El mensaje, el objetivo y el procedimiento de los esfuerzos de divulgación de una empresa se definen claramente en un plan de comunicación. Este documento ayuda a los gestores de proyectos a centrarse en la forma en que desean abordar los problemas de sus clientes. Ya sea un proyecto grande o pequeño, formal o informal, tener un plan de comunicación bien preparado puede ayudar a mantener una operación más organizada y eficiente.
En este artículo, exploraremos los diferentes tipos de planes de comunicación, por qué son beneficiosos y cómo crear su propia estrategia de comunicación.
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es una hoja de ruta para hacer llegar un mensaje a un público determinado. Los planes de comunicación también se utilizan para dirigir las estrategias de comunicación de marketing. Un plan de comunicación incluye tres componentes principales:
- ¿Cómo se transmitirá la información importante a lo largo del proyecto?
- ¿Quién es el encargado de entregar esta información?
- ¿Cuál es el plazo y la frecuencia de distribución de la información?
Recuerde que no todos los proyectos son iguales. Por lo tanto, un plan de comunicación se correlacionará específicamente con cada proyecto individual. Los proyectos pequeños tendrán necesidades de comunicación muy diferentes a las de los proyectos más grandes. Por ejemplo, un proyecto pequeño puede tener un único contacto principal, mientras que un proyecto grande tendrá muchas partes interesadas, o actores clave, involucrados.
Plan de comunicación del proyecto imprescindible
En general, un plan de comunicación establece quién necesita saber qué información y en qué formato. Hay algunos puntos que hay que abordar cuando se crea una estrategia de comunicación para un proyecto:
- Identifique a los principales interesados en el proyecto.
- Identifique los principales contactos de los clientes.
- Identifique los tipos de estrategias de comunicación que se utilizarán y cuándo.
- Elabore un calendario de cuándo se celebrarán las reuniones importantes, especialmente después de que se hayan alcanzado los principales hitos del proyecto.
Objetivos de un plan estratégico de comunicación
Los planes de comunicación son fundamentales en las empresas. Su función es informar a todas las partes implicadas sobre las actualizaciones y los plazos del proyecto. La mayoría de los planes de comunicación tienen objetivos similares. Son los siguientes
- Mantén a todos los interesados al día sobre el presupuesto, el calendario y las necesidades del proyecto.
- Proporcionar una visión transparente de cualquier obstáculo o decisión importante que se haya tomado en el camino.
- Ofrezca oportunidades para que las partes interesadas aporten sus comentarios.
Ventajas de elaborar un plan de comunicación
Los proyectos están llenos de oportunidades para cometer errores de comunicación. Es importante que las organizaciones y las empresas eviten los errores de comunicación porque pueden costar mucho tiempo y dinero perdidos. Los planes de comunicación ayudan a mantener a todas las partes interesadas informadas y en el buen camino, especialmente al cliente. Cuanto más detallado sea el plan, más probable será que se eviten los errores de comunicación y los posibles contratiempos.
Elaborar una plantilla de plan de comunicación tiene muchas ventajas. Entre ellas:
- Mantener las reuniones claramente organizadas
- Aliviar los riesgos potenciales
- Mejorar la comunicación entre las partes interesadas
- Fomentar la camaradería y la colaboración
- Mantener informados a los interesados
- Establecer expectativas claras y alcanzar objetivos
Mantener las reuniones claramente organizadas
Un buen plan de comunicación establece directrices claras para las reuniones. En él se describe quién se reunirá, cuándo se reunirá y, lo que es más importante, por qué se reunirá. Además, evita que las reuniones se conviertan en un sinvivir. Esto permite a los miembros del equipo volver a trabajar en el proyecto lo antes posible sin perder un tiempo precioso.
Aliviar los riesgos potenciales
En cualquier proyecto de envergadura, es importante reconocer que las cosas se torcerán ocasionalmente. Un plan de comunicación permite a los responsables del proyecto desarrollar un plan de contingencia en caso de que surja un problema importante.
Mejorar la comunicación entre las partes interesadas
Determinar qué canales va a utilizar hace que la comunicación sea extremadamente eficiente. Elija un método y asegúrese de que los interesados sepan que va a utilizar ese modo de comunicación. Los métodos pueden incluir llamadas telefónicas, correos electrónicos, faxes, chats de grupo o teleconferencias en línea. Cuando todos utilicen el mismo modo de comunicación, los procesos se agilizarán y la comunicación será más fluida entre los actores clave.
Fomentar el compañerismo y la colaboración
Cuanto más eficaz sea tu equipo en la comunicación, más fuerte será cuando trabajen juntos. Fomentar la interacción mejorará la colaboración.
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Mantener informados a los interesados
Proporcionar al cliente actualizaciones programadas y pedirle su opinión puede ayudar al progreso del proyecto. Además, establecer quién es el principal punto de contacto ayudará a evitar cualquier falta de comunicación entre el cliente y la empresa.
Establecer expectativas claras y alcanzar objetivos
Es importante que el director del proyecto, el equipo y el cliente tengan claridad desde el principio del proyecto. Establecer y mantener unas expectativas claras fomentará unos resultados más satisfactorios.
¿Qué es un plan de comunicación de marketing?
Los planes de comunicación varían en función del objetivo de la estrategia de mensajería deseada y del público al que se dirige. Un modelo de plan de comunicación de marketing se centra en informar a una audiencia, más que a las partes interesadas, sobre el propósito y la misión de una marca. En este caso, una organización expondrá exactamente lo que quiere comunicar a su público objetivo, cómo quiere decirlo y el canal y la frecuencia de esa comunicación.
Cómo hacer una estrategia de comunicación
Puede crear un plan de comunicación en 12 pasos:
- Establecer una declaración de objetivos.
- Identificar los objetivos de la empresa o del proyecto.
- Identificar el público objetivo.
- Identificar la propuesta única de venta (USP).
- Redacta una llamada a la acción.
- Decida cómo compartir el mensaje.
- Determine la frecuencia de publicación.
- Determine el mensaje que desea enviar.
- Calcula los eventos importantes y los planes de campaña.
- Identifique los objetivos de comunicación.
- Utilice un calendario para ejecutar el plan de comunicación.
- Analizar los resultados del plan de comunicación.
Una vez redactado cada paso, añada el contenido en un esquema o modelo de plan de comunicación.
1. Establezca una declaración de intenciones
Una declaración de misión identificará el objetivo final que su organización quiere ofrecer a un cliente o a sus clientes. Una plantilla puede ayudar a su equipo a dar formato a la declaración de misión adecuada. Por ejemplo, “ [nombre de la organización] tiene como objetivo proporcionar [beneficio], [beneficio] y [beneficio] a través de [servicio o producto].”
2. Identificar los objetivos de la empresa o del proyecto.
Los objetivos empresariales son metas que deben alcanzarse para que su organización o empresa tenga éxito. Cada paso de su plan de comunicación debe estar relacionado con los objetivos. La identificación de los objetivos del proyecto puede desarrollarse mediante un enfoque de equipo, ya sea a través de una reunión con los líderes de la organización, un gerente o un equipo de marketing.
3. Identificar el público objetivo
El público objetivo está formado por las personas a las que la organización pretende llegar. Es esencial identificar claramente el grupo de personas que tienen más probabilidades de comprar un servicio o producto. Esto se puede llevar a cabo mediante la recopilación de datos a través de encuestas, Google Analytics y el tráfico del sitio web. Otra estrategia es echar un vistazo a los seguidores de la competencia en las redes sociales. Vea qué tipo de público atrae y utilícelo en su beneficio.
Después de revisar los datos, puede desarrollar un personaje para su público objetivo y escribir una declaración de una o dos frases sobre él. Por ejemplo, “Nuestro público objetivo está compuesto por madres trabajadoras de entre 25 y 45 años. Participan activamente en su hogar, en su comunidad local y en su trabajo;
4. Identificar la propuesta de venta única (USP)
Una USP es lo que hace que un producto o servicio sea mejor y más deseable que el de la competencia. Ya sea que su organización ofrezca un producto nuevo y único o precios más bajos en un favorito establecido, identificar la USP tendrá un gran impacto en su plan de comunicación. Es fundamental identificar cómo se va a diferenciar de la competencia.
5. Redactar una llamada a la acción
Una vez que haya identificado a su(s) público(s) objetivo, describa las acciones que quiere que realicen después de escuchar o leer su mensaje. En este paso es fundamental utilizar el lenguaje adecuado. Su llamada a la acción es el impulso que motiva a la gente a invertir en su servicio o producto.
6. Decidir cómo compartir el mensaje
En este punto del plan, el equipo debe elegir qué canales utilizar para difundir su mensaje. Los canales más comunes son las publicaciones en el blog, los boletines de correo electrónico, los comunicados de prensa y las ofertas de venta. Las redes sociales son también una gran herramienta de marketing, así que considere la posibilidad de utilizar datos demográficos para saber dónde está más presente su público objetivo.
7. Determine la frecuencia de publicación
Una vez seleccionados los canales, decida la frecuencia con la que el equipo publicará el contenido. Investiga cuándo sería el mejor momento para publicar en las redes sociales. Por ejemplo, los datos sugieren que el 80 por ciento de la población estadounidense reside en las zonas horarias del este y del centro. Por lo tanto, si su público objetivo son los consumidores estadounidenses, considere la posibilidad de publicar contenidos durante las horas en que es más probable que estas personas estén activas en las redes sociales. En el caso de las redes sociales, es fundamental desarrollar un calendario de publicación y centrarse en él de forma constante.
8. Determine el mensaje que desea enviar
La gente se sentirá atraída por su producto o servicio para resolver un problema concreto que esté experimentando. Por lo tanto, su mensaje deberá identificar el problema, ofrecer su solución y proporcionar la llamada a la acción creada en el paso seis. Por ejemplo, “¿Está experimentando [el problema]? [nombre de la empresa] puede ayudarle con nuestro [nombre del servicio o producto]. [Rellene la llamada a la acción del sexto paso].”
9. Calcule los eventos importantes y los planes de campaña
Eche un vistazo a un calendario para planificar con antelación. Identifique cualquier evento potencial en torno al cual su equipo quiera centrar algunas campañas. Estos pueden incluir ventas de aniversario, días festivos y eventos especiales de toda la empresa.
10. Identificar los objetivos de comunicación
A continuación, es el momento de establecer los objetivos de comunicación que el equipo debe alcanzar. Estas metas deben estar relacionadas con los objetivos desarrollados en el segundo paso. Una vez establecidos los objetivos, deben medirse mediante métricas y puntos de datos. Un objetivo de comunicación puede sonar como: “Nuestro [nombre del equipo] alcanzará [número o métrica] cada [plazo establecido] para [fecha].”
11. Utilice un calendario para ejecutar el plan de comunicación
En este punto, usted y su equipo han creado un plan de comunicación completo. Ahora es el momento de ponerlo en práctica. Utilizando un calendario, identifique los eventos importantes con la duración de cada campaña asociada. Durante esta fase, también puede programar la publicación de boletines, eventos promocionales o publicaciones en el blog. Las publicaciones en las redes sociales relacionadas con la campaña también pueden incluirse en el calendario.
12. Analizar los resultados del plan de comunicación
El último paso es utilizar métricas para medir los resultados de su plan de comunicación. ¿Ha tenido éxito su estrategia?