Cómo dejar un mensaje de voz profesional: Pasos y consejos

Tanto si te comunicas habitualmente con profesionales por teléfono como si simplemente necesitas dejar un mensaje y quieres causar una buena impresión, saber cómo dejar mensajes de voz profesionales es una habilidad importante. Entender qué debe incluirse en el mensaje de voz, así como la duración del mismo, son dos componentes importantes para dejar un mensaje de voz profesional.

En este artículo, exploramos por qué es importante dejar mensajes de voz profesionales, varios pasos a seguir para asegurar que su mensaje de voz sea profesional y consejos a tener en cuenta cuando se deja un mensaje de voz en un entorno profesional.

¿Por qué es importante dejar un mensaje de voz profesional?

Hay varias razones por las que dejar un mensaje de voz profesional es importante, si no esencial, cuando nos comunicamos con otra persona de forma profesional. Aunque gran parte de nuestra comunicación se realiza por correo electrónico en el mundo moderno de hoy, todavía hay varias situaciones en las que es necesario coger el teléfono y llamar a otra persona. Y, cuando se hace por una situación profesional, es necesario asegurarse de que el mensaje de voz que se deja transmite profesionalidad y aplomo, sea cual sea el motivo de la llamada.

Los ejemplos de casos en los que la gente deja mensajes de voz en un entorno profesional incluyen cuando:

  • Llamar para confirmar una entrevista de trabajo
  • Felicitar a un colega por un éxito reciente en el trabajo
  • Interactuar con los clientes o trabajar en la relación con ellos
  • Aceptar una oportunidad de trabajo
  • Llamar a tu lugar de trabajo porque estás enfermo o porque no vas a poder ir a trabajar ese día
  • Comunicarse con otros empleados dentro de su oficina

Estos son sólo algunos de los muchos casos en los que los profesionales llaman y hablan con otros a través del teléfono. Cuando una persona no responde a su llamada, es cuando usted' dejaría un mensaje de voz profesional pidiendo que le devuelvan la llamada o transmitiendo una información concreta.

Otra razón por la que es importante dejar un mensaje de voz profesional es porque puede transmitir su confianza y su capacidad para comunicarse bien. Esto es especialmente relevante durante el proceso de búsqueda de empleo, ya que los responsables de la contratación pueden determinar rápidamente si un candidato habla bien y es profesional simplemente hablando con él por teléfono o escuchando un buzón de voz que haya dejado el candidato.

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Cómo dejar un mensaje de voz profesional

Los siguientes son los pasos a seguir para dejar un mensaje de voz profesional a alguien:

Antes de dejar un mensaje de voz

Hay algunas cosas que deberías hacer antes de dejar un mensaje de voz profesional. Entre ellas:

1. Asegúrese de tener el número correcto

Siempre es importante comprobar dos veces el número al que se llama para asegurarse de que pertenece a la persona adecuada. Esto es especialmente importante si vas a hablar o dejar un mensaje relacionado con un tema sensible o privado. Antes de pulsar «llamar», compara el número que has tecleado en tu teléfono con el número proporcionado.

2. Esboza lo que necesitas transmitir

Es una buena idea tomarse unos minutos para esbozar lo que quieres decir antes de llamar al destinatario. Aunque sepas que no lo van a coger, tener una idea clara de lo que quieres transmitir en el buzón de voz te asegura no dejar de lado información importante o divagar innecesariamente. Algunas personas incluso apuntan algunas notas rápidas para echar un vistazo mientras hablan por teléfono.

3. Asegúrese de que es un buen momento para llamar

Siempre debes asegurarte de que es una hora adecuada para llamar a un destinatario, incluso si sabes que no va a responder. El destinatario puede ver la hora a la que le has dejado el mensaje, y si lo hace a una hora inadecuada, puede resultar inapropiado. Considera la posibilidad de llamar sólo en horario laboral, por ejemplo entre las 9 y las 17 horas, o llama en un horario acordado.

Mientras dejas un mensaje de voz

Estos son los pasos a seguir durante el proceso real de dejar a alguien un mensaje de voz profesional:

1. Dé a la persona que llama su nombre

Antes de entrar en la parte del mensaje de su buzón de voz, primero debe identificarse para que la persona que llama sepa quién está hablando. Empieza diciendo claramente tu nombre y apellidos. Si la persona está más familiarizada con ella o si está esperando su llamada, puede ser conveniente limitarse a decir su nombre de pila. Si nunca ha conocido a la persona, sea con «mi nombre es» e incluya su nombre completo. Por ejemplo, diría «Mi nombre es Dr. Edwards y le llamo para hacer un seguimiento de su reciente cita en mi consulta»;

2. Indique su número de teléfono al principio del mensaje de voz

También debes incluir tu número de teléfono inmediatamente después de dar tu nombre si la persona que te llama no te conoce o no tiene ya tu información de contacto. Así te aseguras de que el destinatario tenga esta información a mano si la necesita. También se asegura de que no tengan que volver a escuchar todo el mensaje de voz, como ocurre cuando se deja el número al final del mensaje.

3. Establezca una conexión con el destinatario

Además, considere la posibilidad de establecer rápidamente una conexión con el destinatario para que pueda recordar mejor quién es usted o entender el motivo de su llamada. Por ejemplo, puedes decir simplemente que recibiste su número de un compañero de trabajo o puedes recordarle que tú y él intercambiaron números en un evento reciente. Establecer una conexión ofrece un elemento personal y ayuda al destinatario a sentirse más cómodo al escuchar tu mensaje de voz.

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4. Indique el motivo de su llamada

Utiliza la información que hayas decidido cubrir al dejar el mensaje de voz. Exponga el motivo por el que llama de forma clara y concisa e intente evitar demasiados rellenos como «ums.» Empiece por cubrir primero la información más importante por adelantado, y luego pase a los detalles si es necesario. Asegúrese de cubrir todos los asuntos importantes en su mensaje de voz, pero no se preocupe si se olvida de algo. Intente ser orgánico y personal mientras deja el mensaje de voz para no parecer genérico o robótico.

5. Sé breve

Intente que su mensaje de voz dure entre 20 y 30 segundos. Los mensajes de voz más largos a menudo dejan a los destinatarios sin atención mientras los escuchan, por lo que mantenerlos lo más cortos posible garantiza que sigan participando y se animen a devolver la llamada para obtener más información.

6. Concluir el mensaje

Después de cubrir toda la información importante que necesitabas compartir con el destinatario, termina tu mensaje reiterando tu número de teléfono una vez más si es necesario. Algunas personas también plantean peticiones o preguntas específicas para animar aún más al destinatario a devolver la llamada. O, si no hace ninguna pregunta, puede decir simplemente algo como «Espero tener noticias suyas pronto»

Consejos para dejar mensajes de voz profesionales

A continuación se ofrecen algunos consejos para tener en cuenta a la hora de dejar un mensaje de voz profesional:

  • Utilice un lenguaje profesional: Aunque la persona le resulte familiar, siempre que llame en calidad de profesional debe mantener un lenguaje lo más profesional posible. Evita utilizar jerga o abreviaturas y sé cortés y conciso.
  • Considera la posibilidad de hacer un seguimiento: Después de dejar un mensaje de voz, algunas personas seguirán su mensaje con un correo electrónico al destinatario. Esto no siempre es necesario, pero si el asunto es urgente o si no está seguro de que el destinatario revisará pronto su buzón de voz, un correo electrónico es siempre una buena idea para hacerle saber que ha llamado.
  • Mantén un tono optimista: Mantener un tono optimista mantendrá el interés del oyente. La gente suele responder mejor a los tonos positivos y es más probable que le devuelva la llamada.
  • Ofrecer una llamada a la acción: Si necesita que la persona haga algo, como consultar su sitio web o devolverle la llamada lo antes posible, asegúrese de mencionarlo al final del mensaje de voz.
  • Asegúrese de que su información de contacto se hable claramente: A veces es fácil apresurarse a decir el nombre y el número de teléfono al dejar un mensaje de voz. Sin embargo, asegurarse de que tu información de contacto se diga claramente y se entienda fácilmente es esencial para que el destinatario sepa quién ha llamado y pueda devolver la llamada.