Cómo crear una carta de proyecto paso a paso (más consejos y ejemplos)

Los estatutos de los proyectos se emplean con frecuencia para autorizar formalmente los grandes proyectos. La carta del proyecto define la razón o razones del proyecto, nombra a un líder o gestor del proyecto y especifica los objetivos y los detalles. Es un recurso importante a lo largo de la vida de un proyecto, ya que ayuda a gestionar los presupuestos, los plazos y las expectativas.

En este artículo, estudiaremos qué es una carta de proyecto, enumeraremos los elementos y consejos para crearla y daremos un ejemplo detallado de cómo debe ser una carta de gestión de proyectos.

¿Para qué sirve una carta de proyecto?

El equipo del proyecto y el patrocinador utilizan la carta del proyecto para definir el éxito y asignar recursos a lo largo de la vida del proyecto. La carta se aprueba antes del lanzamiento del proyecto y sirve de vínculo de comunicación entre ambas partes.

Cualquier actualización o solicitud de modificación del alcance del proyecto después de su aprobación se denomina «fuera del alcance». Una solicitud de cambio suele incluir:

  • Impacto en el cronograma/calendario del proyecto
  • Coste estimado
  • Recursos necesarios para cumplir con la solicitud de cambio
  • Nivel de riesgo asociado a la realización del cambio

Para evitar cualquier confusión, el patrocinador del proyecto debe aprobar formalmente todos los cambios de alcance. El director del proyecto suele conservar documentación adicional que ofrece detalles sobre el estado del proyecto, como una estrategia de comunicación, un registro de problemas, un registro de gestión de cambios, un calendario de trabajo, un presupuesto y un registro de riesgos.

Ejemplo de plantilla de carta de gestión de proyectos

La carta suele incluir las siguientes secciones:

  1. Título del proyecto
  2. Equipo de proyectos
  3. Descripción general del proyecto y antecedentes
  4. Objetivos
  5. Resultados
  6. Alcance
  7. Hitos
  8. Presupuesto
  9. Restricciones
  10. Supuestos
  11. Riesgos
  12. Dependencias externas
  13. Estrategia de comunicación
  14. Partes interesadas
  15. Aprobación del proyecto
  16. Apéndice

1. Título del proyecto

Asegúrese de que el título sea descriptivo. Un buen título de proyecto debe informar al lector sobre el tipo de proyecto, así como darle una idea de por qué has iniciado el proyecto.

2. Equipo del proyecto

Cada función debe estar respaldada por una descripción del puesto que reconozca las habilidades, los criterios de rendimiento y las responsabilidades. También debe incluir el nombre, el departamento, el número de teléfono y el correo electrónico de cada persona.

  • Director de proyecto
  • Miembros del equipo
  • Patrocinador ejecutivo
  • Patrocinador del departamento

3. Descripción general del proyecto y antecedentes

¿Cuál es el objetivo de este proyecto? ¿Por qué se ha concebido? Aquí es donde se exponen brevemente las motivaciones y los objetivos del proyecto.

4. Objetivos

Describa los objetivos SMART (inteligentes, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo) del proyecto (por ejemplo, reducir los gastos en 1 millón de dólares o aumentar la producción en 10 millones de unidades).

Relacionado: Objetivos SMART: Definición y ejemplos

5. Entregables

Enumere los resultados que se crearán (por ejemplo, un proceso de distribución mejorado, un proceso de incorporación de empleados más rápido).

6. Alcance

Describa lo que se incluye y lo que no se incluye en el proyecto (por ejemplo, este proyecto se ocupará de los departamentos que dependen del Director de Finanzas. No se incluyen las unidades que dependen del Director de Operaciones). El alcance del proyecto debe concentrarse en responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los procesos actuales que se van a cambiar?
  • ¿Qué departamentos y locales se verán afectados?
  • ¿Qué datos se modificarán?
  • ¿Qué tipo de aplicaciones o software se va a modificar, instalar, dar de baja o desplegar?
  • ¿A quién o qué afectará el proyecto?

7. Hitos

Estime las fechas importantes de inicio y finalización de las distintas fases del proyecto (por ejemplo, inicio, elaboración, planificación, transición, construcción y entrega) y otros hitos significativos. Los expertos recomiendan encarecidamente crear un diagrama visual que explique cómo se abordará cada fase. Muchos jefes de proyecto utilizan un diagrama de Gantt, que resume el plan.

8. Presupuestar

Un plan financiero del proyecto reconoce todos los costes asociados al mismo. Estos gastos se presupuestan de forma que puedan asignarse dentro de los recursos disponibles. Una vez hecho esto, el plan financiero dictará cuánto se puede gastar en cada tarea para mantenerse dentro del presupuesto. Durante la fase de planificación se puede crear un plan financiero mucho más detallado.

9. Restricciones

Enumere cualquier situación que pueda limitar las opciones en cuanto a recursos, personal o calendario (por ejemplo, presupuesto limitado, fecha de finalización del proyecto, número de miembros del equipo que pueden asignarse al proyecto).

10. Supuestos

Identifique las afirmaciones que se hicieron a partir de las cuales se obtuvo una conclusión. Documente los hechos, afirmaciones o interpretaciones que no se espera que cambien durante toda la duración del proyecto.

11. Riesgos

10. Señalar los principales riesgos que pueden hacer que el proyecto no tenga éxito y clasificarlos (bajo, medio o alto).

12. Dependencias externas

Enumere las personas o grupos ajenos al equipo del proyecto de los que puede acabar dependiendo o coordinándose. Las dependencias se refieren a la relación de una tarea precedente con la que la sucede. Por ejemplo, al pintar una pared, la aplicación de la pintura es una actividad, mientras que la preparación de la pared es otra. El pintor no puede empezar a pintar la pared si no la ha cubierto primero con una imprimación. Cuando una tarea depende de otra tarea para ser completada antes de su propia finalización, se denota como dependiente de la tarea. Verifique quién ha aceptado trabajar con el equipo del proyecto.

13. Estrategia de comunicación

Aborde la forma en que el director del proyecto mantendrá la correspondencia con el patrocinador o patrocinadores, las partes interesadas y el equipo del proyecto (por ejemplo, la frecuencia de las reuniones del equipo, la frecuencia de las actualizaciones de los informes de situación, etc.).

14. Partes interesadas

Las partes interesadas del proyecto son entidades o individuos que tienen un interés en el proyecto pero que no están necesariamente en el equipo de desarrollo del mismo. Algunos ejemplos de partes interesadas son

  • Organismos reguladores
  • Órganos legislativos
  • Ejecutivos de la empresa

Incluya el nombre, el departamento, el número de teléfono y el correo electrónico de cada persona.

15. Aprobación del proyecto

Incluye el nombre, la firma y la fecha de cada persona.

  • Patrocinador ejecutivo
  • Patrocinador del departamento
  • Gestor de proyectos

16. Apéndice

Utilice el apéndice para adjuntar cualquier documentación de apoyo.

Consejos para redactar y utilizar una carta de proyecto

Muchas organizaciones utilizan la plantilla de “mejores prácticas” que aparece a continuación para agilizar el proceso de documentación. Esto ayuda a que su proyecto comience con éxito. A continuación le ofrecemos un par de consejos sobre por dónde empezar cuando se le encarga la redacción de una carta de proyecto, y cómo utilizarla de la manera más eficaz:

Busque plantillas

Muchas empresas tienen un conjunto de plantillas estándar para utilizar en los proyectos y en las cartas de proyectos. Sin embargo, si su organización no posee ninguna plantilla, hay una serie de sitios web que le permitirán descargarlas gratuitamente.

Involucrar a las partes adecuadas

La carta del proyecto ayudará a que las principales partes interesadas y los patrocinadores participen en el proyecto. Su participación ayudará a reconocer los posibles riesgos y a proporcionar una visión de cómo resolverlos. Esto ayudará a limitar cualquier retraso significativo o catástrofe financiera durante la duración del proyecto.

Identificar los riesgos

Tómese un tiempo extra para solucionar cualquier riesgo potencial que pueda suponer una posible amenaza para el éxito del proyecto. Considere posibles alternativas o resoluciones a los riesgos. Una declaración de gestión de riesgos ayuda a determinar los «próximos pasos» en caso de que surja un problema.

Remítase siempre a la carta del proyecto

La carta del proyecto finalizada debe utilizarse para guiar el proyecto hasta su finalización y consultarse con frecuencia. Es una buena idea establecer revisiones periódicas con el equipo del proyecto para asegurarse de que el proyecto se ajusta a la carta.

Además, una vez aprobada la carta del proyecto, asegúrese de verificar cualquier cambio o actualización que se haya realizado en ella. Si es necesario realizar cambios, hágalo sólo después de obtener la debida aprobación de los implicados.