Un correo electrónico debe estar escrito en el tono y el estado de ánimo adecuados para llegar al destinatario. Hay que empezar con un saludo que se dirija al destinatario de forma adecuada.
En este artículo, explicamos la importancia de dirigirse correctamente a alguien en un correo electrónico, enumeramos los pasos para dirigirse a alguien en un correo electrónico y le proporcionamos consejos y ejemplos a tener en cuenta.
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¿Por qué es importante dirigirse correctamente a alguien en un correo electrónico?
El tono de todo el mensaje se establece correctamente cuando te diriges a alguien correctamente en un correo electrónico. También garantiza que el destinatario lea el mensaje en lugar de ignorarlo. Utilizar el saludo adecuado también puede ayudarle a establecer una buena relación con el destinatario y la correspondencia futura.
Cómo dirigirse a alguien en un correo electrónico
Tanto si envías un correo electrónico a tu profesor como a tu posible empleador, es importante que te dirijas a ellos de forma adecuada. Hacerlo puede influir en tu correspondencia posterior y ayudarte a establecer una relación profesional. Sigue estos pasos para dirigirte a alguien en un correo electrónico:
1. Utiliza el saludo adecuado
Para seleccionar el saludo adecuado para su correo electrónico, debe tener en cuenta a su destinatario. Si conoce al destinatario, puede utilizar un saludo más informal y amistoso, mientras que si envía un correo electrónico a alguien que no conoce desde hace mucho tiempo, es mejor utilizar un saludo formal. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo empezar tu correo electrónico en función del destinatario:
Saludo estándar
Utilizado con mayor frecuencia en la correspondencia comercial, el uso de un saludo estándar muestra su profesionalidad y respeto. Considere la posibilidad de utilizar «Estimado» en su correspondencia electrónica. Puedes utilizar este saludo para dirigirte a una amplia gama de destinatarios, como tu profesor o tu médico.
Saludo amistoso
Si conoces a alguien personalmente, puedes adoptar un tono más casual e informal y utilizar«Hola»; o “Hola”;
Saludo cordial
Si quieres utilizar un saludo que sea profesional pero no demasiado formal, opta por un saludo cordial en tu correo electrónico. También puedes utilizar este tipo de saludo cuando no conozcas bien al destinatario, o cuando tengas que dirigirte a un profesor o directivo. Algunos ejemplos de un saludo cordial son «Buenos días,»«Saludos,»«Buenos días,»Buenas tardes" o 1. «Buenas tardes»;
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2. Siga el saludo con su título y nombre
Aparte de utilizar el saludo correcto, también hay que utilizar correctamente el nombre del destinatario. Una vez que conozcas tu relación o la falta de ella con el destinatario, podrás determinar cómo dirigirte a él utilizando su nombre y título. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo seguir el saludo:
Cuando se conoce bien al destinatario
Si conoces al destinatario por su nombre, utiliza su nombre de pila después del saludo. Esto funciona bien si envías un correo electrónico a tu jefe o a un compañero de trabajo. Por ejemplo, puedes dirigirte a ellos como «Querido Taylor» o «Hola Bob,»;
Cuando no conoces al destinatario
Si no conoce bien al destinatario, utilice su título apropiado seguido de su apellido o su nombre y apellido. Por ejemplo, puede utilizar «Sr. Jones,» o «La señora Jane Jones» Si no conoces su género, utiliza su nombre completo como «Querido Jordan Jones»; Si conoce su género pero no su nombre, opte por Señor; o «Señora.» Por ejemplo, puedes dirigirte a ellos como «Estimado señor o señora»
La forma de dirigirte a alguien en un correo electrónico también depende de tu relación específica con el destinatario. Por ejemplo, la forma de dirigirse a un posible empleador difiere de la forma de dirigirse a su profesor. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo dirigirte a determinados destinatarios:
- Posible empleador o supervisor: Cuando te dirijas a un posible empleador o directivo, utiliza «Señor» o «Sra.,» seguido de su apellido. Utilice únicamente «La señora» o «Señorita»; cuando conozcas su estado civil. Por ejemplo, puedes dirigirte a ellos como «Querida Sra. Brown» o «Estimado Sr. Fields.»
- Maestro, profesor o gerente: Cuando te dirijas a tu profesor, utiliza Estimado,..; seguido de su apellido. Por ejemplo, «Estimado Sr. Rogers.»
- Alguien con un título de doctorado o de medicina: Dirigirse a alguien en esta posición como «Dr.,» seguido de su apellido. Por ejemplo, «Querido Dr. Bennett»
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3. Escribe correctamente su nombre
Para verificar la ortografía de su nombre, comprueba cualquier documentación que tengas con su nombre o busca su nombre en Internet. Esto demuestra que te has tomado el tiempo de investigar cómo se escribe su nombre. También demuestra tu atención a los detalles y tu profesionalidad.
Aunque es importante deletrear correctamente su nombre independientemente de lo bien que lo conozcas, es especialmente importante cuando envías un correo electrónico a alguien que no conoces desde hace mucho tiempo. Hacerlo puede ayudarte a que tu relación tenga un comienzo positivo.
4. Escribe en mayúsculas y puntúa tu saludo
Después de tu saludo, añade una coma o dos puntos. Normalmente, la coma es más adecuada para la correspondencia por correo electrónico, ya que es más formal. Aquí tienes algunos ejemplos de saludos con la puntuación adecuada:
- «Estimado Sr. Fox:»
- «Estimada señora Fox,»
- «Saludos Juan,»
- «Hola, Kelly:»
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Consejos para dirigirse a alguien en un correo electrónico
Ahora que sabes cómo dirigirte a alguien en un correo electrónico, ten en cuenta los siguientes consejos para tu correspondencia electrónica:
Cambie a los saludos informales en los siguientes correos electrónicos
A medida que vayas conociendo mejor al destinatario, cambia a saludos más informales. Por ejemplo, utilice «Estimado» o «Saludos» cuando te pongas en contacto con ellos por primera vez, pero cambia a saludos más amistosos como Hola de nuevo; o «Hola» en correos electrónicos posteriores.
Cambie el saludo cuando cambie su relación
Cuando un posible empleador se convierta en su actual jefe, cambie su saludo para reflejarlo. Por ejemplo, pase de «Estimado» a Hola; o «Hola»; una vez que usted tiene una nueva relación de trabajo.
Ten en cuenta el saludo que utilizan
Si usted comenzó su correo electrónico inicial con «Querida Jane Jones,» por ejemplo, y te responden sólo con tu nombre de pila, puedes responder con «Querida Jane» en sus correos electrónicos posteriores. Del mismo modo, si responden a todos sus correos electrónicos con «Estimado señor,» aunque haya firmado sólo con su nombre de pila, responda con «Estimado señor» o «Estimada señora» en tus siguientes correos electrónicos. Si no conoces su género, opta por «Estimado señor o señora.»
Utiliza los signos de exclamación con moderación
Reserva los signos de exclamación para la correspondencia casual por correo electrónico o cuando envíes un mensaje a un conocido. Asegúrate también de limitar la cantidad de signos de exclamación que utilizas.
Ejemplos de cómo dirigirse a alguien en un correo electrónico
Si necesitas más orientación sobre cómo dirigirte a alguien en un correo electrónico, ten en cuenta los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: Maestro o profesor
Aquí's un ejemplo de un correo electrónico que puedes enviar a tu profesor masculino con el saludo apropiado:
Estimado profesor Roberts,
Buenas tardes. Como hemos hablado, he adjuntado mi informe final a este correo electrónico. Hágame saber si necesita algo más de mí.
Saludos cordiales,
Julia Barks
Ejemplo 2: Posible empleador
Aquí'tamos un ejemplo de correo electrónico dirigido a una posible empleadora con el saludo adecuado:
Estimada Sra. Albertson,
Me he enterado de que actualmente están contratando para el puesto de Director de Proyectos en Everly Inc. Basándome en la descripción del puesto, creo que encajaría perfectamente en él. He adjuntado mi currículum y mi carta de presentación a este correo electrónico. Espero su respuesta.
Saludos cordiales,
Noah Jennings