Son muchas las tareas que realizan las secretarias para mantener el buen funcionamiento de una oficina. En este artículo, analizamos los seis pasos que puedes dar para convertirte en secretaria. Los trabajos de secretaria son excelentes puestos de entrada, lo que los convierte en un buen punto de partida para tu carrera.
¿Qué hace una secretaria?
Una secretaria es una persona encargada de las tareas administrativas de una organización. Estas funciones varían de un empleador a otro, pero pueden incluir tareas como:
- Contestar al teléfono
- Programar reuniones
- Organizar entrevistas
- Incorporación de nuevos empleados
- Preparar los preparativos de los viajes
- Pedir material de oficina
- Pasar a máquina informes o notas
- Introducción de datos
- Mantenimiento del sitio web
- Responder a correos electrónicos
Además de las funciones básicas de oficina, algunas secretarias realizan tareas más avanzadas si están en industrias como la medicina o el derecho. Las secretarias suelen ser el primer punto de contacto entre una organización y sus clientes o pacientes, lo que las convierte en una parte esencial del equipo.
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Cómo convertirse en secretario
Para convertirse en secretario, hay que seguir los seis pasos que se indican a continuación:
1. Realice cursos relacionados
Mientras aún estás en la escuela secundaria, toma cursos que te ayudarán a convertirte en una secretaria. Estos cursos incluyen el procesamiento de textos, la autoedición, la escritura, la oratoria y todo lo relacionado con lo esencial de los negocios.
2. Obtener un título de bachillerato
La mayoría de los puestos de secretario requieren un título de secundaria o equivalente. Si no tienes un título de bachillerato, considera hacer el GED. Los exámenes GED, o de Desarrollo Educativo General, se utilizan para demostrar que tienes un nivel de educación secundaria.
3. Investiga diferentes campos
Antes de solicitar un puesto de secretaria, deberías investigar los diferentes tipos de campos que utilizan secretarias. La razón es que algunos campos, como el médico y el jurídico, requieren que las secretarias tengan una formación adicional. Si aprendes lo que se exige a los distintos tipos de secretarias, podrás saber a qué tipo de trabajos deberías optar en función de tus habilidades y experiencia.
4. Realiza unas prácticas
Trabajar como becario puede ayudarte a entender mejor el papel de una secretaria. Por ejemplo, un becario que trabaje en la oficina de una pequeña empresa podrá observar lo que hace una secretaria a diario. También se le puede pedir que ayude a la secretaria, lo que le dará experiencia en el trabajo. Trabajando como becario puede descubrir dónde podría querer trabajar como secretario y mejorar su currículum añadiendo experiencia laboral relacionada.
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5. Construir un curriculum vitae
Para solicitar un puesto de secretario, normalmente necesitarás un currículum. En tu currículum, incluye tu formación, experiencia laboral y habilidades. Algunas de las habilidades que debes incluir en tu currículum son:
- Organizado
- Gestor eficaz del tiempo
- Comunicación escrita y oral
- Procesamiento de textos
- Edición de escritorio
- Confiable
Si has realizado cursos específicos relacionados con la gestión de oficinas, ya sea en el instituto o a través de una universidad, indícalos en tu currículum. En la sección de tu experiencia laboral, habla de las tareas específicas que hayas realizado en el pasado y que estén relacionadas con el trabajo de secretaría. Por ejemplo, si te ofreciste como voluntaria para atender los teléfonos de una organización benéfica u organizaste un evento para una escuela.
6. Solicitar puestos de secretaria
La forma más fácil de encontrar puestos de secretario disponibles en su zona es buscar en Internet. Cuando busque entre los puestos vacantes, lea atentamente la descripción. Averigua qué tipo de experiencia, formación y habilidades busca el empleador. Si crees que encajas en ese puesto, comienza el proceso de solicitud.
A la hora de presentar la solicitud, es conveniente ajustar la solicitud y el currículum vitae en función del puesto específico. Por ejemplo, puedes editar la declaración de objetivos de tu currículum para mencionar el nombre de la empresa, o puedes incluir diferentes experiencias laborales en función del ámbito del puesto.
2. ¿Cuál es el salario medio de un secretario?
El salario medio nacional de un secretario es de 32.841 dólares al año. La remuneración depende en gran medida del tipo de organización, los años de experiencia previa y el conjunto de habilidades de la secretaria.
Habilidades que necesitan los secretarios
A continuación se detallan algunas de las habilidades básicas que la mayoría de las organizaciones exigen a sus secretarias:
Contabilidad
La contabilidad es el proceso de registrar las transacciones financieras de una organización. Algunas secretarias deben introducir datos sobre las transacciones financieras en hojas de cálculo, bases de datos o registrar la información a mano. Las secretarias responsables de la contabilidad deben tener al menos conocimientos básicos de matemáticas e informática.
Comunicación
Las secretarias interactúan frecuentemente con otras personas durante su trabajo, tanto a través de la comunicación escrita como verbal. Interactuar con los clientes, programar viajes, hacer anuncios en la oficina y responder a los correos electrónicos en nombre de la empresa o del gerente son solo algunas de las tareas comunes de las secretarias que requieren fuertes habilidades de comunicación.
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Gestión de la oficina
La gestión de la oficina incluye asegurarse de que la oficina funcione eficazmente en el día a día. Muchas secretarias se encargan de asegurarse de que los compañeros de la oficina tienen todo lo que necesitan para llevar a cabo sus tareas. Algunas de las tareas más comunes dentro de la gestión de oficinas son:
- Pedir suministros
- Programar eventos y reuniones
- Reservar alojamientos y transportes
- Cómo concertar entrevistas
- Aplicar y administrar los procedimientos de la oficina
Organización
La organización es la capacidad de mantener un registro de la información vital y desarrollar un sistema que permita su rápida recuperación. Las secretarias necesitan una gran capacidad de organización, ya que coordinan muchas funciones de la oficina, como las reuniones y el material de oficina.
Redacción de informes
La redacción de informes consiste en recopilar información y elaborar un documento escrito basado en ella. A veces se pide a los secretarios que tomen notas en las reuniones y proporcionen copias de las mismas a los asistentes después. Otras veces tienen que resumir acontecimientos recientes de la organización, como las cifras de ventas recientes o los hitos de la empresa. Las secretarias saben qué información es relevante para el informe y son capaces de presentarla claramente por escrito.
Gestión del tiempo
Una de las principales funciones de las secretarias es la gestión del tiempo en una oficina. Por ello, las secretarias tienen una gran capacidad de gestión del tiempo. Llegan al trabajo con puntualidad, conocen la hora de todas las reuniones y se aseguran de que todas sus tareas se completen antes de una fecha límite. Las secretarias también coordinan las reuniones entre compañeros de trabajo, lo que significa que también son capaces de gestionar el tiempo de los demás.
Procesamiento de textos
En la actualidad, gran parte del trabajo de secretaría se realiza en un ordenador. La mayoría de las secretarias tienen grandes habilidades de procesamiento de textos, lo que les permite escribir y producir documentos rápidamente. Esto incluye responder a correos electrónicos, enviar memorandos y elaborar documentos en nombre de la empresa. Las secretarias tienen grandes conocimientos de mecanografía y pueden utilizar las herramientas de procesamiento de textos más populares.