Cómo Dirigir una Carta Formal Paso a Paso (Con Plantilla)

Los funcionarios, las autoridades, los contactos profesionales y los responsables de la contratación pueden ser contactados mediante cartas formales.

En este artículo, explica qué es una carta formal, cómo dirigirla y ofrece ejemplos de cómo deben dirigirse las cartas formales.

¿Qué es una carta formal?

Las cartas formales se utilizan para asuntos serios y siguen un formato estricto y profesional. Una carta oficial comienza siempre con una dirección que incluye los datos de contacto del remitente y del destinatario, la fecha y un saludo. Es fundamental saber cómo dirigir una carta oficial para fines oficiales o profesionales. Los siguientes son ejemplos de documentos que suelen incluir una dirección de carta oficial:

  • Solicitudes de empleo y cartas de presentación
  • Cartas de agradecimiento
  • Ofertas de trabajo
  • Cartas de referencia
  • Revisiones de rendimiento
  • Cartas de dimisión
  • Cartas de interés
  • Contratos u otras cartas jurídicamente vinculantes
  • Comunicación que requiere una firma escrita
  • Cartas de registro a las autoridades

Una carta que comienza con una dirección formal con el formato adecuado muestra al destinatario que su contenido es importante y consecuente. La mayoría de las cartas formales sirven como registro de conversaciones, peticiones o acuerdos importantes.

Qué incluir en una dirección de carta formal

Esta información establece el tono formal de su carta e indica al destinatario que espera una respuesta. Cuando dirija cartas formales, incluya siempre la siguiente información en este orden:

  1. Tu información de contacto, incluyendo tu nombre completo, el nombre de la empresa, el cargo, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico
  2. La fecha de envío de la carta
  3. La información de contacto del destinatario, incluyendo su nombre completo, el nombre de la empresa, el cargo, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico.
  4. Un saludo, como «Querida» el nombre del destinatario' y dos puntos

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Cómo dirigir una carta formal

Siga estos pasos clave cuando dirija una carta formal:

1. Alineación y márgenes

Comience la dirección de su carta formal en la esquina superior izquierda de la página, y mantenga todo el texto alineado a la izquierda. El texto alineado a la izquierda es más fácil de leer que el alineado a la derecha o centrado porque el idioma inglés se lee de izquierda a derecha. Los márgenes de una carta formal suelen ser de 1 a 1-1 ¼ pulgadas en los lados, arriba y abajo.

2. Comience con su información de contacto

Quieres que tu destinatario sepa inmediatamente quién eres, dónde trabajas y tu dirección. Puede utilizar una dirección comercial o particular. Dependiendo del lugar desde el que lo envíes. Así es como debe quedar: :

  • Línea 1: Nombre completo
  • Línea 2: La empresa para la que trabajas, si es el caso
  • Línea 3: Su dirección
  • Línea 4: Su ciudad, estado (abreviado) y código postal.
  • Línea 5: Su país si está escribiendo a alguien en un país diferente
  • Línea 6: Su número de teléfono y/o dirección de correo electrónico

Sigue tu información de contacto con una línea completa de espacio antes de continuar con la siguiente línea de texto.

3. Escriba la fecha

Escribe la fecha completa. Escribe el mes y utiliza números para el día y el año. Esta información demuestra cuándo escribiste, firmaste y enviaste la carta y sirve como registro importante para documentos legales, contratos y acuerdos.

Ejemplo: 21 de febrero de 2020

Coloca otra línea completa de espacio después de la fecha.

4. Incluya los datos de contacto del destinatario

Enumera la información de contacto profesional de tu destinatario para indicar para quién es la carta y para crear una conexión. Formatea esta información de la misma manera que hiciste la tuya:

  • Línea 1: Nombre completo, incluidos los títulos
  • Línea 2: La empresa para la que trabajan, si estás escribiendo una carta comercial formal
  • Línea 3: La dirección de la empresa
  • Línea 4: La ciudad, el estado y el código postal
  • Línea 5: El país, si te diriges a alguien de otro país
  • Línea 6: Su número de teléfono y/o dirección de correo electrónico

Incluye todos los datos de tu destinatario' para evitar confusiones. Siga con otra línea completa de espacio.

5. Incluya una línea de “atención”, si es necesario

Si está escribiendo a una empresa, incluya una línea de “atención” para especificar la persona o el departamento que desea que lea la carta. Coloque la línea “atención” un espacio completo después de los datos de contacto del destinatario y antes del saludo.

Ejemplo: Attn: Jay Nero

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7. Elige un saludo

Comience su carta con un saludo cortés y profesional, como por ejemplo «Querida,» seguido del título y el apellido del destinatario y dos puntos. Dirígete a la persona por su nombre de pila sólo si la conoces bien.

Ejemplo: Estimado Dr. Hennings:

Los títulos incluyen “Sr.,” “Sra.,” “Sra.,” “Dr, ” “Honorable,” “el Reverendo.” y “Profesor.” Si su destinatario es mujer y no está seguro de si está casada, elija “Sra. ” en lugar de “Sra.” o “Srta.” Si tiene un título profesional, como “Oficial,” utilícelo en lugar de “Sra, ” “Señorita” o “Señora” Elimine el título e indique el nombre completo del destinatario si no conoce su sexo.

Ejemplo: Estimado Pat Corres:

Sólo utilice saludos genéricos como «A quien corresponda,» «Estimado señor/señora» o Estimado Director de Contratación si no tiene una persona de contacto.

Una vez que haya dirigido su carta, puede comenzar la introducción en la línea siguiente, seguida del párrafo o párrafos del cuerpo, la conclusión y la firma.

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Modelo de carta formal de dirección

Si no estás seguro de cómo dirigir una carta formal, utiliza esta plantilla:

[Nombre del remitente]
[Empresa o empleador del remitente]
[Dirección del remitente]
[Ciudad, estado y código postal del remitente]
[Dirección de correo electrónico y número de teléfono del remitente]

[Fecha de redacción]

[Nombre del destinatario]
[Empresa o empleador del becario]
[Dirección del destinatario]
[Ciudad, estado y código postal del destinatario]
[Dirección de correo electrónico y número de teléfono del destinatario]

[Nombre del saludo:]

Ejemplos de direcciones de cartas formales

Revise los siguientes ejemplos para ayudarle a la hora de crear su propia dirección de la carta formal:

Dirigida a un particular

Este es un ejemplo de una carta formal dirigida correctamente a un individuo:

Carly Henson
Resolución de los medios de comunicación
28 Carrbridge Road
Durham, NC 27708
chenson@rmedia.com

2 de junio de 2020

Parker Cary, MD
Hospital Hammond Memorial
712 Industrial Drive
Greensboro, NC 27401**919-376-3944

Estimado Dr. Cary

Dirigido a una empresa

He aquí un ejemplo de carta formal dirigida correctamente a una empresa:

Sydney Arthur
Brooks y Banyon LLC
80 Superior Lane
Magnolia, TX 77354
281-543-1669

14 de enero de 2019

Argento & Co.
731 Porter Drive
Katy, TX 77494

Attn: Jen Curio

Saludos Departamento de Recursos Humanos:

Cómo dirigir el sobre

Utilice un sobre de tamaño comercial (#10) para todas las cartas que envíe por correo. Es preferible que la información esté escrita a máquina. Doble la carta en tres partes. Incluya lo siguiente en el frente del sobre:
Su dirección de retorno (nombre, dirección, ciudad, estado y código postal) en la esquina superior izquierda
Nombre y dirección del destinatario (persona de contacto, empresa, dirección, ciudad, estado y código postal)
Asegúrese de que la cantidad correcta de franqueo se coloca en la esquina superior derecha.
No incluyas ningún dato telefónico ni dirección de correo electrónico en el sobre.