Cómo delegar el trabajo a los empleados: Preguntas y consejos frecuentes

En algún momento de tu carrera profesional, es probable que tengas que delegar tareas en colegas, compañeros de equipo o empleados. Delegar es una herramienta importante y eficaz que quienes ocupan puestos directivos deben saber cómo y cuándo hacerlo.

En este artículo, analizaremos qué es la delegación, cuándo se debe delegar el trabajo, cómo delegar el trabajo a los empleados o miembros del equipo y otras preguntas frecuentes sobre la delegación en el lugar de trabajo.

¿Qué es la delegación?

La delegación se refiere a la capacidad de una persona para transferir eficazmente la responsabilidad de una determinada tarea o decisión a otra persona. La delegación se considera una habilidad blanda que debe poseer cualquier persona que desempeñe un papel de liderazgo. Esta habilidad no consiste en decir a los demás lo que tienen que hacer ni en pasar las tareas de la lista de tareas de un líder a las de un miembro del equipo, sino en orientar eficazmente a las personas sobre sus responsabilidades específicas y las expectativas de las mismas. También se trata de ayudar cuando sea necesario, pero también de dar a los empleados la independencia necesaria para completar las tareas por sí mismos.

La mayoría de los supervisores, jefes de equipo o gerentes delegan tareas cuando trabajan en un proyecto. Por ejemplo, un líder puede asignar los esfuerzos de marketing en redes sociales a un departamento o grupo de personas y asignar el marketing en buscadores a otro. Cada grupo debe entender claramente lo que se espera de ellos, cuándo deben realizarse las tareas y cómo llevar a cabo las tareas necesarias para realizar el trabajo.

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¿Cuáles son los componentes de la delegación?

Para que la delegación funcione eficazmente, deben darse tres elementos principales. Estos componentes son:

  • Responsabilidad: El primer elemento de la delegación es la responsabilidad. Los empleados deben sentir cierto sentido de responsabilidad para completar la tarea que se les ha delegado. Esta responsabilidad incluye el cumplimiento de los plazos y la petición de ayuda cuando sea necesario.
  • Autoridad: La autoridad es el segundo componente de la delegación y se refiere al poder de tomar decisiones. Las decisiones pueden estar relacionadas con varias cosas diferentes dependiendo de la situación. Por ejemplo, un directivo puede dar a un miembro del equipo la autoridad para decidir cómo utilizar determinados recursos para realizar una tarea. La autoridad debe estar relacionada con la tarea específica y apoyar a los empleados en el cumplimiento de las tareas que les han sido delegadas.
  • Responsabilidad: Otro componente esencial de la delegación eficaz es la responsabilidad. Esto se refiere al sentido de responsabilidad que siente una persona para completar la tarea que se le ha delegado. Cuando a un empleado se le asigna un trabajo, debe responsabilizarse de completarlo de manera precisa y oportuna.

¿Cuándo debe delegar el trabajo?

Hay varios casos en los que debe delegar en el lugar de trabajo. Para determinar si es apropiado delegar, considere las siguientes preguntas:

  • ¿La tarea o el proyecto ofrecerá valor a su organización o a su carrera? Si no es así, es posible que quieras delegar estas tareas en otras personas. Antes de hacerlo, asegúrese de añadir valor a la tarea. Si no puede añadir valor, considere la posibilidad de descartar la tarea por completo.
  • ¿La tarea es específica para tus habilidades y capacidades? Si no es así, puedes delegarla en alguien que tenga las capacidades adecuadas para el trabajo.
  • ¿Ofrece el proyecto o la tarea una oportunidad para que alguien de su equipo aprenda y crezca?
  • ¿Hay tiempo suficiente para delegar eficazmente? La delegación requiere un tiempo que incluye la formación, la asignación y la respuesta a las preguntas.
  • ¿Debe hacer esta tarea?

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Cómo delegar el trabajo en los empleados

A continuación se indican los pasos que puede dar al delegar tareas u otros trabajos a los miembros del equipo o a los empleados:

1. Determine qué tareas quiere delegar

El primer paso en la delegación es decidir qué tareas debes delegar en otros y qué responsabilidades quieres mantener para ti. Las preguntas que hay que hacer son:

  • ¿Hay alguien en mi equipo que pueda realizar esta tarea mejor que yo?
  • ¿Hay alguien en mi equipo que se beneficiará de la realización de esta tarea?
  • ¿Es una tarea que sólo puedo hacer yo?
  • ¿Qué necesito para delegar esta tarea?
  • ¿Tienes tiempo para hacer todas las tareas de tu agenda?

2. Decide en qué empleados o miembros del equipo vas a delegar el trabajo

El siguiente paso es determinar qué persona se encargará de cada tarea. Hay que tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que las tareas se ajustan a las capacidades y habilidades de la persona y de que ésta dispone de tiempo suficiente para completar la tarea de forma eficiente y puntual.

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3. Sea justo en sus delegaciones

Intente ser lo más justo posible a la hora de delegar tareas. Intente dar a todos los miembros del equipo el mismo número de tareas o tareas que tengan el mismo nivel de dificultad. También debes confiar en los miembros de tu equipo para que realicen las tareas con eficacia y evitar la microgestión siempre que sea posible.

4. Ofrecer contexto y dirección para cada tarea

Cada tarea que delegue en otra persona debe incluir una dirección y un contexto claros. Haga saber al empleado por qué se le asigna la tarea y cómo ésta beneficiará al proyecto general o a la empresa. Dedique tiempo a responder a cualquier pregunta y ofrezca comentarios cuando sea necesario.

5. Proporcionar comentarios positivos y constructivos

Aunque no quiera microgestionar a su equipo, sí que debe ofrecerle su opinión cuando sea necesario. Esto incluye tanto los comentarios positivos como los constructivos. Ofrecer feedback con regularidad ayuda a los empleados a mantenerse en la tarea y a completarla de forma productiva y con éxito.

¿Cuáles son las razones más comunes por las que la gente tiene dificultades para delegar?

Hay varios factores por los que una persona puede tener dificultades para delegar tareas en el lugar de trabajo. Los obstáculos más comunes para una delegación eficaz son:

  • El miedo: Algunos directivos tienen miedo de liberar la responsabilidad de una tarea porque temen que la tarea no se haga correctamente si no la hacen ellos mismos. Esto puede dar lugar a que un líder asuma más trabajo del que realmente puede hacer, además de desanimar a los empleados que están bajo su mando. Es importante recordar que, si bien es cierto que se cometen errores, nadie es perfecto y la mayoría de los empleados quieren hacerlo lo mejor posible al completar las tareas.
  • El tiempo: Los directivos pueden no delegar porque creen que les llevará demasiado tiempo explicar la tarea a un empleado o que les llevará demasiado tiempo delegar todas las tareas que necesitan ser delegadas.
  • Falta de confianza: Algunos líderes no consiguen delegar eficazmente el trabajo porque no tienen suficiente confianza en su equipo. Participar en actividades de creación de equipos y dedicar tiempo a conocer a todos los miembros de su equipo, así como sus puntos fuertes y débiles, es una forma estupenda de combatir la falta de confianza en un equipo.
  • Falta de habilidades: Otra razón por la que algunos directivos no delegan tareas con eficacia en el lugar de trabajo es que no creen que su equipo tenga las habilidades adecuadas para completar las tareas. Si este es el caso, considere la posibilidad de trabajar individualmente con los empleados para que desarrollen sus habilidades o celebre un taller de habilidades en el que todos los miembros del equipo puedan aprender una habilidad concreta.