El nivel de ingresos de una organización puede contabilizarse mediante un presupuesto flexible. Algunos entornos laborales consideran que los presupuestos flexibles les ayudan a prever mejor su situación financiera, lo que a su vez les ayuda a tomar decisiones de gasto.
En este artículo, describimos qué es un presupuesto flexible, por qué es importante para un centro de trabajo, cómo crear un presupuesto flexible y ofrecemos un ejemplo de presupuesto flexible para un centro de trabajo.
¿Qué es un presupuesto flexible?
Un presupuesto variable es aquel en el que se contabilizan los costes variables. Los costes fijos de un presupuesto son los que nunca cambian. Una empresa que siempre paga el mismo alquiler pero cuyos costes de inventario varían en función de las ventas (un coste variable) podría utilizar un presupuesto flexible para ayudar a planificar sus finanzas.
¿Por qué es importante un presupuesto flexible en el trabajo?
Es importante tener un presupuesto flexible en el trabajo porque puede ayudarle a prepararse para los costes inesperados. También es una forma útil de planificar los gastos en función de los resultados del negocio. Estos son algunos ejemplos de empresas que pueden utilizar presupuestos flexibles para hacer proyecciones de gastos:
- Negocios de temporada: Los negocios cuyos ingresos fluctúan estacionalmente, como las floristerías y las empresas de cuidado del césped, pueden utilizar un presupuesto flexible que les ayude a prepararse para las variaciones de costes.
- Restaurantes: El gasto de los restaurantes depende de la rapidez con que puedan vender la comida, por lo que un presupuesto flexible puede ayudar a los restaurantes a gastar en función de sus ingresos.
- Hoteles: Dado que los costes dependen del número de huéspedes que deciden alojarse en un hotel, los hoteles pueden utilizar presupuestos flexibles que cambian en función de la ocupación del hotel.
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Cómo encontrar un presupuesto flexible
A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para encontrar un presupuesto flexible para un lugar de trabajo:
1. Identificar los costes fijos
El primer paso para crear un presupuesto flexible es identificar los costes fijos— costes que siempre serán los mismos independientemente de los resultados de la empresa. He aquí algunos ejemplos de costes fijos:
- Pagos de alquileres, hipotecas y préstamos: Estos pagos suelen ser constantes de un mes a otro.
- Salarios: La remuneración anual de los empleados es un coste fijo porque en cada nómina se destina la misma cantidad de dinero.
- El seguro: Los pagos del seguro pueden ser un coste fijo si siempre se cobra la misma cantidad.
2. Identificar los costes variables
Una vez que haya encontrado sus costes fijos, puede identificar sus costes variables que pueden fluctuar en función de su volumen de producción o de servicio. Aquí tiene una lista de ejemplos de costes variables:
- Facturas de servicios públicos: Las facturas de los servicios públicos de su oficina pueden aumentar o disminuir en función de la cantidad de energía que utilice.
- Sueldos a tiempo parcial: El salario de los empleados a tiempo parcial puede variar si no trabajan el mismo número de horas cada periodo de pago.
- Suministros: Los suministros de oficina, como el café, el papel y la tinta de la impresora, pueden no costar la misma cantidad cada vez que se hace una compra.
3. Determine cuánto cambian sus costes variables
Ahora que ha anotado sus costes fijos y variables, puede calcular cuánto cambian sus costes variables cada mes. Hay varias formas de calcular los costes variables de un lugar de trabajo.
Un cálculo común es el coste por unidad de producción. Divida los costes variables entre el número de unidades para obtener el coste variable por unidad. A continuación, realice el mismo cálculo con los costes fijos. Por ejemplo, si a la empresa le cuesta 5.000 dólares crear 100 productos, la producción es un coste variable. Puedes dividir 5.000 dólares entre 100 para obtener el precio por unidad, 50 dólares, lo que significa que cuesta 50 dólares producir un solo producto. El uso de un cálculo del precio por unidad puede ayudarle a escalar su presupuesto para diferentes niveles de producción.
Con esta información, puede encontrar el coste variable total. Para ello, multiplique la producción total por el coste variable de cada unidad producida. Por ejemplo, si la producción total es de 1.000 productos y el coste variable de cada unidad es de 25 dólares, el coste variable total es de 25.000 dólares.
También puede calcular los costes variables medios que no están relacionados con la producción. Por ejemplo, si los servicios públicos de la empresa cuestan 250, 300 y 200 dólares durante un trimestre, puedes sumar los costes y dividirlos por el número de meses. En este caso, 750 $ divididos por tres son 250 $, por lo que el coste variable medio de los servicios públicos es de 250 $ al mes.
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4. Calcula tus gastos generales totales
Los gastos generales son los gastos continuos de la empresa que no están relacionados con el coste de producción directa de los bienes. Para calcular los gastos generales totales, identifique los costes que no están relacionados directamente con la producción. A continuación, identifique cuáles de esos costes son variables y cuáles son fijos. En los cálculos finales del presupuesto flexible, los gastos generales variables cambiarán a medida que cambie la producción, pero los gastos generales fijos se mantendrán constantes.
Estos son algunos ejemplos de gastos generales:
- Envío: Se trata de un coste general variable que no está directamente relacionado con la producción de un producto.
- Marketing: Las ventas y el marketing no crean directamente un producto, por lo que estos costes son un ejemplo de gastos generales. Los costes de marketing pueden ser fijos o variables en función de su relación con la empresa y sus productos.
- Costes administrativos: Los costes asociados al mantenimiento de registros son otro ejemplo de coste general. Los costes administrativos son probablemente costes generales fijos.
5. Crear un presupuesto
Puede añadir a su presupuesto los costes fijos, los costes variables y la cantidad que varían.
Hay varias maneras de diseñar su presupuesto. Puede incorporar los costes fijos y variables en su presupuesto como números fijos con una columna separada para la desviación. También puedes utilizar porcentajes para representar la cantidad del presupuesto que esperas que ocupen los costes variables. Otra forma de diseñar el presupuesto es tener columnas que muestren los costes variables para diferentes puntos de referencia, como la cantidad de ingresos que alcanzas. Para completar el presupuesto, puedes enumerar los totales de los costes fijos, los costes variables y los gastos generales totales.
Sea cual sea la forma que elijas para representar tus números, asegúrate de que tu presupuesto sea comprensible para una fuente externa en caso de que necesites este presupuesto con fines contables o de auditoría.
6. Revise y actualice su presupuesto
Una vez que su presupuesto esté en uso, actualícelo periódicamente con cualquier cambio en los porcentajes de costes variables para que sean más precisos. Es conveniente revisar un presupuesto flexible al menos una vez al trimestre o cuando la empresa experimente cambios presupuestarios importantes. Esto puede ayudarle a seguir tomando decisiones de gasto informadas para su lugar de trabajo.
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Ejemplo de presupuesto flexible
Una empresa vende un producto a 20 dólares por unidad. La empresa suele vender 100 productos al mes, pero puede vender hasta 300 productos al mes. La empresa necesita un presupuesto que cambie en función de su producción. Este es un ejemplo de lo que podría ser un presupuesto flexible para la empresa:
Presupuesto mensual flexible para una empresa
| Coste por unidad | Coste por 100 unidades | Coste por 200 unidades | Coste por 300 unidades | |
|---|---|---|---|---|
| Costes fijos | ||||
| Alquiler | $2,000 | $2,000 | $2,000 | $2,000 |
| Salarios | $30,000 | $30,000 | $30,000 | $30,000 |
| Préstamos | $5,000 | $5,000 | $5,000 | $5,000 |
| Costes fijos totales | $38,000 | $38,000 | $38,000 | $38,000 |
| Costes variables | ||||
| Producción | $15 | $1,500 | $3,000 | $4,500 |
| Envío | $2 | $200 | $600 | $600 |
| Costes variables totales | $17 | $1,700 | $3,600 | $5,100 |
| 2. Totalizar los gastos generales | $39,700 | $41,600 | $43,100 |