Cómo crear un grupo de correo electrónico en Gmail en 5 pasos

Los grupos de correo electrónico empresarial de Gmail pueden ayudarte a gestionar varios contactos si utilizas Gmail. Las etiquetas, también conocidas como grupos de correo electrónico de Gmail, pueden ayudarte a clasificar a los destinatarios en función de tus necesidades empresariales y a enviar correos electrónicos a varias personas a la vez.

En este artículo, explicamos cómo crear un grupo de correo electrónico en Gmail, consejos para gestionar estos grupos y las ventajas de utilizar una herramienta de grupos de correo electrónico.

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¿Qué es un grupo de correo electrónico en Gmail?

Un grupo de correo electrónico, también conocido como lista de correo o grupo de contactos, es un conjunto de dos o más direcciones de correo electrónico individuales conectadas entre sí. Los grupos permiten distribuir rápidamente correos electrónicos a un gran número de personas o clasificar las listas de correo por divisiones de departamento dentro de la empresa. Todos los contactos de un grupo reciben el mismo mensaje cuando se envía un correo electrónico.

Cómo crear un grupo de correo electrónico

Estos son algunos pasos sencillos para crear tu primer grupo en Gmail:

1. Cree su lista de contactos

El primer paso es establecer la lista de contactos guardados. Haz una lista de las direcciones de correo electrónico individuales que forman tu lista de grupo. Crea un nuevo contacto para cualquier persona que no esté ya en tus contactos guardados haciendo clic en el icono de Contactos, en la barra lateral derecha de tu pantalla de Gmail. Es posible que tengas que hacer clic en el icono emergente para abrir los contactos en una nueva pestaña. Haz clic en el botón que dice C rear contacto. Introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y cualquier otra información relevante, como el número de teléfono o la empresa. Repita este paso para todos los contactos no guardados.

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2. Elija un nombre para su etiqueta de grupo

En la barra lateral izquierda de la pantalla de contactos, haga clic en Crear etiqueta. Utilice un nombre para su etiqueta que identifique fácilmente a su grupo, como proveedores de madera dura, especialistas en investigación o equipo de marketing. Guarde la etiqueta para establecer el grupo.

3. Añadir contactos a su grupo

Ahora es el momento de añadir sus contactos al grupo. Seleccione un contacto de su lista de contactos. Haga clic en la elipsis vertical, o en el menú kebab, para ver Más acciones. Bajo la opción de Cambiar etiquetas, busca el nombre de tu grupo recién creado. Haz clic en él, y debería aparecer una marca de verificación, lo que significa su adición al grupo. Repite este paso para añadir todos los contactos que forman tu lista de grupos.

4. Gestionar su grupo

Una vez que añadas contactos a tu grupo, podrás acceder a él desde la barra lateral izquierda de la pantalla de Contactos. Todos los grupos creados aparecen en el menú desplegable Etiquetas. Haz clic en tu grupo para realizar tareas de gestión del grupo, como eliminar contactos, fusionar etiquetas, añadir etiquetas o enviar un correo electrónico de grupo.

5. Enviar un correo electrónico de grupo

Para enviar un correo electrónico de grupo, cierra la pantalla de Contactos y vuelve a la pantalla principal de Gmail. Haz clic en Redactar para crear un nuevo mensaje. Hay dos maneras de añadir tu grupo de correo electrónico al mensaje. Puedes empezar introduciendo el nombre de tu etiqueta en la línea Para. A continuación, el nombre de tu grupo aparece como sugerencia y todas las direcciones de correo electrónico se rellenan automáticamente. O bien, puedes hacer clic en Para, y en la ventana emergente que aparece, hacer clic en Mis contactos. Selecciona tu etiqueta de la lista. Por último, redacte su correo electrónico y, tras el envío, todos los contactos recibirán el mensaje.

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Consejos para gestionar tus grupos de Gmail

Estas son algunas de las mejores prácticas para gestionar los grupos de Gmail de forma eficaz:

Sea específico

Asegúrese de ser específico con su denominación y categorización. Podrá identificar y enviar rápidamente correos electrónicos a su grupo etiquetando con claridad. Por ejemplo, si está categorizando a los clientes de una tienda de música, podría crear tres grupos: Todos los clientes, Clientes de vinilos y Clientes de instrumentos. Esto puede ayudar a dirigir campañas de marketing específicas.

Actualice sus listas

Como es sencillo añadir y eliminar personas de los grupos de Gmail, asegúrate de mantenerlos actualizados. Por ejemplo, si tienes un grupo dedicado a tu personal, recuerda añadir o eliminar los correos electrónicos de los trabajadores del equipo cuando contrates a gente o se vayan. Mantener tu lista actualizada asegura una audiencia adecuada.

Aprovechar el uso de múltiples etiquetas

Cada uno de tus contactos de Gmail puede tener varias etiquetas, por lo que debes utilizarlas para enviar todas las comunicaciones de forma eficaz. Por ejemplo, un responsable de relaciones públicas puede beneficiarse de formar parte de los grupos de correo electrónico de redacción, marketing y redes sociales. En tu empresa, puedes tener subcomités dentro de tu departamento o proyectos que podrían beneficiarse de varias etiquetas.

Utilizar etiquetas para el marketing

Si utiliza anuncios o marketing dirigidos, puede utilizar etiquetas para hacer un seguimiento de los clientes existentes o potenciales. Por ejemplo, puede crear un grupo de interés de personas que hayan hecho clic en el anuncio de su sitio web y enviarles información adicional con ofertas o descuentos. Del mismo modo, puede crear grupos para las personas que aún no han interactuado con su contenido para saber que debe modificar sus técnicas de marketing.

Utiliza la herramienta CCO

En el caso de grupos grandes o de personas que no se conocen entre sí, puedes añadir la etiqueta del grupo en el campo CCO al redactar un correo electrónico. Si los asistentes a un evento son anónimos, o si estás protegiendo los datos de un cliente, esta es una forma eficaz de enviar un correo electrónico a varias personas sin revelar información individual. Por ejemplo, si envías una encuesta de satisfacción a 100 clientes, querrás proteger sus datos individuales.

Asociar los grupos de Gmail con otras herramientas.

La funcionalidad de los grupos de Gmail puede coordinarse con las aplicaciones de seguimiento del correo, de relación con el cliente o de intercambio de correo. Puedes compartir etiquetas fácilmente y aplicarlas a otras áreas de tu empresa, como el envío de correos electrónicos corporativos, la colaboración en tareas de equipo y la recopilación de información sobre el compromiso de los clientes, dependiendo de los complementos de Gmail que utilices. Por ejemplo, si tienes un equipo dedicado a encontrar un reemplazo del sistema, todos los correos electrónicos enviados a ese equipo pueden ser accesibles a través de un sitio de intercambio de archivos.

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Ventajas de crear un grupo de correo electrónico

Crear un grupo de correo electrónico en Gmail tiene varias ventajas:

  • Eficiencia: Puedes ahorrar tiempo y aumentar la productividad enviando un mensaje de grupo generalizado con la herramienta de etiquetas de Gmail. Todavía puedes enviar cualquier individualización del mensaje por separado, pero esto lleva mucho menos tiempo que enviar cada correo electrónico individualmente.
  • Organización: La herramienta de etiquetas le permite gestionar varios grupos al mismo tiempo. Siempre que nombre claramente sus etiquetas, podrá dirigir fácilmente qué grupos reciben qué comunicación.
  • Conveniencia: Un grupo de Gmail mantiene los contactos bajo las etiquetas que elijas hasta que los elimines. En lugar de gestionar listas sin conexión y recordar a quién debes enviar algo, la etiqueta mantiene esos datos.