventos es una profesión dinámica y en constante cambio que resulta gratificante para aquellos que buscan una carrera gratificante. Tener un título o adquirir la experiencia pertinente te ayudará a iniciarte en la planificación de eventos, una profesión dinámica y en constante cambio.
En este artículo, hablaremos de cómo convertirse en planificador de eventos, qué esperar de esta carrera y qué habilidades necesitarás para tener éxito.
¿Qué hace un planificador de eventos?
Un planificador de eventos organiza y coordina eventos para sus empleadores o clientes. Algunos planificadores de eventos organizan una variedad de eventos diferentes, mientras que otros se especializan en un tipo concreto de planificación de eventos, como la planificación de bodas o la planificación de eventos corporativos. Las responsabilidades varían en función del empleador y la especialidad del planificador de eventos, pero suelen incluir:
- Reunirse con los clientes: Los planificadores de eventos se reúnen con sus clientes para determinar las necesidades del evento, incluyendo el objetivo, la fecha y la hora previstas, el catering y el presupuesto. También pueden reunirse varias veces antes del evento para discutir el progreso de la planificación.
- Comunicarse con los proveedores y las sedes: Los planificadores de eventos buscan proveedores y lugares de celebración adecuados y se comunican con ellos para asegurarse de que sus productos o servicios se pueden conseguir en el momento y al precio adecuados. También pueden ver y probar productos para determinar su idoneidad.
- Crear presupuestos de eventos: Los planificadores de eventos elaboran presupuestos detallados para sus empleadores o clientes. Estos presupuestos deben aprobarse al principio del proceso de planificación.
- Realización de controles previos al evento: El día del evento, los planificadores visitan el lugar antes de que lleguen los asistentes para asegurarse de que todos los detalles son correctos. Si hay algún problema, lo resuelven antes de que empiece el evento.
- Coordinación de eventos: Los planificadores de eventos también coordinan sus eventos para garantizar que se desarrollen sin problemas. Supervisan a los empleados y contratistas para asegurarse de que cumplen con sus obligaciones, ayudan a que el evento se desarrolle según lo previsto y se ponen en contacto con sus clientes o empleadores para garantizar su satisfacción.
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1. Cómo convertirse en planificador de eventos
Puedes convertirte en planificador de eventos si obtienes una licenciatura relevante o adquieres la experiencia adecuada en el sector de los servicios. Aunque muchos planificadores de eventos no asistieron a la universidad, el aumento de la competencia en este campo ha animado a más aspirantes a planificadores a obtener títulos. Siga estos pasos para tener la mejor oportunidad de convertirse en un planificador de eventos de éxito.
1. Obtener una licenciatura's
La obtención de una licenciatura en gestión de reuniones y eventos o en una disciplina relacionada, como la gestión de la hostelería, las relaciones públicas o el marketing, te permitirá trabajar como redactor de eventos para una gran variedad de empresas. Mientras que algunas empresas no tienen un requisito mínimo de formación para sus planificadores de eventos, otras exigen que sus planificadores de eventos sean licenciados.
Su programa de grado le enseñará una variedad de habilidades que le ayudarán a trabajar como planificador de eventos. Estas incluyen:
- Venta y patrocinio de eventos
- Gestión de recursos humanos
- Gestión de relaciones
- Negociación de acuerdos
- Contabilidad
- Conocimientos informáticos de negocios y eventos
2. Ganar experiencia práctica
Adquirir experiencia práctica mientras estudias puede darte una ventaja competitiva sobre otros candidatos a un puesto de trabajo después de graduarte. Algunas titulaciones relevantes tienen programas de prácticas que ofrecen a los aspirantes a planificadores de eventos experiencia práctica trabajando en un entorno de planificación de eventos. Gracias a las prácticas, aprenderás más sobre el proceso de planificación de eventos y harás valiosos contactos.
El voluntariado es otra forma de adquirir experiencia práctica en la planificación de eventos antes de dedicarse a la carrera a tiempo completo. Considera la posibilidad de trabajar como voluntario en una organización sin ánimo de lucro que coordine eventos benéficos o en una empresa local de organización de fiestas y eventos. Los festivales de música, los eventos deportivos y las galas de comedia suelen requerir voluntarios.
3. Prepara tu currículum y tu portafolio
Una vez que hayas completado tu formación y adquirido cierta experiencia práctica, ya sea a través de unas prácticas, un voluntariado o ambas cosas, crea tu currículum. En él debes destacar tus logros educativos, tu experiencia en la planificación de eventos y las habilidades que te hacen idóneo para un puesto de planificación de eventos. Incluye las palabras clave que veas en las ofertas de trabajo de planificación de eventos para alinear tus cualificaciones con las necesidades de tu posible nuevo empleador.
Si tienes una amplia experiencia en la planificación de eventos, puede ser útil que empieces a reunir tu portafolio. Esta es una herramienta común que los planificadores de eventos utilizan para conseguir trabajo. Tu portafolio debe incluir fotografías, testimonios, materiales de marketing y cobertura de los medios de comunicación de cualquier evento en el que hayas tenido un papel clave en la organización.
4. Solicitar puestos de planificación de eventos
Utiliza tu currículum y tu portafolio, si lo tienes, y presenta tu candidatura a los puestos vacantes de planificación de eventos. Revisa la lista de requisitos y preferencias para asegurarte de que eres un buen candidato para cada puesto. Adjunta una carta de presentación personalizada para cada puesto que solicites en la que destaques por qué crees que eres el candidato adecuado para el mismo.
Después de trabajar como planificador de eventos durante algún tiempo, puede decidir iniciar su propio negocio de planificación de eventos. Después de adquirir experiencia a tiempo completo en el campo, también puedes obtener una certificación del Consejo de la Industria de Eventos para mostrar a los clientes tu dedicación a la planificación de eventos.
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Habilidades para planificadores de eventos
Los planificadores de eventos utilizan una variedad de habilidades para asegurar que sus eventos sean emocionantes, bien organizados y exitosos. Las empresas de planificación de eventos y otras empresas que contratan planificadores de eventos buscan candidatos con las siguientes habilidades:
- Organización: La planificación de un evento requiere la coordinación de varios componentes diferentes a la vez, por lo que una buena organización es esencial.
- Atención al detalle: Los planificadores de eventos deben prestar atención a los detalles para garantizar que sus eventos satisfagan los requisitos de sus clientes y empleadores y que no se pase por alto ningún elemento del evento.
- 2. Comunicación: Los planificadores de eventos pasan gran parte de su tiempo comunicándose con clientes, empleadores, proveedores, asistentes al evento y otras partes relevantes. Dependen de sus habilidades de comunicación para entender los requisitos de cada cliente o empleador y comunicar su visión a los demás.
- Creatividad: Los planificadores de eventos utilizan su creatividad para desarrollar eventos que sean atractivos y memorables.
- Resolución de problemas: Cuando las condiciones meteorológicas cambian, los presupuestos son limitados y surgen otros retos, los planificadores de eventos utilizan su capacidad de resolución de problemas para encontrar las mejores soluciones.
- Elaborar un presupuesto: Los planificadores de eventos de éxito saben cómo montar eventos excelentes con un presupuesto. También saben cómo presupuestar su tiempo para asegurarse de que todas las partes de sus eventos tengan éxito.
- Negociación: Los planificadores de eventos utilizan sus excelentes habilidades de negociación para conseguir a sus empleadores y clientes los productos y servicios de mayor calidad al menor precio.