Cómo diseñar un plan de beneficios para empleados (con consejos)

Puede utilizar los planes de beneficios para empleados para satisfacer las necesidades de sus empleados, utilizar su presupuesto de forma eficaz y ofrecer paquetes competitivos a las nuevas contrataciones. Si está buscando un nuevo plan u ofreciendo uno por primera vez, puede beneficiarse de investigar lo que hay disponible. Su organización y las necesidades de sus empleados pueden requerir una cuidadosa investigación y consideración para encontrar el plan que más les convenga.

En este artículo, explicamos qué es un plan de beneficios para empleados, describimos por qué es importante, enumeramos los pasos que puede dar para diseñar su propio plan y ofrecemos consejos útiles que puede utilizar para desarrollar las mejores ofertas para sus empleados.

¿Qué es un plan de beneficios para empleados?

El seguro médico, los planes de jubilación, el seguro de vida, el tiempo libre remunerado y los programas de asistencia educativa forman parte de un paquete de beneficios para los empleados. La mayoría de las empresas cumplen las leyes que obligan a pagar las indemnizaciones a los trabajadores, el seguro de desempleo y la Seguridad Social, pero las prestaciones complementarias suelen ser voluntarias. Los empleados pueden recibir información sobre todos los programas de bienestar o de pensiones que tienen a su disposición a través de los planes de beneficios para empleados. Dado que los programas de prestaciones varían de una empresa a otra, el presupuesto, los objetivos y las necesidades de los empleados suelen determinar su inclusión.

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¿Por qué es importante un plan de beneficios para los empleados?

Los planes de beneficios para empleados son importantes porque representan una gran parte de los paquetes de compensación de los empleados, a veces el 40% o más de sus costes totales de compensación. Ofrecer un buen plan, aunque sea caro, puede incentivar a los empleados a aceptar y permanecer en sus puestos de trabajo. Diseñar el plan adecuado también es fundamental para los empresarios. Dado que representan una inversión tan importante, encontrar un equilibrio eficaz entre el presupuesto y las necesidades de los empleados puede ayudar a los empresarios a mantener los costes bajos y a la vez mejorar las tasas de retención.

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Cómo diseñar un plan de beneficios para los empleados

Si quiere diseñar un plan de beneficios para sus empleados, he aquí algunos pasos que puede dar:

1. Defina sus objetivos

El primer paso para diseñar un plan de beneficios para empleados eficaz es considerar los objetivos de su empresa y las metas específicas del programa. Identificar sus prioridades y esperanzas puede ayudarle a determinar qué beneficios tiene más sentido que ofrezca su organización.

Estos son algunos factores importantes que debe tener en cuenta a la hora de definir sus objetivos:

  • La propuesta de valor para el empleado: Tu propuesta de valor para los empleados es lo que les ofreces a cambio de su tiempo y sus habilidades. Proporcionar un paquete de beneficios completo puede aumentar su propuesta de valor para el empleado y mejorar la solidez de su oferta para los empleados.

  • Coste: La cantidad que te puedes permitir gastar en planes de beneficios es una consideración muy importante. Si es la primera vez que ofrece un plan o tiene limitaciones específicas de costes, considere la posibilidad de recopilar presupuestos de posibles proveedores.

  • La competitividad: Contar con una oferta de compensación competitiva, tanto en salario como en beneficios, puede atraer a candidatos cualificados a su puesto. Considere la posibilidad de investigar las tendencias del mercado para poder crear planes con un valor comparable al de otros empleadores que contratan a su mismo grupo de solicitantes.

  • Las necesidades de los empleados: La cobertura, los recursos y los seguros que ofrezcas pueden tener efectos dramáticos en el bienestar de tus empleados. Ofrecer planes más sólidos puede ayudar a los empleados a acceder a los recursos que necesitan y a protegerse contra los imprevistos.

2. Realice una evaluación de las necesidades

Una evaluación de las necesidades es una estrategia que puede utilizar para elaborar un plan de beneficios completo. La evaluación puede ofrecer información valiosa que le permita determinar los puntos fuertes de su oferta actual y decidir dónde puede mejorar su paquete de beneficios para alinearse mejor con sus objetivos.

En su evaluación de necesidades, considere:

  • Empleados: Puede diseñar su plan basándose en las necesidades percibidas de los empleados. Por ejemplo, los empleados más jóvenes pueden valorar más el tiempo libre que los empleados de más edad, que pueden valorar los planes de jubilación sólidos. Comprender las necesidades y los valores de los empleados puede ayudarle a ofrecer planes que les resulten útiles.

  • Reglamentos: Las leyes fiscales federales y las normativas gubernamentales pueden exigirle que ofrezca determinadas prestaciones a los empleados. Revise las leyes locales para asegurarse de que su plan de beneficios cumple los requisitos mínimos.

  • El mercado de trabajo: Los estudios de mercado pueden ayudarte a determinar las ofertas medias del sector y los planes más populares. Esto puede ayudarle a comprender las necesidades del mercado y a retener a los empleados y atraer a candidatos cualificados.

  • Uso de las prestaciones: Si tiene ofertas de planes actuales, comprender la frecuencia con la que los empleados utilizan sus beneficios puede ayudarle a perfeccionar su plan. Algunos planes de seguros ofrecen revisiones que puede utilizar para determinar el valor que sus beneficios aportan a los empleados.

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3. Determine el nivel de beneficios que quiere ofrecer

Con los objetivos y necesidades de su organización en mente, puede empezar a diseñar su nuevo plan de beneficios. Organice los beneficios que le gustaría ofrecer según su prioridad. Utilice esta información para calcular cuánto costaría ofrecer esas prestaciones a sus empleados. Esto puede ayudarle a examinar si su presupuesto actual le permite ofrecer las prestaciones prioritarias. Dependiendo de sus objetivos, podría buscar planes mínimos que creen un espacio para el ahorro de costes o planes más completos que puedan atraer a candidatos cualificados y cubrir todas sus necesidades.

Si está modificando un plan existente, encontrar áreas en las que pueda eliminar ofertas infrautilizadas puede reducir costes y optimizar la funcionalidad de su plan. También puede utilizar esta etapa para decidir otros factores, como los importes de las aportaciones de los empleados, las características de contención de costes y los recursos de administración necesarios. Investigue cuidadosamente las ofertas de planes para encontrar la que proporcione el mejor valor a su empresa.

4. Comparte tu plan con los empleados

Comunicar eficazmente las ofertas puede ayudar a los empleados a entender sus opciones y obtener el máximo uso de su plan. Si ha recogido las opiniones de sus empleados para ayudarle a decidir qué planes ofrecer, puede explicarles cómo sus aportaciones han influido en sus decisiones. Esto puede aumentar su apoyo a las prestaciones y ayudarles a sentirse escuchados y valorados. Existen algunos requisitos legales sobre cómo comunicar sus planes a los empleados, pero considere ir más allá. Una comunicación satisfactoria puede ayudarle a mejorar la moral de los empleados, fomentar una mayor retención de los mismos, atraer a candidatos de alta calidad y reducir la confusión en torno al paquete de beneficios.

He aquí algunas estrategias útiles para comunicar información sobre su plan:

  • Crea conciencia: El primer paso para el éxito de la comunicación es crear conciencia de su nuevo paquete. Considere la posibilidad de anunciar el cambio en una reunión de toda la empresa o de presentar los puntos importantes en un correo electrónico a los empleados.
  • Asegúrate de entenderlo: Puede asegurarse de que sus empleados entienden las ventajas de su plan creando recursos informativos para que los revisen o impartiendo una formación en toda la empresa. Esto puede animar a los beneficiarios del plan a utilizar sus beneficios de forma inteligente.
  • Estar disponible: Los empleados pueden tener preguntas sobre sus planes. Estar disponible para responder a las preguntas y resolver las dudas puede mejorar la acogida del plan por parte de los empleados.

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5. Realice evaluaciones periódicas

Considere la posibilidad de evaluar su plan con frecuencia para determinar la eficacia de sus prestaciones. Ciertos acontecimientos pueden hacer que sus necesidades cambien. Por ejemplo, los cambios en la situación financiera de su organización, la demografía del lugar de trabajo, las actualizaciones normativas o las condiciones del mercado pueden alterar sus objetivos y requisitos. La evaluación continua de su plan de beneficios puede ayudar a garantizar que siga satisfaciendo las necesidades de su empresa y de sus empleados. Puede utilizar estrategias como la evaluación comparativa para establecer las expectativas de sus ofertas de prestaciones y determinar su éxito. Las evaluaciones periódicas de las necesidades también pueden ayudar a las empresas a medir la viabilidad de sus planes.

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Consejos para diseñar un plan de beneficios para los empleados

He aquí algunos consejos adicionales que puede utilizar para asegurarse de diseñar el mejor plan de beneficios para su empresa:

Sigue la retroalimentación

Pedir la opinión de los empleados a la hora de decidir la oferta de un plan puede asegurarle que ofrece las prestaciones más relevantes y útiles para los empleados. Aunque puede ser difícil dar cabida a las peticiones o sugerencias de todos, mostrar a los empleados que valora su opinión puede ayudarles a sentirse valorados y priorizados. Considere la posibilidad de reducir sus opciones antes de pedir la opinión de los empleados. De este modo, podrá mantener sus expectativas realistas y sus sugerencias relevantes para su decisión. Si elige un plan que responda a las necesidades de los empleados, asegúrese de informarles de cómo sus aportaciones han influido en su decisión.

Considere la posibilidad de recurrir a terceros

Dependiendo del tamaño de la empresa, ésta puede optar por contratar ayuda adicional para investigar y mantener los planes de los empleados. Contratar a un agente de beneficios o a un administrador externo puede reducir la tensión potencial de gestionar un plan de beneficios para toda la empresa. Sin embargo, si decide desempeñar estas funciones internamente, desarrolle cuidadosamente estrategias para gestionar la carga de trabajo asociada a la oferta de un plan de beneficios a sus empleados.

4. Proporcionar oportunidades de educación

Asegurarse de que los empleados comprenden sus opciones y las prestaciones que tienen a su disposición puede ayudarles a sacar el máximo partido a sus planes y a comprender el valor de sus prestaciones. La mayoría de las empresas hacen que sus empleados se inscriban en las prestaciones durante un periodo llamado de inscripción abierta. Este es un momento crucial para proporcionar educación sobre su plan y lo que ofrece. Sin embargo, ampliar las oportunidades de educación más allá de la inscripción abierta puede ayudar a garantizar que los empleados utilicen sus planes durante todo el año y aprovechen los beneficios que ofrece su empresa.

Puede animar a los empleados a utilizar e interactuar con sus beneficios creando eventos de bienestar o actividades de compromiso similares. Proporcionar consejos y hacer que la información esté disponible puede ayudar a los empleados a acceder a los detalles de su plan y a aumentar su comprensión.