Cómo crear un presupuesto de ventas eficaz (con consejos)

Un presupuesto de ventas completo puede ayudar a las empresas a prepararse para nuevas contrataciones, nuevos productos, fabricación adicional y otras actividades relacionadas con las ventas. Los presupuestos de ventas son una parte integral del funcionamiento de una empresa de éxito. Para desarrollar los presupuestos con eficacia, usted y su equipo deben entender primero sus diversos usos. Puede obtener una mejor comprensión de los presupuestos de ventas aprendiendo sobre ellos.

En este artículo, analizamos la definición y los usos de un presupuesto de ventas y ofrecemos una guía paso a paso para crear uno.

¿Qué es un presupuesto de ventas?

Un presupuesto de ventas es una estimación de la cantidad de ingresos por ventas que una empresa prevé recibir en un periodo de tiempo determinado. Las organizaciones prevén cuántas unidades de cada uno de sus productos y servicios venderán basándose en los datos de ventas y previsiones anteriores, las posibles variaciones de sus nuevos modelos de negocio y la demanda actual. Los presupuestos de ventas que estiman los ingresos anuales, trimestrales y mensuales se utilizan con frecuencia para ayudar en diversas funciones empresariales, como la producción, el abastecimiento y el marketing.

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Diferencias entre un presupuesto y una previsión

La diferencia fundamental entre los presupuestos y las previsiones tiene que ver con su finalidad. Los presupuestos ayudan a los gestores de empresas a planificar la actividad de ventas que se avecina mediante estimaciones de los ingresos por ventas en un periodo determinado, mientras que las previsiones' tienen un propósito más relacionado con el trazado preciso del crecimiento a lo largo de varios años. Se pueden presentar previsiones a posibles inversores para ayudarles a determinar si quieren invertir, pero los presupuestos suelen ser más bien de uso estratégico interno.

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¿Por qué las empresas utilizan los presupuestos de ventas?

Hay algunas razones comunes por las que las empresas utilizan los presupuestos de ventas:

Cálculo de otros presupuestos

Las empresas utilizan los presupuestos de ventas para preparar muchos de sus otros presupuestos, ya que la cantidad de ingresos que genera una empresa afecta a su capacidad de gasto en otras áreas, como el marketing, la mano de obra y la producción. Por ejemplo, si un equipo de ventas espera vender 5.000 unidades de un determinado producto en el próximo trimestre, su organización debe producir también al menos 5.000 unidades de ese producto, que es la base del presupuesto de producción. Además, si esperan que su actividad de ventas aumente en el próximo trimestre, una organización puede tener que aumentar su presupuesto de mano de obra para cumplir estos objetivos.

Determinar los objetivos de ventas

Tras determinar los ingresos por ventas que una empresa puede esperar en un plazo determinado, los directivos pueden utilizar esta información para ayudar a determinar e impulsar los objetivos de ventas. Por ejemplo, si el presupuesto de ventas para un mes es de 5.000 dólares y una empresa tiene cinco representantes de ventas, la dirección puede esperar que cada uno de ellos produzca 1.000 dólares de ingresos en el mes siguiente. Si los asociados de ventas superan sistemáticamente estos objetivos, los directivos pueden ajustar la cantidad de ingresos que esperan que produzca cada asociado.

Apoyo al lanzamiento de un nuevo producto

Si las organizaciones quieren lanzar nuevos productos, los equipos de ventas deben producir suficientes ingresos para permitir la producción, distribución y venta de esos productos. Los presupuestos de ventas pueden ayudar a determinar cuándo la empresa puede tener suficiente exceso de capital para lanzar el nuevo producto. Una vez que el nuevo producto produce ingresos, las organizaciones pueden utilizar los presupuestos de ventas para determinar mejor la cantidad de su nuevo producto a producir.

Cómo crear un presupuesto de ventas

A continuación se presenta un proceso paso a paso para crear un presupuesto de ventas:

1. Elegir el periodo de presupuesto ideal

Como las empresas pueden crear presupuestos de ventas para cualquier cantidad de tiempo, determinar el periodo de tiempo es el primer paso para hacer un presupuesto de ventas. Este periodo le ayudará a determinar la información que necesita reunir para hacer una predicción precisa. Cuanto más corto sea el período de tiempo que incluya en un presupuesto, más preciso será éste, pero cuanto más largo sea el período de tiempo que incluya puede permitirle predecir la actividad más adelante.

2. Recoja los precios de venta

A continuación, calcule el precio al que es probable que se vendan los productos y servicios en el periodo indicado. Puede calcular estas cifras observando los precios de venta actuales e incluyendo los aumentos o disminuciones de precio que puedan producirse durante el periodo cubierto en el presupuesto de ventas. Por ejemplo, si actualmente vendes un producto a 5 dólares pero dentro de un mes ese precio va a subir a 6 dólares, puedes incluir ambos puntos de precio dentro de un presupuesto trimestral.

3. Recopilar datos de ventas

Los datos históricos de ventas son un componente fundamental de los presupuestos de ventas precisos. Si está creando un presupuesto para el próximo trimestre, es posible que desee recopilar datos históricos de ventas del trimestre más reciente para garantizar la mayor relevancia de los datos recopilados. Puede haber fluctuaciones futuras en la actividad de ventas basadas en una serie de factores, pero estos datos crean una sólida base inicial de información necesaria para crear presupuestos de ventas precisos.

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4. Tenga en cuenta el tamaño de su equipo de ventas

La cantidad de empleados que tiene una empresa dentro de un departamento de ventas afecta directamente a la cantidad de ingresos por ventas que pueden esperar producir en un periodo de tiempo determinado. Si su equipo directivo va a contratar a más representantes de ventas en el transcurso de su presupuesto de ventas, puede esperar que los ingresos crezcan a partir de los datos históricos anteriores. Si tiene menos representantes que en el pasado, puede esperar que los ingresos por ventas disminuyan. Puede ser beneficioso tener en cuenta esta posible diferencia al calcular su presupuesto de ventas.

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5. Analice las diferencias de su modelo de negocio

Los datos históricos de ventas pueden no ser del todo precisos si su modelo de negocio ha cambiado recientemente. Por ejemplo, si su equipo ha introducido recientemente una nueva línea de productos o se ha expandido a un nuevo territorio, es probable que sus ingresos aumenten con respecto a los datos de ventas anteriores. Es importante tener en cuenta estas diferencias en el cálculo de su presupuesto de ventas.

6. Evaluar las perspectivas actuales

Las perspectivas actuales son ventas que pueden producirse en el futuro y pueden tener un gran impacto en los ingresos por ventas a corto plazo. Las empresas pueden analizar el porcentaje medio de prospectos que se convierten en una venta real para determinar mejor cuántos de sus prospectos actuales pueden generar ingresos para su organización. Por ejemplo, si su equipo normalmente convierte el 25% de los prospectos en clientes de pago, entonces es probable que los prospectos actuales también se conviertan en ese porcentaje.

Consejos para crear un presupuesto

He aquí algunos consejos útiles para crear un presupuesto de ventas eficaz:

  • Hable con su equipo. Los directores y representantes de ventas conocen de primera mano las condiciones actuales de las ventas en las organizaciones. Pueden aportar valiosos conocimientos relacionados con los aumentos previstos debido a los cambios en un modelo de negocio, los ingresos por ventas esperados de los clientes potenciales actuales y muchos de los demás aspectos necesarios para calcular un presupuesto de ventas preciso.
  • Hable con sus clientes. Muchos clientes, especialmente los de larga duración, suelen ser capaces de proporcionar estimaciones de cuánto piensan gastar en sus productos y servicios en el futuro. Pedir estas estimaciones puede proporcionar representaciones más precisas de la actividad de ventas dentro del período de su presupuesto.
  • Sé realista. Su equipo puede desarrollar mejor los presupuestos precisos siendo honesto y realista con sus expectativas de la futura actividad de ventas a lo largo del proceso de creación. Puede evitar sobrestimar o subestimar la actividad de ventas creando estimaciones basadas en datos reales y concretos.