Cómo crear una base de datos de clientes en 6 pasos

Disponer de una base de datos de clientes fiable puede ser una estrategia viable de retención de clientes para las empresas. En ciertos negocios, los clientes pueden ser comprados una sola vez o repetidamente, dependiendo de la naturaleza del negocio, y tener una base de datos fiable es un activo valioso.

En este artículo, analizamos la definición de una base de datos de clientes, cómo crear una base de datos de clientes y cómo utilizar una base de datos de clientes para organizar y hacer un seguimiento de los detalles de los clientes.

¿Qué es una base de datos de clientes?

Los profesionales de las ventas y el marketing confían en las bases de datos de clientes para tomar decisiones de ventas críticas, especialmente en lo que respecta a la retención, adquisición y desarrollo de clientes. Las bases de datos mantienen registros sobre los clientes como:

  • Patrones de compra
  • Datos personales como correos electrónicos y números de teléfono
  • Datos demográficos
  • Detalles de la última interacción

Esta información ayuda a las organizaciones a entender mejor a sus clientes y a desarrollar productos y servicios que se ajusten mejor a sus necesidades.

3. ¿Por qué son importantes las bases de datos de clientes?

Disponer de una base de datos de clientes actualizada puede ayudarle a obtener información valiosa de sus clientes, transformándola en decisiones de venta. Por ejemplo, al utilizar una base de datos existente, podría notar que uno de sus productos se vende principalmente a clientes de entre 20 y 35 años de edad. Esto podría ayudarle a promover la venta del producto en las plataformas de las redes sociales que visitan con frecuencia las personas de este grupo de edad.

Una base de datos de clientes también le ayuda a crear una relación con sus clientes. Por ejemplo, puede ponerse en contacto con ellos e informarles sobre nuevas marcas, actualizaciones de productos y notificarles sus estrategias para mantener actualizada su base de clientes.

Cómo crear una base de datos de clientes

Entender cómo crear una base de datos de clientes con éxito podría contribuir al éxito de sus esfuerzos de marketing y ventas. Tenga en cuenta los siguientes pasos para crear una base de datos de clientes:

1. Defina las funciones de la base de datos

Es importante definir y comprender las funciones de su base de datos de clientes. Un sistema de base de datos de clientes eficaz debe realizar las cuatro funciones de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM):

  • Funciones operativas: La gestión operativa de las relaciones con los clientes se basa en la base de datos de la dirección estratégica relacionada para ayudar en el funcionamiento diario de la organización. Por ejemplo, el anfitrión de un restaurante podría acceder a los datos del historial de un cliente para determinar qué tipo de comida es probable que pida.

  • Funciones de colaboración: Una base de datos CRM colaborativa es una parte importante para alinear los canales de distribución con los socios que sirven a los clientes finales.

  • Funciones analíticas: Las funciones analíticas de relación con el cliente utilizan los datos para apoyar los esfuerzos de marketing y crear valor para los clientes. Por ejemplo, un restaurante puede ofrecer una comida gratis a los clientes habituales a partir de los registros recogidos en el sistema de base de datos de clientes.

  • Actividades estratégicas: Las relaciones estratégicas con los clientes requieren información sobre los mercados, los clientes, las ofertas de mercado, los competidores, los canales de distribución y la capacidad de identificar nuevos clientes y métodos que la empresa puede utilizar para atraer a su público objetivo.

2. Identificar las fuentes de información

Comprender sus fuentes de información puede contribuir al éxito de su base de datos de clientes. Intente recopilar información sobre los clientes de los departamentos de ventas, los agentes de marketing, los departamentos de servicios y los que toman decisiones estratégicas sobre la relación con los clientes. Asegúrese de incluir información sobre los correos electrónicos de los clientes, los productos que prefieren y sus saludos preferidos.

Si se trata de decisiones de CRM, es posible que necesite un conjunto de bases de datos completamente diferente. Asegúrese de comprobar que tiene acceso a toda la información crítica.

3. Seleccionar el tipo de base de datos

Puede almacenar los datos relacionados con los clientes de tres formas:

  • Base de datos jerárquica: Este tipo de bases de datos organizan los datos de los clientes en una estructura visual sencilla
  • Base de datos de la red: Este modelo consiste en vincular la información de diferentes clientes' a cada propietario en una intrincada red web
  • Base de datos relacional: Las bases de datos relacionales son digitales y también se denominan bases de datos relacionales

Factores como el tamaño de las bases de datos, el coste de la plataforma y sus usuarios pueden influir en la elección de la base de datos. Sin embargo, una base de datos relacional es una forma eficaz de crear, administrar y actualizar los datos necesarios. Las tablas en forma de filas y columnas almacenan los datos en una pantalla fácil de supervisar.

4. Estructurar los datos

Después de determinar qué tipo de base de datos es mejor para su organización, es importante definir cómo piensa estructurar los datos. Esto implica introducir la información de marketing en segmentos de marketing a los que pueda acceder para tomar decisiones informadas sobre sus esfuerzos de marketing. Del mismo modo, puede guardar los detalles relacionados con las ventas en segmentos de ventas para analizar la información y aplicar los datos a sus estrategias de ventas.

Para asegurarse de que los datos de marketing y ventas son precisos, puede validar la información, reduplicar los datos y fusionar y comparar datos de dos o más fuentes.

5. Ampliar la base de datos

Una vez que haya creado la base de datos, la siguiente serie consiste en complementarla con otras fuentes. Para ello, puede utilizar los datos de los clientes existentes para buscar información similar utilizando los datos generados por la campaña. Una base de datos ampliada puede ayudarle a analizar una mayor cantidad de datos de clientes, lo que mejorará su posición en los mercados competitivos.

También puede ponerse en contacto con empresas especializadas en datos que ofrecen servicios que pueden enriquecer su base de datos con información que falta, como direcciones de correo electrónico, detalles telefónicos, clasificaciones industriales estándar, contactos y números de empleados.

6. Desarrolle un programa de mantenimiento regular

Es importante actualizar los datos de la empresa y de los clientes para garantizar su exactitud. Puede mantener actualizadas sus bases de datos de clientes de varias maneras:

  • Añadir datos de las nuevas campañas
  • Eliminar los clientes inactivos' datos
  • Pedir a los clientes que actualicen sus registros

Consejos para utilizar una base de datos de clientes para mejorar sus esfuerzos de marketing y ventas

A continuación se ofrecen algunos consejos adicionales para ayudarle a utilizar una base de datos de clientes para mejorar sus esfuerzos de marketing y ventas:

  • Construya los buyer personas: Puede ser útil conocer a sus clientes objetivo y sus comportamientos de compra. Las organizaciones de éxito se basan en los buyer personas que representan a los clientes ideales almacenados en sus sistemas de bases de datos de clientes. Con los datos correctos, puede tomar decisiones rentables de marketing y ventas sobre su público objetivo.

  • Reducir la pérdida de clientes: Una base de datos de clientes ideales puede ayudarle a comprender y mejorar la rotación de clientes. Si un cliente suele comprarle todas las semanas y se da cuenta de que no ha comprado en el mes anterior, intente investigar las posibles razones de su cambio de patrones de compra. A continuación, su equipo de ventas puede ponerse en contacto con los clientes utilizando los detalles de las plataformas de la base de datos de clientes para fomentar sus hábitos de compra habituales.

  • Ofrezca una atención personalizada al cliente: Es importante que un representante de atención al cliente esté siempre preparado para recibir una llamada de los clientes. Con una base de datos de clientes, los representantes pueden acceder fácilmente al perfil de la persona que llama para obtener información relevante. Con esta información, el representante de atención al cliente puede proporcionar una asistencia personalizada al cliente, lo que desempeña un papel crucial en la retención de clientes.

  • Promueva la previsión de ventas: Una base de datos de clientes proporciona información relevante que predice cuándo es probable que sus clientes vuelvan a comprar teniendo en cuenta sus compras anteriores. A través del informe, puede crear programas de obsolescencia planificada o productos complementarios para ofrecer a sus clientes, lo que impulsa sus esfuerzos de marketing y estrategias de retención de clientes.

  • Personalice la comunicación por correo electrónico: Puede personalizar la comunicación por correo electrónico a sus clientes basándose en los datos de compras anteriores de su base de datos, lo que puede aumentar sus posibilidades de retener a los clientes. Esto puede generar ventas al segmentar la lista de correos electrónicos por datos demográficos de los clientes.