Una oficina puede diseñarse de forma que mejore la moral y la productividad, independientemente de que el trabajo implique cualquier tipo de actividad. Independientemente de la naturaleza del trabajo, la forma en que se diseña una oficina puede tener un impacto significativo en el éxito de los empleados que trabajan en ella. Diseñar una oficina que mejore la productividad es crucial para el bienestar de la empresa, pero requiere imaginación.
En este artículo, explicamos por qué es importante diseñar la oficina, cómo hacerlo y proporcionamos consejos de diseño para ayudarle a crear un espacio de oficina que sea funcional y atractivo.
¿Por qué es importante el diseño de su oficina?
El diseño de la oficina es importante por varias razones, entre ellas:
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Mejora la productividad en el trabajo: Una oficina bien diseñada puede ayudar a sus empleados a sentirse menos estresados, lo que se traduce en un mejor rendimiento en el trabajo. Además, una oficina en la que los empleados se sientan físicamente cómodos, con elementos como una iluminación adecuada, sillas ajustables y una distribución intuitiva de la oficina en la que sea fácil encontrar las cosas, puede mejorar la productividad de sus empleados.
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Mejora la retención de los empleados: Los empleados que se sienten emocional y físicamente cómodos en su oficina suelen ser más propensos a permanecer en ese lugar de trabajo durante más tiempo. Por lo tanto, tener una oficina bien diseñada puede beneficiar a la organización al reducir el tiempo y el dinero que supone la contratación y la incorporación de nuevo personal.
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Cuenta la historia de su empresa: Si los clientes actuales y potenciales ven su oficina, su diseño puede revelar cosas positivas sobre su organización. Elementos como la división del espacio, los colores utilizados para pintar las paredes y las obras de arte que utiliza pueden inspirar a los clientes y darles una impresión positiva sobre su empresa.
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Ahorra dinero: Un diseño de oficina eficiente puede ahorrar a la empresa una cantidad significativa de dinero a largo plazo. Maximizar el uso del espacio puede reducir el tiempo que pasan los empleados yendo de un departamento a otro, e incluso puede liberar suficiente espacio para poder alquilar una parte de la oficina, mientras que otras opciones de diseño, como las bombillas económicas y la calefacción eficiente, pueden reducir las facturas.
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Muestra innovación: Las soluciones eficientes de diseño de oficinas demuestran que tu organización no solo puede seguir las tendencias del sector, sino también innovar y encontrar su propia forma de hacer las cosas.
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2. Cómo diseñar una oficina
Considere la posibilidad de seguir estos pasos cuando decida cómo diseñar su oficina:
1. Evaluar el espacio y las necesidades
Antes de planificar el diseño de su nueva oficina, analice el espacio del que dispone y las mejores formas de utilizarlo. Determine los elementos básicos de la dinámica de su lugar de trabajo, como la cantidad de tiempo que los empleados pasan en sus escritorios, en las salas de reuniones y en otros espacios de la oficina, y luego considere cuánto espacio necesita cada departamento. Optimizar el uso del espacio de la oficina puede revelar que necesitas menos espacio del que pensabas inicialmente, lo que puede ahorrarte dinero.
Pida la opinión de los empleados a la hora de decidir cómo utilizar el espacio disponible. Dado que pasan su jornada laboral en la oficina, pueden saber cómo podría mejorarse el espacio, qué necesitan para ser más productivos y qué afecta a su productividad. También debes utilizar las opiniones de los empleados para estimar el crecimiento futuro, ya que el espacio de tu oficina debe tener el potencial de adaptarse a tus objetivos.
2. Crea un resumen de diseño
Una vez que conozca sus necesidades y el espacio del que dispone, debe redactar su informe de diseño. Puede incluir elementos como:
- Cuáles son sus objetivos y necesidades
- Cuál es su visión del nuevo diseño de la oficina
- Cómo debe alinearse el diseño con los valores de tu marca
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3. Elija a las personas adecuadas
Puede coordinar todo el proyecto de rediseño de la oficina usted mismo o designar a otra persona de la oficina para que lo haga. En cualquier caso, hay que establecer un sistema que permita tomar decisiones con rapidez, sin necesidad de contar con la aprobación constante de la alta dirección. Una vez establecido el jefe del proyecto, es el momento de elegir un diseñador de oficinas profesional. Algunos de los principales criterios a la hora de elegir un profesional o empresa de diseño de oficinas son
- Trabajo previo: Puede pedirles que le proporcionen una lista de proyectos anteriores junto con fotos o vídeos.
- Especialidad: Elegir un diseñador especializado en espacios de oficina puede ahorrarle tiempo y dinero, ya que es probable que actúe con mayor eficacia que un diseñador generalista.
- Reputación: Elija un diseñador con un historial verificable de tener clientes satisfechos.
4. Establezca su presupuesto
Antes de decidir los elementos concretos del diseño de la oficina, hay que establecer un presupuesto claro para toda la operación. Debe trabajar con su diseñador para calcular un presupuesto y luego ajustar sus decisiones en función de la diferencia entre el presupuesto estimado y el disponible.
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5. Empiece a planificar el aspecto
La primera parte del diseño de la oficina suele ser cuando usted y su diseñador deciden el aspecto que tendrá la oficina. En este proceso también pueden participar otros empleados, ya que su opinión puede ser relevante. Algunas cosas que puede hacer para encontrar los elementos visuales adecuados para su oficina son:
- Celebrar una reunión con todo el personal y pedirles que aporten ideas creativas
- Busca en internet ideas de diseño de oficinas y selecciona varios elementos
- Pide a tu diseñador que cree dibujos conceptuales para ver cómo quedaría el diseño de tu oficina
6. Crear el plan de espacio
Tras determinar el aspecto de su oficina, es hora de decidir cómo aprovechar al máximo el espacio disponible. Hay ciertas normas de alojamiento y seguridad que deben cumplirse, por lo que cualquier decisión sobre el espacio debe tomarse teniendo en cuenta. Utiliza tu evaluación del espacio y las necesidades para crear una distribución de la oficina que minimice la pérdida de tiempo y maximice la eficiencia.
7. Decorar la oficina
Por último, una vez completado el plan de la oficina, tienes que llenarla de elementos como muebles, alfombras, espacios de almacenamiento, suelos, pintura de paredes y cualquier otro elemento necesario para un entorno de oficina. Asegúrese de que las elecciones no sólo sean elegantes, sino también muy funcionales. Como en la mayoría de los pasos, la opinión de las personas que luego utilizarían ese espacio puede ser muy beneficiosa en el proceso de diseño.
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Consejos para el diseño de oficinas
Tenga en cuenta estos consejos a la hora de diseñar su oficina:
- Mejore la iluminación. Proporcionar a sus empleados una iluminación adecuada es una de las formas más rentables de aumentar la productividad
- Reduzca el ruido no deseado. El ruido suele afectar a la productividad, por lo que, al diseñar una oficina, hay que asegurarse de que elementos sonoros como los ruidos de la calle, el sonido de diversas máquinas o simplemente el sonido de los empleados al charlar o hablar por teléfono no molesten a otros empleados. Puedes evitar la mayoría de estos problemas con el aislamiento y una distribución de la oficina bien planificada.
- Añada elementos naturales. Aunque un espacio de trabajo debe estar diseñado principalmente para ser funcional, añadir elementos naturales puede mejorar la moral y la productividad de los empleados. Las plantas de oficina o un acuario de oficina pueden añadir un elemento natural a una oficina.