Una matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) puede ayudarle a comunicarse de forma más eficaz y a tomar decisiones más eficientes si está empezando un nuevo proyecto. También puede ayudarle a determinar quién es responsable de cada tarea en su equipo. Aunque crear una matriz RACI puede llevar mucho tiempo, es un componente importante de la planificación del proyecto.
En este artículo, analizamos qué es una matriz RACI, las ventajas y desventajas de este tipo de gráfico y cómo puede crear una usted mismo. También proporcionamos un ejemplo para que sea fácil ver cómo funcionaría en la vida real.
¿Qué es una matriz RACI?
Las matrices RACI se utilizan para documentar y definir las tareas críticas, los hitos y las decisiones asociadas a la realización de un trabajo. Las partes interesadas pueden desempeñar cuatro funciones distintas en un trabajo: responsable, rendición de cuentas, consultado e informado. Se designan los empleados responsables, se identifican los empleados responsables, se identifican las personas que deben ser consultadas y se identifican las personas que deben ser informadas a lo largo del trabajo.
Responsable: Los responsables son los interesados que realizan el trabajo y completan el objetivo. Puede haber varios responsables conjuntos a lo largo del proyecto.
Responsabilidad: La persona que debe rendir cuentas es la propietaria del proyecto, la que debe dar el visto bueno cuando los objetivos están completos o se han tomado decisiones. Sólo puede haber una persona responsable del éxito de un proyecto.
Consultado: Las personas a las que hay que consultar son las principales partes interesadas que deben aprobar el proyecto o a las que hay que dar su opinión antes de que el trabajo pueda completarse.
Informado: Los que necesitan ser informados son los interesados que no necesitan ser consultados formalmente o que no contribuyen, pero que sí necesitan estar al día sobre el proceso del proyecto.
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Ventajas de una matriz RACI
Crear una matriz RACI antes de empezar un proyecto tiene una serie de ventajas. Entre ellas:
- Agilizar la comunicación: Utilizando una matriz RACI, puede agilizar la comunicación e implicar a las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto puede acelerar y simplificar el proceso de toma de decisiones.
- Agiliza las aportaciones de las partes interesadas: Al distinguir entre los principales interesados a los que hay que pedirles su opinión y los que sólo necesitan ser informados, se reduce la probabilidad de que se produzcan retrasos por los comentarios. Puedes asegurarte de que los que sólo deben ser informados sólo se pongan al día de los avances.
- Facilite la delegación: Al crear la matriz RACI de antemano, las funciones de todos están claramente definidas. También hay una persona claramente definida que está a cargo del proyecto y a la que los demás individuos pueden acudir en busca de orientación, preguntas o comentarios.
- Las expectativas son claras: La confusión se elimina porque todos los participantes en el proyecto saben quién es responsable de completar cada tarea. También ayuda a los principales interesados a comprender sus funciones.
Desventajas de una matriz RACI
El uso de una matriz RACI tiene algunas desventajas:
- No aclara las acciones que deben realizar los miembros del equipo.
- Puede añadir complejidad a algunos proyectos o procesos.
- No es adecuado para todo tipo de proyectos.
Cómo crear una matriz RACI
Estos son los pasos básicos que puedes utilizar para crear una matriz RACI:
- Identificar los roles del proyecto.
- Identifica las tareas y los resultados.
- Asigne una RACI a cada tarea.
- Comparta la matriz con su equipo.
- Comparte la matriz con las partes interesadas.
1. Identificar las funciones del proyecto
En primer lugar, identifique a las personas concretas que participarán en el proyecto, ya sea como miembro del equipo que realiza las tareas o como parte interesada que necesita ser informada del progreso. Tradicionalmente, se definen los roles—títulos de trabajo—en la parte superior de la matriz, sin embargo, es posible que desee especificar la persona por su nombre si hay varias personas que desempeñan funciones similares o si simplemente le resulta más fácil. En algunos casos, puede preferir utilizar los roles si una sola persona desempeña varias funciones.
2. Identificar las tareas y los resultados
Crea una lista de todas las tareas y los resultados que hay que conseguir para completar con éxito el proyecto. Colócalos todos en la columna de la izquierda de tu gráfico. Aunque puede haber tantas tareas en el gráfico como desee, intente evitar ser demasiado detallista para que el gráfico sea lo más fácil de leer posible.
3. Asignar una RACI a cada tarea
Revise cada una de las tareas de su organigrama y asigne una persona o función que deba ser responsable y rendir cuentas de ellas. Cada tarea debe tener un solo papel/persona responsable, aunque no tiene que ser la misma persona responsable de cada tarea. Piense también en quién debe ser consultado o informado a lo largo del proceso y después de que se completen las tareas o entregables.
4. Comparta la matriz con su equipo
Discute y comparte tu matriz con los miembros de tu equipo. Discute las funciones y responsabilidades de cada uno y pide opiniones para resolver cualquier posible conflicto o ambigüedad entre las tareas o las funciones asignadas.
5. Compartir la matriz con las partes interesadas
Una vez que su equipo haya aprobado la matriz y sugerido cualquier cambio, comparta la matriz con las partes interesadas clave. Obtenga la aprobación de las partes interesadas y determine con quién se debe comunicar o consultar a lo largo del proyecto. Esto ayudará a gestionar las expectativas de cara al futuro y a eliminar la confusión.
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Ejemplo de matriz RACI
Este es un ejemplo de lo que podría ser una matriz RACI. A medida que vaya añadiendo las distintas tareas, puede separarlas según la fase del proyecto en la que se encuentren. A continuación, añada la RACI a la matriz. Cada tarea debe tener, como mínimo, un responsable y una persona que rinda cuentas.
| Tareas del proyecto | Función 1 | Rol 2 | Rol 3 | Rol 4 | Rol 5 | Rol 6 | Rol 7 | Rol 8 | Fase |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tarea/entregable | 1 | ||||||||
| Tarea/Entrega | 1 | ||||||||
| Tarea/objetivo | 2 | ||||||||
| Tarea/entrega | 2 | ||||||||
| Tarea/objetivo | 3 | ||||||||
| Tarea/entrega | 3 |