Cómo crear un plan de comunicación eficaz con las partes interesadas

Una estrategia eficaz de comunicación con las partes interesadas le permite recibir comentarios de éstas sobre cualquier decisión que pueda afectarles. Independientemente de su posición en el equipo directivo, establecer un plan de comunicación con las partes interesadas puede ayudarle a aplicar prácticas eficaces de comunicación con ellas. La creación de dicho plan requiere investigación y práctica, pero puede ser una habilidad importante.

En este artículo, analizamos qué es un plan de comunicación con las partes interesadas, por qué es importante, cómo crear uno y un ejemplo que puede servir de guía.

¿Qué es un plan de comunicación con las partes interesadas?

La estrategia de comunicación con las partes interesadas de una organización es un método para conectar con ellas y medir su opinión sobre las iniciativas clave de la organización. Define con quién debe comunicarse la empresa, sobre qué debe comunicarse, cómo debe distribuirse y con qué frecuencia se hará, en términos generales. Los principales objetivos de un plan de comunicación con las partes interesadas son los siguientes

  • Ayudar a la organización a cumplir sus metas y alcanzar sus objetivos a largo plazo
  • Mantener o mejorar las relaciones con las personas que pueden influir en el éxito de la organización, también llamadas partes interesadas clave o público objetivo
  • Mejorar la eficacia de las operaciones de la empresa

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¿Por qué son importantes los planes de comunicación con las partes interesadas?

Los planes de comunicación con las partes interesadas son importantes por las siguientes razones:

  • Ayuda a la empresa a gestionar a los clientes y otras partes interesadas: Es importante que los posibles interesados en el proyecto estén bien informados de todos los objetivos e hitos, así como de cualquier cambio en el plan original. Mantener una buena comunicación e informarles constantemente sobre la evolución del proyecto puede mejorar significativamente la relación de la organización con ellos.
  • Ayuda a establecer y gestionar las expectativas del proyecto: Un plan de comunicación con las partes interesadas bien elaborado muestra a todas ellas lo que deben esperar en cuanto a fases del proyecto, calidad, fecha de entrega y otros aspectos importantes. Cuando estos elementos se comunican adecuadamente antes de que el proyecto esté en marcha, todos los implicados saben exactamente cuáles son sus responsabilidades.
  • Ayuda a la planificación general del proyecto: Contar con un plan de comunicación que especifique claramente cómo se entrega la información importante en cualquier etapa del proyecto y con qué frecuencia puede ayudar a que las diferentes partes interesadas estén bien informadas en cuanto a plazos, objetivos, presupuestos y otros elementos de un proyecto.

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Cómo crear un plan de comunicación con las partes interesadas

Considere la posibilidad de seguir estos pasos cuando intente crear un plan de comunicación con las partes interesadas:

1. 4. Identifique las partes interesadas del proyecto

El primer paso es determinar quiénes son las partes interesadas del proyecto, es decir, las personas que tienen un interés directo o indirecto en el proyecto o que pueden influir directa o indirectamente en él. Las partes interesadas exactas dependen de las características de cada proyecto, pero por regla general se dividen en dos categorías:

  • Los interesados internos: Aquellos que participan en la gestión y ejecución del proyecto, como el director del proyecto, los patrocinadores del proyecto y los empleados que tienen que completar el proyecto
  • Partes interesadas externas: Aquellos que no están relacionados con la empresa pero que tienen interés en el proyecto, como clientes, competidores, contratistas y organismos gubernamentales reguladores

2. Establezca sus objetivos

Este paso en la creación de un plan de comunicación eficaz con las partes interesadas es posiblemente el más importante. Esto se debe a que pretende establecer claramente todos los objetivos de comunicación que ayuden a la organización a cumplir sus metas. En general, cuanto más precisa sea la definición de lo que la organización necesita lograr y dónde debe estar en el futuro previsible, más eficaz será la comunicación de esta información a los interesados.

3. Establezca sus métodos de comunicación

Una vez que haya determinado qué necesita comunicar la organización y a quién debe enviar sus mensajes, es el momento de decidir los métodos exactos que utilizará para poner en práctica su plan. La forma más eficaz de determinar qué canal de comunicación es más efectivo es considerar quién es el destinatario y cuál es el mensaje que se compartiría.

Por ejemplo, cuando intente comunicarse con una parte interesada externa, puede utilizar un método de comunicación como el correo electrónico o un comunicado de prensa, mientras que si quiere enviar un mensaje al equipo encargado de la ejecución del proyecto, puede comunicarlo directamente o utilizar una sala de chat en línea, que permita a los miembros del equipo comunicarse entre sí, compartir actualizaciones y, en general, colaborar por el bien del proyecto.

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4. Utiliza los datos recopilados para crear tu plan de comunicación con las partes interesadas

Tras determinar quiénes son las partes interesadas del proyecto, cuáles son los objetivos del mismo y cuáles son los métodos de comunicación más eficaces con cada una de ellas, puede utilizar los datos recopilados para empezar a crear su plan de comunicación.

En primer lugar, debes dividir la comunicación por frecuencia y crear columnas para la comunicación diaria, semanal, mensual, trimestral, anual y ad hoc, u otra lista de frecuencias diferentes que tenga sentido para tu organización. A continuación, debes decidir con qué frecuencia necesitas comunicarte con cada grupo de interesados, qué canal de comunicación utilizarías para cada uno, el mensaje exacto que pretendes comunicar y cualquier otro detalle que pueda ser relevante para la comunicación.

5. Asigne un responsable del plan de comunicación

Una vez que el plan de comunicación esté listo, hay que asignar a un empleado para que lo gestione en adelante. A medida que cambian los distintos elementos internos y externos del proyecto, el responsable del plan de comunicación debe evaluar los cambios y modificar el plan en consecuencia. Dependiendo del tamaño y la complejidad del plan de comunicación, puede asignar varios propietarios, cada uno de los cuales se encargará de un tipo de comunicación específico o de una parte interesada concreta.

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Ejemplo de plan de comunicación con las partes interesadas

Pink Horse Entertainment es una empresa de videojuegos que pretende lanzar un nuevo juego a finales del próximo año. Como el desarrollo del juego es un proyecto continuo, crean un plan de comunicación con las partes interesadas para mantener a todos los implicados informados sobre la evolución del proyecto.

El primer paso es identificar a los principales interesados, que son la base de fans de la empresa, los desarrolladores de juegos que trabajan en el proyecto y los patrocinadores del mismo. A continuación, la empresa establece sus objetivos de comunicación, que consisten en mantener a la base de fans informada sobre cómo avanza el desarrollo del juego a través de las páginas de las redes sociales, proporcionar a los desarrolladores de juegos los comentarios de los probadores de juegos sobre la funcionalidad del juego a través del chat interno y mantener a los patrocinadores informados sobre la capacidad de la empresa para entregar el juego dentro del plazo acordado a través del correo electrónico.

Un plan aproximado de comunicación con las partes interesadas sería el siguiente

  • *Semanal: Dar a los desarrolladores actualizaciones basadas en los comentarios de los probadores del juego.*
  • *Mensual : Informar a los fans de cómo avanza la producción y ofrecerles pequeños adelantos.*
  • *Cuatrimestral: Ofrecer a los patrocinadores una evaluación recalculada de la capacidad de la empresa para entregar el juego al editor antes del plazo acordado.*