Una reunión de despido eficiente y eficaz requiere saber qué hacer y qué evitar. En concreto, hay que saber lo que no hay que hacer al despedir a un empleado.
En este artículo, explicamos por qué debe despedir a un empleado y le proporcionamos una lista de cómo despedir a un empleado y una lista de cómo no despedir a un empleado.
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¿Por qué hay que despedir a un empleado?
La conducta de un empleado puede tener un efecto negativo en su empresa, dañar la moral de los empleados o poner en peligro la salud o la seguridad de los trabajadores, por ejemplo. Al despedir a un empleado, debe tener una justificación legítima. Recuerde que el despido de un empleado debe ajustarse a la normativa estatal y federal. Estas son algunas de las razones más típicas para hacerlo:
- Cuestiones relacionadas con el rendimiento
- Problemas de asistencia o retrasos crónicos
- El comportamiento delictivo o el robo
- Violencia o amenazas contra los empleados
- Reorganización de la empresa
- La personalidad o la actitud no encajan con la empresa
Aunque puedes despedir a un empleado por cualquiera de estos motivos, tu decisión final debe depender de los hechos y circunstancias de cada caso y empleado.
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Cómo despedir a un empleado
Saber cómo despedir correctamente a alguien puede hacer que el proceso sea más eficiente. De hecho, seguir el protocolo adecuado al despedir a un empleado facilita la aceptación del despido por parte de éste y protege a su empresa de posibles litigios en el futuro. A continuación se explica cómo despedir correctamente a un empleado:
Documente los problemas y las advertencias previas a la rescisión
Antes de despedir a un empleado, asegúrese de haber documentado las distintas razones que le han llevado a tomar la decisión. Por ejemplo, quizá un empleado haya amenazado constantemente a sus compañeros. Tome nota de cada uno de estos casos, ya que le servirá de apoyo durante la reunión y, potencialmente, durante un proceso judicial, si se da el caso. Además, tome nota de cualquier advertencia que haya hecho a su empleado, como una mala evaluación de su rendimiento. Tener pruebas de tus esfuerzos por notificarles sus deficiencias hace que sea más fácil para ellos darse cuenta de que intentaste advertirles antes de tomar la decisión final.
Lleva tu documentación a la reunión de despido
Tenga la documentación en orden antes del comienzo de la reunión. Traiga las revisiones de rendimiento, las advertencias escritas y la correspondencia relevante que haya tenido con el empleado durante su empleo. Esto le permitirá revisarlos y tener una prueba de la razón por la que está terminando su empleo.
Prepare un documento de despido
Aunque no deberías alargar la reunión de despido más de lo debido, asegúrate de cubrir todo lo esencial. Prepara un documento de transición que destaque los detalles importantes de su despido. Especifica los siguientes pasos, como el último día de trabajo, el último sueldo, las prestaciones, los proyectos en curso y los días de vacaciones no utilizados. Asegúrate de que todo está definido y de que tienen toda la información que necesitan antes de que termine la reunión. Haz que firmen el documento de despido y dales una copia del mismo. También debes guardar una copia en el archivo de personal.
Celebrar la reunión en un lugar privado
Celebre la reunión de despido en un lugar privado, como su despacho. Asegúrese de que el lugar que elija evite las interrupciones y que no sea objeto de observación. Dado que se trata de un asunto delicado, es importante tratarlo como tal y dar al empleado la cortesía de celebrar la reunión en un lugar privado.
Escuche lo que tienen que decir
Cuando se despide a un empleado, éste puede reaccionar en estado de shock, negación, ira o dolor. Tómate el tiempo de escuchar lo que tiene que decir para determinar sus emociones exactas respecto a la noticia de su despido. Saber cómo se sienten ante la situación puede ayudarte a darles la respuesta adecuada.
Utilice una lista de comprobación
Utiliza una lista de comprobación de despido para mantenerte centrado cuando te reúnas con el empleado al que piensas despedir. Tener una lista de comprobación le garantiza abordar todo lo que necesita durante la reunión. La lista de comprobación debe orientarle sobre cómo informar al empleado de lo que puede esperar legalmente y de su empresa una vez que haya finalizado su relación laboral. La lista de comprobación también sirve como prueba de lo que se discutió durante la reunión.
Sé respetuoso
Cuando te reúnas con el empleado, trátalo con amabilidad y respeto. En lugar de discutir, sé firme, educado y profesional cuando le comuniques tu decisión. Aunque les dejes marchar, terminar con una nota cordial les ayuda a sentirse agradecidos por el tiempo que han pasado en tu empresa.
Permitir que hagan preguntas
El empleado al que dejas marchar tiene derecho a hacer preguntas sobre tu decisión. Dale tiempo para que pregunte todo lo que quiera sobre los motivos por los que has decidido despedirle y sobre los pasos siguientes. Dado que las personas tienen reacciones diferentes ante este tipo de situaciones, es importante darles tiempo para que expresen sus opiniones. Proporciónales respuestas sinceras y evita un debate o una discusión acalorada.
Celebrar la reunión de finalización al final del día
Sea respetuoso con la situación y con el empleado que va a despedir y opte por un momento del día más tranquilo para la reunión de despido. En lugar de despedir a un empleado en mitad del día, espere al final de su jornada laboral, cuando haya menos gente alrededor. Así se evitan preguntas innecesarias y miradas indiscretas.
Cambiar la información de la cuenta de seguridad y los inicios de sesión
Aunque ya no les conceda acceso a los sistemas de su empresa, asegúrese de cambiar las contraseñas y los códigos de acceso a los ordenadores como medida de precaución. Si se sienten amargados por su despido, el cambio de esta información evita que hagan algo malintencionado como entrar y robar información de su organización.
Actúe con rapidez
Una vez que tenga una razón bien pensada para despedir a un empleado, tome su decisión y actúe con rapidez. Dado que la razón por la que lo despides probablemente tenga que ver con el efecto que está teniendo en la empresa o en tus empleados, lo mejor es ponerle fin lo antes posible.
Agradece sus aportaciones
Aunque dejes marchar a un empleado, es importante agradecerle las valiosas contribuciones que ha hecho durante su empleo. Esto te ayuda a terminar la reunión con una nota positiva y les muestra que los valoras a pesar de tener que dejarlos ir. Asegúrate de desearles lo mejor y de estrecharles la mano antes de que se vayan.
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Cómo no despedir a un empleado
Al igual que debe comportarse de una manera determinada durante una reunión de despido, también debe evitar ciertas acciones. Procure ser profesional en todas sus reuniones de despido y evite hacer la situación más difícil de lo que debe ser. He aquí cómo no despedir a un empleado:
No despidan a un empleado hasta que se reúnan con él cara a cara
En lugar de despedir a un empleado por teléfono, por carta, por correo electrónico o por llamada telefónica, espera a reunirte con él en persona. Ya que le estás despidiendo de tu empresa, es importante que le des la cortesía de una reunión cara a cara. Aunque estés despidiendo a tu empleado, debes tratarlo con respeto y recordar que es un ser humano. Por lo tanto, es importante despedirlos de manera respetuosa y sin perjudicar la relación con los demás empleados.
No despidan sin una evaluación previa del rendimiento
No haga que su empleado se sienta sorprendido. Antes de su despido, asegúrese de que recibe información sobre su rendimiento y una formación adecuada. Esto no sólo les proporciona una advertencia, sino que también le permite encontrar una razón potencial para determinar su despido e identificar qué es lo que les hace fallar.
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Don't despedir a un empleado sin un testigo
Para evitar un posible caso de despido, haga que un segundo empleado participe en la reunión de despido. No sólo sirve de testigo, sino que también puede hablar cuando usted no sepa qué decir a continuación. Considere la posibilidad de invitar a alguien de recursos humanos que tenga más experiencia en el despido de empleados. Gracias a su experiencia, puede mantener la discusión en el buen camino y garantizar que el empleado reciba un trato justo, equitativo y profesional.
No lo conviertas en una larga conversación
Si ha proporcionado al empleado evaluaciones de rendimiento y comentarios que le hacen saber que no está cumpliendo las expectativas, no es necesario que reitere su descontento. Dado que la mayoría de los empleados preguntan por el motivo de su despido, prepara una respuesta resumida que no dé demasiados detalles ni culpe a nadie. Por ejemplo, en lugar de enumerar todos los fallos que ha cometido, diga simplemente que ya ha hablado de sus problemas de rendimiento y que le deja marchar porque su rendimiento no se ajusta a las normas de la empresa y a lo que se espera de ese puesto.
Asegúrate de terminar con una nota positiva y de desearles lo mejor en sus futuros esfuerzos y en un puesto que' sea más adecuado para ellos. Además, puedes destacar que, dados sus muchos talentos, confías en que encontrarán otro puesto al que dedicarse. En general, mantén una conversación breve y no entres en demasiados detalles. De hecho, si da demasiados detalles, puede dificultar su capacidad para utilizar la información que descubra después del despido en una posible demanda.
No dejes que piensen que no es una decisión definitiva
Asegúrese de que los empleados sepan que usted ha tomado una decisión definitiva sobre su despido. No les deje pensar que tienen la oportunidad de cambiar de opinión. Si tienes tiempo antes de programar su reunión de despido, asegúrate de presentar razones razonablemente articuladas para despedirlos.
No te olvides de pedirles que devuelvan la propiedad de la empresa
Antes de que termine la reunión de despido, pídele al empleado que te devuelva la llave, el pase de la puerta, la tarjeta de identificación de la empresa y cualquier otro equipo o tecnología de propiedad de la empresa. Puedes acompañarle a su lugar de trabajo para recoger los objetos que no tenga a mano antes de acompañarle a la salida del edificio. Si no tienen todo el equipo de la empresa ese día, acuerde cuándo puede esperar recibirlo. Asegúrese de hacer un seguimiento de cualquier equipo que no haya recibido en la fecha en que prometió devolverlo.
No les des acceso a su espacio de trabajo ni a sus compañeros
Dado que muchos empleados se sienten perjudicados después de que les despidan, evita que molesten a tus empleados actuales haciendo arreglos para que recojan sus posesiones personales después del trabajo o durante el fin de semana. Si no pueden venir, puedes enviar sus posesiones a su casa. Asegúrate de minimizar el contacto que tienen con otros empleados, ya que evita posibles problemas y les ayuda a mantener su dignidad intacta.
No les des acceso a los sistemas electrónicos de la empresa.
Justo antes o durante la reunión con el empleado, cancele su acceso a los sistemas electrónicos de la empresa, como su cuenta de correo electrónico. Coordina con tu departamento de tecnologías de la información (TI) para asegurarte de que ya no tiene acceso a los sistemas. También puede consultar con el departamento de TI para determinar qué información de la empresa pueden haber tomado en las semanas previas a su despido.
No'termines la reunión con negatividad
Termina la reunión con una nota positiva y considera la posibilidad de darles confianza para que sigan adelante con su carrera. Por ejemplo, puede hablar de la búsqueda de empleo, sugerir puestos que podrían alinearse con su conjunto de habilidades o hacerles saber que usted valora sus contribuciones. Despedirles con palabras de ánimo les hace saber que sigues respetándoles y que te preocupas por ellos como seres humanos.