Cómo llevar a cabo reuniones

Tanto si es un directivo, un supervisor, un jefe de equipo o un empleado, celebrar una reunión le da la oportunidad de compartir ideas e información, colaborar con sus compañeros de trabajo y abordar cuestiones y objetivos importantes. Si sabe cómo dirigir correctamente una reunión, puede ayudar a que su empresa funcione con más eficacia.

En este artículo, explicamos en qué consiste una reunión eficaz, cómo planificar una reunión, cómo preparar una reunión y cómo hacer el seguimiento después de una reunión.

¿En qué consiste una reunión eficaz?

Una reunión eficaz se compone de varios elementos. Cuantos más elementos haya, más eficaz será la reunión. Estos elementos son los que hacen que las reuniones sean eficaces y, en esencia, lo que las hace valiosas y beneficiosas para la empresa:

  • Por la preparación: Una preparación adecuada le garantiza el máximo aprovechamiento de la reunión. Elabore una agenda que haga hincapié en los puntos clave que desea abordar durante la reunión. Tenga esta agenda a mano para poder consultarla durante la reunión y tomar notas cuando sea necesario.
  • Delegación: Al dirigir una reunión, es importante abordar todos los puntos clave y asegurarse de que se escuchan todas las voces. Para ayudarle a dirigir la reunión con eficacia, considere la posibilidad de pasar lista para saber quiénes asisten y repase el orden del día con los asistentes para ayudarles a mantenerse centrados y comprometidos.
  • Plan de acción: Para terminar una reunión con éxito, se necesita un resumen final que confirme lo que todos deben hacer tras la conclusión de la reunión. Un plan de acción presenta esencialmente los próximos pasos que todos deben dar.
  • Enfoque: Hacer que todo el mundo se mantenga concentrado garantiza que se aborden todos los puntos clave del debate. Consulta el orden del día cuando lo necesites. También es importante resumir los puntos tratados después de cada punto del orden del día, preguntar si alguien tiene preguntas y pasar al siguiente punto del orden del día.
  • Compromiso: Los asistentes deben mantenerse concentrados y entretenidos durante toda la reunión. Contar con participantes comprometidos le garantiza obtener las aportaciones de todos, lo que puede producir mayores resultados para su empresa en su conjunto.
  • Planificar con antelación: Programar la siguiente reunión durante la actual le permite llegar al mayor número de participantes. También les permite expresar cualquier conflicto de programación.

¿Cómo se planifica una reunión?

Cuando se trata de reuniones, asegúrate de tener un plan para aprovechar al máximo el tiempo de todos. Cuanto más se prepare, más eficaz será la reunión. Utiliza estos pasos para planificar una reunión:

1. Determinar el propósito de la reunión.

Antes de fijar la hora de la reunión, identifique el objetivo de la misma. Considere si quiere resolver un problema, llegar a una decisión, compartir información o motivar a sus empleados. Si no tiene suficiente tiempo para prepararse o si cree que otra forma de comunicación funcionaría mejor o igual de bien, no planifique una reunión.

2. Crear una agenda

Elabore un orden del día en el que se expongan los temas clave que desea tratar y el orden en el que desea hacerlo. Asegúrate de planificar una breve introducción que explique el motivo de la reunión, seguida de los puntos clave de debate que quieres tratar. Asigna un tiempo determinado a cada punto de debate.

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3. Elegir a los participantes y asistentes

Ten en cuenta los empleados clave que necesitas que asistan a la reunión. Por ejemplo, tienes que incluir a las personas que pueden ayudarte a conseguir tus objetivos, a las personas a las que afecta la reunión, a los responsables clave de la toma de decisiones y a las personas que tienen conocimientos sobre el tema que estás tratando. También es importante tener en cuenta el tamaño de la reunión. Si hay que resolver un problema, la reunión debe ser pequeña. Si necesita una lluvia de ideas, aumente el tamaño de la reunión para fomentar un mayor debate. Asegúrese de invitar sólo a las personas que sean absolutamente necesarias.

4. Asignar funciones a los participantes

Una vez que sepas quiénes quieres que participen y asistan, asigna a cada participante un papel. Por ejemplo, puedes hacer que alguien lleve el tiempo y que un facilitador guíe el debate.

5. Fijar una hora y un lugar para reunirse

Determine la hora de la reunión y su ubicación. Considera si quieres una reunión informal o algo más formal. Puedes celebrar una reunión informal en una sala pequeña, mientras que una sala de conferencias se adapta mejor a una reunión más grande y formal. En cuanto a la hora, asegúrate de que el horario de la reunión se adapte a la mayoría de los asistentes para mejorar la participación.

6. Enviar una invitación y una agenda

Envía las invitaciones a las reuniones y el orden del día para que todo el mundo conozca el objetivo de la reunión. Considera la posibilidad de enviar un correo electrónico, enviar una invitación a través de un calendario o hablar con cada invitado en persona.

7. Decidir un proceso de toma de decisiones

Si tiene que tomar una decisión durante la reunión, decida cuál es el mejor proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, puedes hacer una votación por mayoría, hacer que la gente comparta su experiencia para llegar a un consenso de grupo o hacer que un líder decida sobre una decisión concreta. Tener un proceso ayuda a que las cosas avancen sin problemas.

8. Seleccionar las herramientas y el equipo que desea utilizar

Considera si quieres utilizar herramientas de productividad o de colaboración durante la reunión. Por ejemplo, puedes utilizar un dispositivo de grabación de audio o una plataforma para compartir la pantalla. Decidirlo con antelación le ayudará a evitar problemas tecnológicos durante la reunión.

9. Finalizar la agenda y distribuirla

Realice los cambios finales en el orden del día y distribúyalo a los participantes. Esto les permite revisar el orden del día antes de la reunión, dándoles una idea de lo que pueden esperar.

10. Seguimiento de los posibles asistentes

Si no ha tenido noticias de algunos participantes sobre su asistencia, póngase en contacto con ellos antes de la reunión. Es especialmente importante verificar la asistencia de cualquier persona a la que haya asignado un papel.

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¿Cuáles son las mejores formas de preparar una reunión?

Para garantizar una reunión eficaz, empiece a prepararse con antelación. Prepararse para una reunión le ayuda a aprovechar al máximo su tiempo y le da la confianza necesaria para llevar a cabo una reunión con éxito. Utilice estos métodos para prepararse para una reunión:

  • Tenga una agenda. Prepara una agenda que incluya una lista de temas, delega a los ponentes y reserva tiempo para cada punto de la agenda. Pide sugerencias para el orden del día, sé realista con el tiempo que asignas a cada punto del orden del día y determina la importancia de cada uno de ellos. Cuando conozcas la importancia de un punto del orden del día, podrás determinar si lo abordas durante esta reunión o lo sacas a colación más adelante.
  • Pida a sus interlocutores que participen. Antes de la reunión, pida a varios oradores que participen en ella. Los oradores suelen abordar objetivos individuales. Asegúrese de seleccionar oradores que puedan describir eficazmente el proceso y los resultados de los distintos objetivos.
  • Coordinar los horarios. Programe la reunión de forma que se adapte a la disponibilidad de todos. Asegúrese de fijar una hora de reunión realista. Por ejemplo, celebrar una reunión a última hora de la tarde de un viernes puede no ser el mejor momento, ya que muchas personas están preparadas para irse a casa el fin de semana y no estarán tan concentradas. Si no todo el mundo puede acudir a la reunión, asegúrese de que los empleados clave de un proyecto puedan asistir y de que los que no pudieron hacerlo reciban notas con un resumen de lo que ocurrió y de lo que se discutió.
  • Comparte la agenda. Antes de la reunión, haz circular el orden del día entre los empleados correspondientes. Asegúrate de que todos tengan una copia y sepan qué esperar de la reunión.
  • Envíe recordatorios. Recuerde a todos la fecha y la hora de la reunión con antelación. Así se asegurará de que lo incluyan en su agenda y se acuerden de asistir.

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¿Cómo empezar una reunión de forma eficaz?

El comienzo de una reunión no sólo establece el tono, sino que también ayuda a que las personas se sientan más cómodas y dispuestas a compartir sus opiniones e ideas. He aquí algunas formas de empezar una reunión de forma eficaz:

  • Comienza con una breve introducción. Salude a todos al principio de la reunión y preséntese. Agradéceles su asistencia y dales tu nombre y cargo en la empresa.
  • 1. Define el propósito de la reunión. Explique el tema de la reunión y resuma el orden del día. También puede aprovechar este momento para presentar a los participantes y a los principales oradores.
  • Utiliza los rompehielos. Considere la posibilidad de aligerar el ambiente con un rompehielos. Esto puede ayudar a que los asistentes se sientan más cómodos y a que se abran durante la reunión. Puede hacer preguntas a los asistentes para conocerlos o hacer preguntas divertidas para crear un ambiente más cómodo en general.

¿Cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo una reunión?

Cuando se trata de reuniones, no sólo hay que prepararlas, sino que también hay que tomar ciertas medidas para garantizar su éxito. He aquí cómo dirigir una reunión:

1. Establecer un objetivo claro

Antes de comenzar la reunión, asegúrese de que tiene un propósito y un objetivo claramente definidos para celebrar la reunión. Piense en lo que quiere conseguir con la reunión. Por ejemplo, es posible que quiera solicitar la opinión de otros empleados o que pretenda llegar a una decisión sobre un asunto de la empresa.

2. Tenga en cuenta a los asistentes

Dedique tiempo a determinar quién quiere y necesita que asista a la reunión. Si tiene previsto tratar un asunto o tema que afecta a un empleado concreto, asegúrese de que asiste. También es importante invitar a personas que puedan aportar una valiosa contribución a un punto concreto del orden del día.

3. Empezar y terminar la reunión a tiempo

Distribuya el orden del día a las partes correspondientes con antelación para asegurarse de que todos conocen la hora de inicio de la reunión. Establezca las reglas básicas y asegúrese de que todo el mundo conoce las diferentes asignaciones de tiempo. Esto ayuda a que todos se mantengan concentrados y garantiza que la reunión termine rápidamente.

4. Siga su horario

Asegúrese no sólo de crear un orden del día claro, sino también de ceñirse a él durante toda la reunión. Asegúrate de que llegas a todo lo que habías planeado cubrir y de que sigues las asignaciones de tiempo que has establecido para cada punto del orden del día. Considere la posibilidad de exponer el orden del día para que todos puedan verlo y seguirlo durante la reunión.

5. Seguimiento

Tras la conclusión de la reunión, envíe a todos un correo electrónico en el que se destaque lo que se ha conseguido en la reunión, las tareas que se han delegado y los próximos plazos o los nuevos objetivos establecidos. Así te aseguras de que todos los asistentes sepan lo que se espera de ellos.

¿Cómo debe hacer el seguimiento después de realizar una reunión?

El seguimiento después de una reunión ayuda a recordar a todo el mundo lo que se discutió y lo que tiene que suceder. Básicamente, sirve de recordatorio e informa a todos los ausentes de lo que ha supuesto la reunión. Ten en cuenta estos consejos de seguimiento:

  • Comparte las actas de las reuniones. Inmediatamente después de la reunión, comparte el acta de la misma por correo electrónico con todos los asistentes y con los que no hayan podido asistir. Asegúrate de compartir el acta a más tardar 24 horas después de la reunión. Las notas deben registrar todo lo que ocurrió durante la reunión, incluidas las decisiones que se tomaron y los planes de acción que se crearon.
  • Compruebe el progreso de cada elemento de acción. Asegúrese de comprobar con su equipo el progreso de los elementos de acción de la reunión. Usted puede hacer esto en persona o por correo electrónico. Esto asegura que todo el mundo cumple con sus objetivos a tiempo y recuerda a la gente de sus responsabilidades después de la reunión.
  • Programe reuniones individuales. Después de la reunión, programe reuniones individuales con los jefes de proyecto u otros empleados a cargo de los puntos de acción que estableció durante la reunión. Esto te permitirá hablar con ellos directamente sobre estos puntos de acción y te dará la oportunidad de comprobar su progreso.
  • Programe otra reunión. Al final de la reunión, tómese el tiempo para programar la siguiente reunión. De este modo, todos conocerán la fecha de la próxima reunión y tendrán la oportunidad de resolver cualquier conflicto de horario.