Cómo dar retroalimentación negativa: Pasos y consejos

La retroalimentación es un componente importante de la gestión y sirve para reforzar el rendimiento de un equipo o de un empleado y para garantizar que se produzcan cambios de comportamiento que promuevan la productividad. Hay dos tipos principales de feedback: el negativo y el positivo. En este artículo, hablaremos de lo que es la retroalimentación negativa, por qué es importante, los pasos que puede seguir para dar una retroalimentación negativa eficaz y los consejos que debe tener en cuenta al ofrecer este tipo de retroalimentación a un empleado.

¿Qué es la retroalimentación negativa?

La retroalimentación negativa, a veces llamada retroalimentación constructiva, es la retroalimentación dada a un empleado que se enfoca en señalar los comportamientos que necesitan ser cambiados para prevenir problemas o un bajo desempeño. El objetivo de la retroalimentación negativa es ayudar a un empleado a cambiar su comportamiento para aumentar la productividad y el rendimiento en el lugar de trabajo. Para que sea eficaz, la retroalimentación negativa debe centrarse en un comportamiento específico y darse rápidamente después de que el comportamiento se haya producido.

Por ejemplo, si un empleado presenta un contrato de forma incorrecta, el directivo debería hablar inmediatamente con el empleado en cuanto reciba el contrato, en lugar de esperar varios días o semanas para solucionar el problema.

Los comentarios negativos son una poderosa herramienta que un supervisor, jefe de equipo o gerente puede utilizar para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Aunque este tipo de comentarios suele ser incómodo para los directivos, muchos empleados apreciarán e incluso querrán recibir comentarios constructivos de sus superiores. Dar un feedback negativo beneficia tanto al empleado como al directivo y puede reforzar la relación y la confianza entre ambos.

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¿Cuál es la importancia de dar una opinión negativa?

Hay varias razones por las que los comentarios negativos son importantes. Las principales razones son que:

  • Puede mejorar el rendimiento de los empleados
  • Mejora la capacidad de liderazgo de un directivo
  • Asegura que los empleados entiendan las expectativas que la empresa o el director tienen de ellos
  • Ayuda a los empleados a sentirse apoyados y atendidos en el trabajo
  • Permite que los empleados hagan preguntas para aclarar sus dudas
  • Refuerza la capacidad de los empleados' para realizar su trabajo

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2. Cómo dar una respuesta negativa

A continuación se indican los pasos que puede seguir para dar una crítica constructiva a un empleado:

1. Asegúrate de que tus emociones son estables y están bajo control

Antes de poder dar una respuesta eficaz a otra persona, debes asegurarte de que tus emociones están bajo control. Puede ser difícil, e incluso imposible, dar una opinión constructiva si te sientes molesto, enfadado o con otra emoción negativa. También debes asegurarte de que la persona a la que le das feedback está en un estado relativamente tranquilo. De este modo, le resultará más fácil recibir el feedback sin ponerse a la defensiva.

2. 3. Presente los comentarios negativos en un área privada

Nunca debes dar un feedback constructivo a un empleado delante de otros empleados o miembros del equipo. Esto puede avergonzar al empleado y hacer que los comentarios no sean bien recibidos. Programe un momento para reunirse con el empleado en un lugar privado, como su oficina o una sala de conferencias. Si lo hace, demostrará su respeto por el empleado y le animará a ser más abierto cuando responda a sus comentarios.

3. Ofrezca una retroalimentación centrada en el comportamiento, no en la persona

Cuando dé una opinión negativa a un empleado o miembro del equipo, es importante que se centre en el comportamiento específico que quiere cambiar y no en el empleado como persona. Centrarse en el comportamiento facilita que el empleado reciba el comentario y puede evitar que se ponga a la defensiva o se sienta atacado. Por ejemplo, en lugar de decir "escribiste el contrato de forma incorrecta," podrías decir, "el formato que usaste para escribir el contrato fue incorrecto, así que vamos a centrarnos en cambiar ese formato para asegurarnos de que todos los contratos que envíes sean precisos."

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4. Omite los comentarios superficiales

Algunos jefes o supervisores comienzan una conversación sobre la retroalimentación negativa con declaraciones superficiales o cumplidos innecesarios. Esto suele hacerse porque el directivo cree que así será más fácil que el empleado reciba la valoración negativa. Sin embargo, el hecho de parecer superficial acabará por perjudicar al jefe o al supervisor en lugar de favorecerle. Céntrese en la verdad cuando dé un feedback constructivo y sea lo más genuino, útil y vulnerable posible. Esto animará al empleado a responder de forma similar.

5. Asegúrate de que los comentarios son oportunos

El momento oportuno es importante cuando se trata de administrar una crítica negativa. Es importante ofrecer el feedback lo antes posible después de que se haya producido el comportamiento que quiere cambiar. Esto ayudará a animar al empleado a empezar a tomar medidas inmediatamente y también puede hacer que la retroalimentación se sienta menos severa que si usted esperara varios días o semanas para discutir un incidente.

6. Haz que tus comentarios sean específicos

Además de ser oportuno, debes asegurarte de que el feedback sea lo más específico posible. Por ejemplo, en lugar de decir «has rellenado el formulario de forma incorrecta», dígale al empleado exactamente qué partes del formulario ha hecho mal y cómo puede corregirlas. También puede mencionar las implicaciones que tendrá la realización de la tarea o la puesta en práctica del comportamiento si se sigue haciendo de forma incorrecta.

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7. Mantén la calma

Dar una retroalimentación constructiva puede ser una situación difícil, especialmente si el comportamiento del que se habla es grave o el empleado responde a la defensiva. Sin embargo, es importante mantener la calma por muy molesto que se sienta. Perder los estribos sólo perjudicará la situación y podría provocar que el empleado se niegue a cambiar su comportamiento o que no reciba bien el feedback constructivo.

8. Permita que el empleado responda

Debes dar un feedback constructivo en forma de conversación. Esto significa que, una vez que haya explicado el comportamiento y los cambios que hay que hacer, debe dar al empleado la oportunidad de responder y expresar cualquier preocupación o hacer preguntas. Esto demuestra que usted valora el tiempo y las opiniones del empleado y que está dispuesto a escuchar su punto de vista.

9. Cree una nota o un plan de acción

Una vez que haya discutido a fondo el comportamiento problemático y que el empleado entienda lo que se espera de él, elabore una nota o un plan de acción que tanto usted como el empleado compartirán. Plantee objetivos de rendimiento específicos para el empleado y los tiempos en los que debe alcanzar esos objetivos. También puede incluir tiempos incrementales en los que comprobará el progreso del empleado, como una vez a la semana o una vez al mes.

Además, si hay algo que debes hacer como su gerente para apoyar su cambio de comportamiento, inclúyelo también en el plan o nota. Por ejemplo, si necesita implementar una nueva estrategia de formación, asegúrese de incluirlo en el acuerdo.

10. Determine cuándo hará un seguimiento con el empleado

Al final de su reunión con el empleado, decida una fecha y una hora en la que hará un seguimiento del progreso del empleado y revisará la nota o el plan de acción creado en el paso anterior. Revisar periódicamente la mejora del empleado y proporcionarle un feedback positivo sobre los cambios realizados es un componente importante del proceso de feedback. También crea un sentido de responsabilidad y aumenta la probabilidad de que el empleado siga realizando los comportamientos acordados.

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Consejos para dar una opinión negativa

Los siguientes son consejos que debes tener en cuenta cuando des a tus empleados o miembros del equipo un feedback constructivo:

  • Adapte sus comentarios al empleado: Cada persona recibe la retroalimentación de manera diferente, por lo que es importante ofrecer la retroalimentación negativa de la manera que más impacte a cada empleado.
  • Sea claro y directo: Es importante asegurarse de que el empleado al que se le da una opinión negativa entiende perfectamente lo que se le dice y lo que se espera de él. Diga su opinión de forma clara y directa y, si es necesario, envíe un correo electrónico con los puntos más importantes.
  • No se olvide de los comentarios positivos: El feedback positivo es tan importante como el negativo y puede ayudar a mantener a los empleados animados, incluso si han recibido recientemente un feedback constructivo. Reserve un tiempo para dar a cada empleado sólo comentarios positivos con regularidad, por ejemplo una vez al mes o trimestralmente.

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