En muchos casos, la contabilidad es una parte integral del funcionamiento de una empresa. Un libro mayor puede ayudar a las empresas a organizar sus datos financieros. Los libros mayores ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de sus ingresos, a compararlos con sus gastos y activos existentes, y a garantizar que sus transacciones cuadren con sus ingresos. Utilizar las plantillas del libro mayor y aprender a crearlas puede ayudarle a establecer un sistema de seguimiento de las transacciones que satisfaga las necesidades de su empresa.
En este artículo, definimos qué es un libro mayor, explicamos las ventajas de crear una plantilla de libro mayor y le ayudamos a crear la suya propia con pasos y un ejemplo.
¿Qué es un libro mayor?
Las empresas utilizan el libro mayor para registrar sus activos y gastos. El balance y la cuenta de resultados se recogen en un único documento de fácil lectura, en el que se enumeran todas las transacciones financieras de una empresa. El balance contiene información relacionada con el patrimonio neto, los activos y los pasivos de la empresa, mientras que la cuenta de resultados incluye los beneficios, las pérdidas, los ingresos y los gastos.
El libro mayor utiliza un método contable llamado contabilidad de doble entrada. Esto significa que por cada entrada que una empresa hace en una de sus cuentas, hace una entrada opuesta en otra cuenta. Un sistema de contabilidad por partida doble garantiza que cada débito en una cuenta tiene un crédito correspondiente en otra, lo que facilita a la empresa el seguimiento de sus transacciones y la identificación de errores. Los programas informáticos modernos, como las hojas de cálculo y los programas de contabilidad, facilitan aún más este proceso al utilizar códigos incorporados para calcular estas cifras automáticamente.
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¿Por qué crear una plantilla de libro mayor?
Crear una plantilla de libro mayor es importante para estandarizar su sistema de registro financiero. Una plantilla proporciona a su empresa un documento estructurado que puede rellenar de forma sencilla a medida que realiza las transacciones. Le ayuda a organizar su información financiera, a supervisar su historial de transacciones y a encontrar fácilmente los errores. He aquí otras razones para crear una plantilla de libro mayor:
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Solicitud de préstamo: Si solicita un préstamo, es posible que el prestamista le pida ver ciertos registros financieros. Un libro de contabilidad general permite encontrar rápida y fácilmente los registros pertinentes para el prestamista.
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Balance del libro: Los libros mayores le ayudan a equilibrar sus libros al ayudarle a llegar a un balance de comprobación. Un balance de comprobación es una lista de los saldos finales de cada una de las cuentas del libro mayor, que le ayuda a ver cuándo todas las cantidades de dólares de crédito y débito son iguales.
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Preparación de la auditoría: Un libro mayor almacena todos sus registros financieros en un solo lugar. Esto hace que sea fácil acceder a ellos y revisarlos si el Servicio de Revisión Interna audita su empresa.
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Detección de fraudes: Dado que un libro mayor mantiene toda la información en un solo lugar, es fácil de revisar para detectar fraudes u otros problemas.
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Comunicación general: Los libros mayores facilitan el intercambio de información financiera con otros. Puede compartirla con el personal interno, como los gerentes y el equipo de contabilidad, y puede compartirla con las partes interesadas externas, como los clientes y los inversores.
Muchas empresas se benefician del uso de un libro mayor para controlar sus actividades financieras en varias cuentas. Mientras que una empresa sencilla y pequeña con un solo empleado y pocas cuentas que controlar podría no necesitar un sistema de libro mayor, la mayoría de las empresas con más de un empleado que mantienen un inventario o tienen varias cuentas utilizan este sistema para controlar sus registros financieros. Incluso si piensa utilizar un sistema de libro mayor electrónico, conocer las partes de un libro mayor y los pasos para crear una plantilla puede ayudarle a adaptar una plantilla existente o a crear la suya propia para satisfacer las necesidades de su empresa.
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Cómo crear una plantilla del libro mayor
A continuación se indican los pasos para crear una plantilla de libro mayor:
1. Conozca las partes de un diagrama de flujo
El primer paso para crear una plantilla de libro mayor es saber qué partes incluir. Un libro mayor típico contiene siete tipos de cuentas. Cada una de estas cuentas tiene su propia página o puede tener varias páginas, dependiendo de la cantidad de datos financieros que necesite registrar para cada cuenta. También pueden tener libros auxiliares que incluyen información como la cantidad de efectivo disponible, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Además de las pérdidas y ganancias, estas son las cuentas que se incluyen en un libro mayor:
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Activos: En contabilidad, un activo es un recurso que tiene valor financiero. Los activos pueden ser a corto o largo plazo, tangibles o intangibles, y las empresas pueden calcular el valor de sus activos sumando sus pasivos a su capital social.
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Pasivos: Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, como los préstamos bancarios, las hipotecas y los salarios. Algunas de las cuentas de pasivo que las empresas incluyen en un libro mayor son las cuentas por pagar, los préstamos a corto plazo por pagar, el pasivo acumulado, los ingresos diferidos y los bonos por pagar.
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Acciones: El patrimonio neto en contabilidad se refiere a la diferencia entre el pasivo y el activo de una empresa. Representa el valor de una empresa tras deducir su pasivo.
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Ingresos: Los ingresos son la cantidad de dinero que una empresa obtiene por la venta de productos o la prestación de servicios a sus clientes. Una empresa puede aumentar sus ingresos ganando activos o disminuyendo pasivos.
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Gastos: Un gasto es el coste de un activo que una empresa utiliza para crear ingresos. Por ejemplo, el coste de las operaciones de una empresa, como el alquiler y los servicios públicos, cuentan como gastos.
2. Aprenda las partes de una página del libro mayor
Cada una de las siete cuentas de un libro mayor tiene al menos una página. El formato de cada página de un libro mayor suele ser consistente en todo el libro. Cuando se formatea una página del libro mayor, se puede incluir la siguiente información:
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Nombre de la cuenta: Escriba el nombre de la cuenta en la parte superior de la página del libro mayor para que sea fácil de encontrar.
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Número de cuenta: Incluya el número de cuenta en una línea debajo del nombre de la cuenta.
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Fecha: Establece una columna de fechas para poder seguir las fechas de todas tus transacciones financieras.
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Explicación: Una columna de explicación le ofrece un lugar para nombrar cada operación e incluir los detalles que sean necesarios.
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Número de referencia: El número de referencia es el número de página de su diario general en el que ha contabilizado el historial de transacciones. La inclusión de una columna para los números de referencia facilita la búsqueda del lugar del diario general en el que se registró cada transacción en caso de que sea necesario consultarla.
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Débito: Registra los aumentos de los activos o los gastos de tu empresa, o las disminuciones de los pasivos o los activos, en la columna del debe de cada transacción.
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Crédito: La columna del crédito contiene los aumentos del pasivo o del patrimonio de su empresa o las disminuciones del activo o de los gastos.
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Equilibrio: En la columna de saldo de la página del libro mayor, anota el saldo inicial en la celda superior de la hoja de cálculo bajo el epígrafe de saldo, y luego suma o resta los créditos y débitos de cada transacción utilizando el saldo inicial.
3. Elija un método de contabilidad
Una vez que sepa qué cuentas incluir en un libro de contabilidad y qué información debe tener cada página del libro, elija su método de contabilidad. La primera opción es crear un libro de contabilidad físico en el que escriba a mano y calcule la información de sus transacciones. La otra opción es utilizar uno de los muchos programas informáticos disponibles para ayudarle a crear y mantener el libro mayor de su empresa.
Si decide llevar un libro mayor físico, también necesitará un diario general físico. Un diario general forma parte del sistema de contabilidad por partida doble de los libros mayores. Sigue un modelo de formato diferente pero incluye las mismas transacciones que un libro mayor. Al introducir las transacciones, los contables las registran primero en el diario general y luego en el libro mayor. El uso de este sistema les ayuda a equilibrar los libros y a mantener registros precisos. Sin embargo, muchos sistemas electrónicos ajustan automáticamente sus entradas en ambos documentos, reduciendo el número de pasos que tienen que dar para actualizar sus libros.
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4. Cree su libro de contabilidad
Después de elegir su método de contabilidad, configure su libro mayor. Incluye todas las cuentas que correspondan a tu negocio y considera si necesitas varias páginas o subpáginas para registrar los detalles de cada cuenta. Formatee su libro mayor utilizando columnas y filas para que pueda ver y acceder fácilmente a su información. Aunque la mayoría de los libros de contabilidad siguen un estilo de formato similar, puede personalizar su libro de contabilidad para incluir otras secciones que satisfagan las necesidades de mantenimiento de registros de su empresa.
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5. Mantener el libro de contabilidad
Una vez que haya configurado su libro mayor, puede empezar a utilizarlo para registrar sus transacciones. A medida que vaya trabajando con él, podrá encontrar nuevas formas de optimizarlo para sus necesidades. Sea flexible y actualice el formato de su libro mayor para que se adapte mejor a su estilo de trabajo.
Además, asegúrese de conciliar su libro de contabilidad con frecuencia. En contabilidad, conciliar un libro de cuentas significa revisar su libro de cuentas para comprobar que es correcto. Si adquiere el hábito de comprobar la exactitud de su historial financiero, podrá reducir la posibilidad de que se produzcan errores que puedan afectar a los beneficios de su empresa. Recuerde que un libro de contabilidad es una herramienta que beneficia a su negocio. Un libro de contabilidad bien mantenido es importante para garantizar el éxito de la contabilidad de su empresa.
Ejemplo de plantilla de libro mayor
Aquí tienes una plantilla de libro mayor que te ayudará a crear el tuyo propio:
Cuenta: [Nombre de la cuenta]
Número de cuenta: [Número de la cuenta]
Fecha** Explicación**Ref. Número** Débito**Crédito** Balance**