Una estructura de desglose del trabajo eficaz crea un marco para el proyecto que usted está supervisando, así como un útil documento de planificación del proyecto que abarca numerosos aspectos del mismo, como el presupuesto, el calendario y el despliegue del personal. Permite a los miembros del equipo entender lo que se espera de ellos y cómo su trabajo contribuye al objetivo general del proyecto.
En este artículo, analizamos qué es una estructura de desglose del trabajo, por qué es una tarea valiosa y cómo crearla.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
Una estructura de desglose del trabajo es un documento organizado jerárquicamente que describe los componentes de un proyecto. Describe los elementos de un proyecto enumerando sus resultados en lugar de enumerar sus actividades individuales. La estructura de un proyecto se ilustra describiendo el objetivo más amplio y todos los componentes más pequeños necesarios para alcanzarlo.
¿Para qué sirven las estructuras de desglose del trabajo?
Una estructura de desglose del trabajo es un documento valioso para los grandes proyectos que evita que se pasen por alto algunos elementos y garantiza que todo el trabajo se realice al servicio del objetivo general. Una estructura de desglose del trabajo ayuda a su empresa de muchas maneras, entre ellas:
Asignar roles
El documento de desglose del trabajo facilita la asignación de tareas. Además de mostrar al personal lo que usted espera que produzca y cómo se relaciona con el proyecto en general, también facilita que se evite el trabajo repetitivo asegurando que ningún elemento se asigne a dos secciones diferentes de la estructura de desglose.
Creación de una línea de tiempo
Al establecer todos los elementos necesarios para un plan, y el personal asignado para completarlo, se puede tomar una decisión informada sobre el tiempo que debe llevar cada elemento y, como resultado, el calendario de todo el proyecto.
Identificar las dependencias
A menudo, en un proyecto de gran envergadura se trabaja con muchos elementos interconectados al mismo tiempo. Al crear una estructura de desglose del trabajo, puede identificar las áreas en las que el proyecto no puede completarse hasta que los elementos anteriores estén terminados.
Estimación de costes
Una estimación precisa es importante en los grandes proyectos para asegurarse de que tiene suficientes recursos para completar el proyecto y para evitar un gasto excesivo inesperado. Al desglosar un proyecto en sus elementos más pequeños, puede proporcionar a cada uno su propia estimación, lo que reduce la probabilidad de pasar por alto posibles gastos y le lleva a crear un presupuesto más preciso.
Evaluación del riesgo
Entender el riesgo potencial de un proyecto es importante antes de embarcarse para reducir la probabilidad de resultados negativos y tener una estimación más precisa de los costes potenciales del proyecto. Un desglose del trabajo le permite desglosar el proyecto en partes más pequeñas, lo que facilita la identificación de las áreas en las que existe la posibilidad de pérdidas relacionadas con el riesgo.
Seguimiento del progreso
El seguimiento del progreso del proyecto le permite mantener el proceso dentro de los plazos previstos e identificar las áreas en las que la producción es deficiente y necesita ajustes. El estilo detallado de un desglose del trabajo facilita la identificación de los distintos sectores del proyecto y la búsqueda de actualizaciones de los progresos en cada uno de ellos para comprobar que todos los equipos están cumpliendo el calendario para entregar lo que usted espera que proporcionen cuando usted espera que lo hagan.
3. Cómo crear una declaración de trabajo
Cuando se propone un proyecto a un grupo de partes interesadas, éstas pueden solicitar una declaración de trabajo que describa lo que se proporcionará si se ejecuta el proyecto. Una estructura de desglose del trabajo puede servir como declaración de trabajo debido a la representación detallada de los diversos elementos que se completan como parte del proyecto.
Componentes clave de una estructura de desglose del trabajo
Al crear un desglose del trabajo, hay muchos elementos importantes que incluir. Su desglose de trabajo puede incluir:
Estructura uniforme
Como su nombre indica, el objetivo de una estructura de desglose del trabajo es proporcionar organización y orden a un plan de proyecto. Independientemente del tipo de formato de desglose del trabajo que elija, es importante mantener la estructura en todo el documento para facilitar al lector la búsqueda de información importante.
Bloquea
Un elemento primordial de las estructuras de desglose del trabajo es clasificar los componentes importantes del proyecto en bloques o segmentos cortos y diferenciados. Esto permite un consumo rápido para facilitar al lector una visión general de cualquier elemento del proyecto.
Resultados
Una estructura de desglose del trabajo se centra en los productos finales que se crean más que en las evaluaciones detalladas del proceso para crearlos. Cuando se construye una red informática en un edificio de oficinas, por ejemplo, un bloque del desglose puede incluir «Cableado» para mostrar que el edificio necesita tener cables, pero no incluirá instrucciones detalladas sobre cómo colocar los cables.
Costes
Incluir los costes previstos de los distintos elementos de un proyecto permite establecer de forma eficaz el presupuesto global del mismo. También proporciona una referencia fácil para que el personal que trabaja en el proyecto identifique la financiación disponible para las secciones de las que son responsables.
Línea de tiempo
Los plazos asignados a cada elemento de un desglose de trabajo es otro dato clave que resulta útil incluir en los bloques de su desglose de trabajo. Esto permite a cualquier persona que lea el documento determinar rápidamente cuándo se espera que se complete cada fase, y anotar cualquier área en la que la producción se retrase para ver a qué bloques afectarán los retrasos y cómo pueden tener que hacer alteraciones en los planes anteriores.
Estado
Anotar la situación de un bloque en el desglose del trabajo ocupa un espacio mínimo dentro de su estructura y proporciona información clave.
Cómo crear un plan de trabajo
Las estructuras de desglose del trabajo te mantienen organizado y mejoran la ejecución. A continuación te explicamos cómo crear un desglose del trabajo para tu próximo proyecto:
1. Elija un formato
Hay varios formatos comunes disponibles para una estructura de desglose del trabajo, y puede utilizar cada uno de ellos para crear un documento útil. La mejor opción para su desglose es la que a usted y a su personal les resulte más fácil de trabajar, con opciones populares como:
- Estructura jerárquica : Una estructura jerárquica de desglose del trabajo es un formato de tabla en el que cada fila contiene un solo elemento. Una estructura simple tiene tres columnas: nivel, desglose del trabajo y nombre del elemento. El nivel de un elemento significa el lugar que ocupa en la estructura en relación con otros elementos.
- Código de la estructura de desglose del trabajo: La segunda columna proporciona el código de referencia para cada elemento de la estructura. Estructure el código como una serie de números separados por puntos, en la que cada dígito representa la ubicación de ese elemento dentro de un nivel determinado. Por ejemplo, el código 1.3.2. Esto significa que el elemento es el segundo elemento de su grupo. Ese grupo está a su vez debajo de un elemento que es el tercer elemento de su grupo, que está por debajo del primer elemento de nivel superior.
- Nombre del elemento: Cada elemento de la estructura necesita una etiqueta que lo identifique rápida pero claramente. En el caso de los elementos que representan la parte inferior de una cadena, suele tratarse del producto que el elemento representa. Para las entradas de nivel superior o medio, puede ser una categoría en la que encajen todos los subelementos.
- 2. Estructura del esquema: Un esquema de estructura de desglose del trabajo da lugar a un desglose del trabajo que probablemente resulte familiar a cualquiera que lea el documento, ya que sigue el formato de esquema básico utilizado durante la escolarización. Enumere todos los elementos de primer nivel del proyecto alineados con el margen izquierdo.
- Estructura tabular: Una estructura tabular organiza su estructura de desglose del trabajo en una serie de filas, cada una de las cuales puede estar subdividida por elementos de nivel inferior. La columna más a la izquierda en una estructura de desglose del trabajo tabular es para los elementos de nivel superior, la segunda columna para los elementos de segundo nivel y así sucesivamente. Mientras que los elementos del nivel más bajo sólo tienen una fila cada uno, los elementos que tienen elementos anidados por debajo de ellos se expanden de manera que el elemento padre en una columna es tan alto como todos los elementos anidados dentro de él en la columna a su derecha.
2. Empezar por arriba
Una estructura de desglose del trabajo es un enfoque por niveles para organizar las tareas y responsabilidades del proyecto. Utilice el nivel más alto para las tareas autosuficientes que no son necesarias para completar ningún otro elemento, y para las categorías que abarcan varias tareas más pequeñas. Al organizar las tareas del nivel uno, puedes optar por ordenarlas por orden de importancia, o por tamaño, con los proyectos con más subtareas en primer lugar.
3. Dividir las tareas más grandes en componentes más pequeños
Las tareas de mayor envergadura del nivel uno deben dividirse en componentes más pequeños. Añada dos o más elementos debajo de una tarea, asegurándose de enumerar todas las subtareas que necesita para completar la tarea de nivel superior. Utilice los niveles adicionales que sean necesarios para trazar el proyecto en su totalidad.
4. Asignar tareas al personal
Una estructura de desglose del trabajo le permite asignar fácil y eficazmente a los miembros del personal y a los equipos del proyecto. Puede optar por asignar todas las tareas a la vez, con listas de prioridades para el personal al que asigne varios elementos, o puede asignar las tareas de una en una, y luego dar una tarea abierta a un miembro del personal que complete su asignación actual.
Consejos para crear una estructura de desglose del trabajo
Tenga en cuenta estos consejos al crear su estructura de desglose del trabajo para que sea lo más eficaz posible:
- Comprueba que todos los elementos del proyecto están incluidos en una tarea del desglose
- Colocar cada elemento del proyecto en una sola tarea, sin cruzarlas
- Centrar las tareas en los resultados que se producen, no en el proceso que se utiliza
- Utiliza la regla 8/80 para crear tareas del tamaño ideal manteniendo todas las tareas entre ocho y 80 horas de trabajo
- Mantenga su estructura en un máximo de tres niveles cuando sea posible
Ejemplo de estructura de desglose del trabajo
Este sencillo desglose del trabajo utiliza el formato de esquema para planificar un nuevo programa de artes marciales en un gimnasio:
- Programa de jiu-jitsu brasileño
- Clases
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