Cuando se acercan los plazos importantes en el trabajo, adoptar un enfoque serio para completar el trabajo es fundamental para el éxito. Como líder de un equipo, usted hace hincapié en la importancia de completar las tareas con rapidez, al tiempo que proporciona a su equipo el apoyo que necesita. Si sabe cómo crear una sensación de urgencia sin estresar a los miembros de su equipo, puede ayudar a sus colegas a alcanzar el éxito.
En este artículo, explicamos las ventajas de dar prioridad a la rapidez en la entrega y compartimos técnicas para desarrollar un sano sentimiento de urgencia en su equipo.
¿Por qué es importante crear un sentido de urgencia?
Mantener cierto nivel de urgencia en su equipo tiene numerosas ventajas para la productividad y la moral. Aunque cada equipo tiene su propia cultura, ritmo y prioridades, tener cierto grado de urgencia es fundamental para hacer las cosas y progresar como grupo. Algunas de las principales ventajas de mantener la urgencia en el lugar de trabajo son
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Cumplimiento de plazos: Cuando todos los miembros de un equipo tienen un sentido interno de motivación y urgencia, es más fácil cumplir y superar los plazos de entrega.
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Planificar con antelación: Tener una cultura de la urgencia le permite programar su tiempo y hacer planes a largo plazo para los proyectos.
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Impulsar la productividad: Al desarrollar patrones de comportamiento urgente, se mejora la productividad y se es más eficiente en la realización de las tareas.
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Mejora de la resolución de problemas: Un fuerte sentido de la urgencia le permite identificar rápidamente los posibles problemas, dándole más tiempo para desarrollar soluciones.
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Establecer una reputación: Ser capaz de responder con prontitud a los clientes y entregar contenidos rápidamente es importante para crear una reputación positiva en su sector.
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Cómo crear una sensación de urgencia sin estresar a los miembros del equipo
Desarrollar la urgencia como un valor de equipo, evitando al mismo tiempo el estrés innecesario, es la clave de un entorno laboral equilibrado. He aquí algunas formas de promover la urgencia positiva para su equipo:
1. Centrarse en una cultura de la urgencia en lugar de los plazos
Comience a priorizar la urgencia antes de tener una necesidad directa de presentar inmediatamente los resultados. Al crear una cultura de equipo en la que todo el mundo valora el cumplimiento de los plazos y la respuesta a las situaciones con prontitud, puede poner menos tensión en la preocupación por los plazos y proyectos específicos. Sea coherente sobre cómo valora la productividad, la comunicación y el cumplimiento de los objetivos en lugar de centrarse únicamente en los plazos críticos.
2. Establezca sus razones de urgencia
Asegúrese de que todos entienden por qué la urgencia es un valor fundamental en su equipo. Mantenga conversaciones abiertas sobre la importancia de tener una mentalidad urgente. Cuando surjan proyectos especialmente importantes, sea directo y honesto con sus colegas sobre la necesidad de trabajar juntos y compartir la responsabilidad de cumplir las expectativas profesionales. Si te aseguras de que todo el mundo tiene las mismas expectativas, darás a tu equipo las máximas posibilidades de éxito.
3. 1. Explicar los resultados positivos para trabajar en el futuro
Para cada proyecto, describa los beneficios positivos que cada miembro del equipo puede recibir al trabajar con una mentalidad urgente. Explique tanto los beneficios grupales como las recompensas individuales para fomentar la motivación personalizada de todos los miembros del equipo. Mantener los contratos con los clientes, cumplir los objetivos de rendimiento y obtener bonificaciones son grandes incentivos para actuar con urgencia. También puedes mencionar las consecuencias de retrasarse en los plazos, pero recuerda equilibrar esta información con un refuerzo positivo.
4. Actuar con intención
Modele el comportamiento que quiere ver en su equipo y exíjase a sí mismo los mismos estándares de entrega rápida de trabajo. Trabaja en función de los objetivos de los proyectos, responde a los correos electrónicos con rapidez y presenta siempre tu trabajo antes de las fechas límite. Es más fácil animar a su equipo a tomarse en serio su productividad cuando ven que usted mantiene esos valores en su comportamiento diario.
5. 3. Celebrar los progresos realizados
Cuando su equipo cumpla o supere los plazos, proporcione afirmaciones positivas y celebre su éxito. Ofrecer incentivos para seguir un horario es una gran manera de crear hábitos positivos y hacer de la urgencia un aspecto positivo del lugar de trabajo. Enviar un bonito correo electrónico o compartir pequeñas recompensas puede suponer una inyección de moral para todo el equipo y animar a que continúe el impulso de la urgencia.
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6. Establecer objetivos de estiramiento
Una vez que haya establecido los plazos iniciales para los proyectos y los entregables, establezca objetivos más ambiciosos para animar a su equipo a completar sus tareas con tiempo extra. Por ejemplo, si un proyecto debe entregarse un viernes, sugiera que todos se propongan entregar sus tareas el martes.
Si alguien intenta cumplir el objetivo del martes pero descubre problemas o necesita más tiempo, todavía tiene tres días más para solucionar los problemas y revisar su trabajo. Los objetivos de estiramiento también dan a los miembros de su equipo la oportunidad de ajustar sus prioridades en función de su carga de trabajo, manteniendo al mismo tiempo un sano sentido de la urgencia.
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7. Sea claro en cuanto a los plazos
Establezca expectativas claras con su equipo sobre el calendario de plazos y envíe recordatorios periódicos. Eliminar la confusión sobre la fecha de entrega de los proyectos puede ayudar a reducir el estrés laboral, a la vez que se subraya la importancia de mantener un calendario y gestionar el tiempo adecuadamente. Coloca los plazos importantes en un lugar destacado que todos puedan ver para que sirva de recordatorio pasivo para trabajar en los próximos proyectos.
8. Evaluar los KPI durante las revisiones
Cuando se reúna con los miembros del equipo para hablar de su progreso, revise sus indicadores clave de rendimiento para buscar cualquier área de mejora. Observar las métricas medibles puede ayudarle a determinar si es probable que cumplan su plazo o si pueden necesitar apoyo adicional. Ser realista con los KPI puede motivar a cada miembro del equipo a mantener o aumentar su ritmo para alcanzar sus objetivos a tiempo.
9. Esté disponible para recibir apoyo
Demuestra la importancia de trabajar duro y a un ritmo constante, a la vez que fomentas un ambiente de trabajo saludable ofreciendo tu apoyo regularmente. Cada vez que recuerde a los miembros de su equipo un plazo de entrega o les pida que aumenten el ritmo, explique que usted' está disponible para ayudar. Facilite el acceso a los recursos, comparta sus estrategias para completar las tareas y anime a los miembros de su equipo cuando lo estén pasando mal.
10. Priorizar la eficiencia durante las reuniones
Una buena forma de mostrar la importancia de la urgencia es respetando el tiempo de todos durante las reuniones y los eventos en el lugar de trabajo. Convoque reuniones sólo para los temas esenciales y cree un orden del día minucioso para utilizar el tiempo de forma eficiente. Al centrarse en los temas prioritarios durante las reuniones, demuestra a su equipo que valora su tiempo y que quiere que utilicen su jornada laboral para dar prioridad a las tareas urgentes. Esto les anima a gestionar adecuadamente su agenda de trabajo y también les da tiempo extra para presentar los proyectos con antelación.
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11. Haga un seguimiento suave
Cuando se acerquen los plazos, haga un seguimiento con su equipo de forma amable y comprensiva. Ser comprensivo y empático con la carga de trabajo de cada uno puede animar de forma positiva. Si ve que un miembro del equipo se está retrasando en un plazo, acérquese a él con apoyo y soluciones. Sea firme con los plazos serios, pero empiece por hacer un seguimiento proactivo antes de que lleguen los plazos importantes.
12. Deconstruya las causas del incumplimiento de los plazos
Cuando los miembros de su equipo incumplan los plazos, reúnase con ellos para determinar la causa del problema y trabaje para evitarlo en el futuro. Abordar directamente la causa del problema demuestra que usted está comprometido con el desarrollo de una cultura de urgencia saludable y sostenible. También ayuda a su equipo a entender que tienen el apoyo y los recursos que necesitan para mantener un ritmo rápido sin experimentar el agotamiento laboral.