Mantener la comunicación entre todas las partes es una de las tareas más cruciales para un director de proyecto. Un plan de comunicación puede ayudar a los miembros del equipo y a los clientes a elegir los métodos más adecuados para intercambiar información en los canales apropiados. También puede ayudar a mantener el proyecto en marcha y fomentar la productividad.
En este artículo, explicaremos qué es un plan de comunicación de gestión de proyectos, cómo crear uno y proporcionaremos un ejemplo.
¿Qué es un plan de comunicación para la gestión de proyectos?
Disponer de un plan de comunicación para la gestión de proyectos es fundamental para proporcionar la información correcta a las personas adecuadas. Un plan de comunicación define quién debe recibir qué información y cómo debe recibirla. Permite que todas las partes interesadas trabajen juntas de forma más eficaz. El plan de comunicación para la gestión de proyectos puede enviarse a las partes interesadas por correo electrónico o guardarse en los documentos del plan del proyecto para que todos puedan acceder a él.
Cómo crear un plan de comunicación formal para la gestión de proyectos
Un plan de comunicación formal ayudará a todos los implicados a comunicarse de forma más eficaz. A continuación se indican los siete pasos que puede seguir para crear un plan que funcione para su proyecto:
1. Identificar a las partes interesadas
Lo primero que hay que hacer es identificar a las partes interesadas en el proyecto. Las partes interesadas son cualquier persona involucrada en el proyecto que necesita formar parte de la comunicación. Pueden ser los jefes de equipo, los miembros del equipo, los clientes y el servicio de atención al cliente. Elabore una lista de todos los implicados para saber con quién debe compartirse el plan;
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2. Definir los medios
El segundo paso es definir los medios que utilizará para comunicarse. Se trata de los canales o métodos que utilizará para compartir información y ponerse al día. Debe enumerar todas las formas en las que las partes interesadas pueden comunicarse entre sí. Algunas posibilidades son:
- Correo electrónico
- Mensajes de texto
- Llamadas telefónicas
- Aplicaciones de mensajería
- Reuniones
- Videoconferencias
A medida que vaya definiendo los medios, escriba qué programas o aplicaciones específicas piensa utilizar. Por ejemplo, si su empresa utiliza una aplicación de mensajería en línea para comunicarse, incluya esta aplicación específica. También debes añadir qué partes interesadas deben utilizar qué medios. Por ejemplo, mientras que los miembros del equipo pueden enviarse mensajes en línea, usted podría necesitar reuniones más formales o llamadas telefónicas con sus clientes. Los mensajes de texto pueden ser apropiados en algunos casos, pero considerarse demasiado informales para otros;
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3. Recopilar información básica
Antes de empezar a crear el plan de comunicación de su proyecto, debe recopilar cierta información básica. Considere el objetivo de su proyecto. Si define claramente los objetivos y la visión de su proyecto de antemano, podrá crear un mejor plan de comunicación. Decida quién ejecutará y supervisará el plan de comunicación. Necesita a alguien que entienda el objetivo de este plan de comunicación y se asegure de que las partes interesadas lo siguen;
La recopilación de algunos datos básicos sobre su proyecto, su equipo y sus clientes facilitará el desarrollo de su plan. Es probable que ya conozca la mayor parte de esta información sobre su empresa, pero al escribirla hace más probable que estos datos influyan en su plan de comunicación y que no se deje nada en el tintero;
4. Establezca las directrices
Las directrices constituirán la base de su plan de comunicación, por lo que querrá dedicar algún tiempo a desarrollarlas. Algunas preguntas que puede hacerse al crear estas directrices son
- ¿Cómo deben los miembros del equipo hacerse preguntas rápidamente?
- ¿Cuál es la mejor forma de comunicación para las discusiones estratégicas a largo plazo?
- ¿Quién debe comunicarse con los clientes, cómo debe hacerlo y cuándo debe hacerlo?
- ¿Cómo podemos controlar o seguir el éxito de nuestro plan de comunicación?
- ¿Cuál’es la mejor manera de compartir documentos o colaborar en proyectos?
- ¿Con qué frecuencia deben comunicarse ciertos miembros del equipo?
Cuando cree las directrices, sea tan específico como pueda. Cuanto más claras sean las normas, más probable será que los interesados puedan seguirlas fácilmente;
5. Crear un plan real
Cree un documento definitivo con toda la información relativa a las partes interesadas y los métodos de comunicación. Describa cada proceso de comunicación y cómo manejarlo. Así, si un miembro del equipo no está seguro de cuál es la mejor manera de comunicarse con alguien, tendrá un documento de referencia;
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6. Comunicar el plan
Una vez que haya creado su plan, debe comunicarlo a los miembros de su equipo. Debe dedicar algún tiempo a revisar cada parte del mismo y a dar explicaciones sobre el proceso. Este es un buen momento para que los miembros de su equipo hagan preguntas o proporcionen cualquier comentario constructivo sobre el plan que ha creado. En el caso de los equipos grandes, considere la posibilidad de explicar el proceso a unos pocos jefes de equipo y, a continuación, deje que ellos entreguen la información a sus equipos para ahorrar tiempo.
7. Establecer un proceso de revisión
Una vez que empiece el proyecto, es posible que le resulte más fácil o más rápido utilizar diferentes métodos de comunicación. Disponer de un sistema que supervise el proceso de comunicación puede ayudarle a identificar las áreas de mejora. Para ello, debe asignar métricas que le muestren si su plan es un éxito. Por ejemplo, vea si puede reducir la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones cada semana o el número de correos electrónicos que reciben los jefes de equipo. Se trata de objetivos cuantificables que puedes medir y seguir a lo largo del tiempo;
Ejemplo de plan de comunicación para la gestión de proyectos
Este es un ejemplo sencillo de un posible plan de comunicación:
3. Tipo de comunicación
Miembros
Objetivo
Programar
Medio/canal
Reunión inicial
Todas las partes interesadas
Discutir los objetos del cliente y asignar las tareas
Al comienzo de cada nuevo proyecto
Videoconferencia
Inicio semanal
Equipo + Megan
Actualizar el estado de cada proyecto y hablar de los objetivos de la semana
Cada lunes por la mañana
Conferencia telefónica
Registro de clientes a mitad de camino
Clientes + Megan
Actualizar a los clientes sobre el estado de su proyecto
A mitad de cada proyecto
Llamada telefónica
Actualización del estado de los clientes
Cliente + Megan
Proporcione más actualizaciones menores sobre el proyecto
1/4 y 3/4 del camino de cada proyecto
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