Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado virtualmente en 7 pasos

El trabajo a distancia es cada vez más común a medida que avanza la tecnología, lo que permite a las empresas ahorrar dinero en aspectos como el tiempo de desplazamiento y el espacio de oficina. Cuando cada vez son más los trabajadores que trabajan fuera de la oficina, se pueden utilizar enfoques novedosos para dar la bienvenida a los nuevos compañeros y establecer vínculos con ellos. Para sentirse parte integrante del grupo, los trabajadores no necesitan conocerse en persona.

En este artículo, compartimos los pasos para dar la bienvenida a un nuevo empleado de forma virtual y por qué es importante.

¿Por qué es importante dar la bienvenida a un nuevo empleado de forma virtual?

Es fundamental virtualizar a los nuevos empleados, ya que puede ser un método eficaz para que se sientan parte integrante del equipo aunque estén fuera de la oficina. A la hora de dar la bienvenida a los empleados remotos, puede utilizar diversos métodos para que se sientan valorados y parte de su empresa. Hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos puede ayudarles a sentirse más cómodos en su equipo y a acercarse a usted o a otros trabajadores para pedir ayuda. Esto puede ayudar a mejorar el trabajo en equipo, la comunicación y la cohesión de la empresa.

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Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado de forma virtual

Siga estos pasos para dar la bienvenida virtualmente a un nuevo empleado:

1. Realice sesiones de incorporación y formación en grupo

Considere la posibilidad de contratar, formar y dar de alta a los empleados en grupos para que puedan crear un sentimiento de comunidad entre ellos. Todos ellos pueden asistir a cada una de sus sesiones de formación en grupos virtuales a través de llamadas telefónicas y videollamadas para experimentar todo el proceso de onboarding como un equipo, en lugar de individualmente.

Durante estas sesiones de formación, intente dedicar tiempo a conocer mejor a cada uno de los empleados y adapte la información a sus personalidades o habilidades, si es posible, para ayudar a personalizar su experiencia de incorporación. Lleve a cabo sesiones que ofrezcan información sobre la empresa, al tiempo que haga preguntas sobre los nuevos miembros del equipo. Esto les dice a los empleados que usted se preocupa por aprender más sobre ellos, a la vez que les da la oportunidad de acercarse a sus nuevos compañeros de trabajo.

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2. Organizar reuniones y encuentros

Una forma eficaz de que los nuevos empleados se sientan más conectados con otros empleados es participar en encuentros con ellos. Se trata de pequeñas reuniones virtuales en las que los nuevos empleados se reúnen con los actuales a través de vídeos o llamadas telefónicas. Los empleados pueden utilizar este tiempo para hacerse preguntas y aprender más sobre las personalidades o intereses de los demás.

Ofrecer estos encuentros casuales con algunos miembros del equipo puede hacer que el nuevo empleado se sienta más cómodo acudiendo a estos empleados en busca de orientación o apoyo cuando tenga preguntas relacionadas con la empresa o el trabajo. Establecer relaciones más sólidas de este tipo también puede mejorar la colaboración y la comunicación entre los empleados.

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3. Introducir a los empleados en los canales de comunicación de la empresa

Una vez que haya incorporado y formado a su nuevo empleado, considere la posibilidad de presentarlo a toda la empresa mediante la plataforma de comunicación empresarial de la organización. Intente compartir imágenes divertidas y saludos breves con el nuevo empleado. Los demás miembros del equipo pueden responder a ellos escribiendo sus propios mensajes de bienvenida personalizados. Esto puede hacer que el nuevo empleado se sienta entusiasmado por trabajar con empleados que parecen entusiasmados por conocerlos y que se tomaron el tiempo de elaborar mensajes personalizados.

Cuando presente al nuevo empleado, considere la posibilidad de compartir hechos divertidos o pídale que responda a preguntas interesantes y únicas. Esto permite que los empleados actuales aprendan más sobre las nuevas contrataciones y potencialmente descubran cualquier punto en común que puedan tener con otros empleados, lo que puede llevar a más discusiones y a la formación de nuevas amistades.

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4. Enviar paquetes

Algunos directores de recursos humanos optan por decorar el escritorio de un nuevo empleado para que se sienta bienvenido y entusiasmado por formar parte del equipo. También se puede hacer de forma virtual enviando paquetes con regalos y accesorios para que los empleados los utilicen en sus propios despachos.

Considere la posibilidad de enviar cestas con mercancía de la empresa' para que se sientan oficialmente parte del equipo o proporcióneles una guía de bienvenida que explique más sobre la empresa y su marca. También puedes enviar artículos más prácticos para que el empleado los utilice cada día, como tazas de café, notas post-it, bolígrafos y cuadernos.

5. Detallar las políticas de horas de trabajo

Una de las principales ventajas de trabajar a distancia es que la mayoría de las empresas permiten a los empleados elaborar sus propios horarios, sin dejar de seguir las políticas de horas de trabajo establecidas. Intenta ofrecer horarios flexibles y dejar que los empleados trabajen cuando sea necesario si cumplen con los plazos necesarios y asisten a las reuniones esenciales.

Permitir que los empleados sigan un horario de trabajo flexible y comunicar sus restricciones, requisitos y directrices indica claramente a los nuevos empleados que te preocupas por ellos lo suficiente como para permitirles trabajar en función de su zona horaria y sus calendarios personales.

6. Pedir opiniones sobre la formación

Después de realizar la formación y dar tiempo a los empleados para que se aclimaten a sus nuevas funciones, intente obtener su opinión sobre el éxito de estas oportunidades de formación a distancia. Considere la posibilidad de enviar encuestas anónimas en las que se pregunte a los nuevos empleados qué prefieren que cambie o actualice para que se sientan más acogidos.;

Identificar estas áreas de mejora muestra a los empleados actuales y a los nuevos que se preocupa por ellos lo suficiente como para desarrollar estrategias para que se sientan miembros valiosos del equipo. Trate de solicitar comentarios adicionales con regularidad y actualice su formación al menos una vez al año.

7. Celebrar las horas felices y los días festivos de forma virtual

Incluso después de incorporar y formar a los nuevos empleados, puede seguir asegurándose de que se sientan como miembros importantes del equipo organizando eventos que reúnan a todos los empleados. Pueden ser eventos breves que tengan lugar mediante videollamadas, como las horas felices. También puedes organizar concursos de preguntas y respuestas para animar a los demás a participar y conectar con los demás.

Intenta organizar también fiestas para que todos los empleados puedan disfrutar de diversas celebraciones entre ellos desde distintas partes del país o del mundo. Para asegurarte de que todo el mundo se siente incluido, ten en cuenta las zonas horarias de cada uno e intenta organizar las fiestas en los horarios más idóneos para todos los empleados. Puedes enviar una encuesta para saber qué fechas u horarios funcionan mejor para todos y así asegurarte de que todos los empleados se sientan incluidos.