Cómo obtener experiencia en la planificación de eventos (con consejos)

Un profesional de la organización de eventos puede ser tan importante como una gran empresa en lo que respecta a la planificación de eventos. Incluso si no tiene experiencia en la planificación de eventos, puede encontrar muchas oportunidades para iniciar una carrera en este campo. Sus clientes necesitarán personas con una personalidad orientada al detalle y con capacidad de adaptación, que puedan demostrar sus habilidades.

En este artículo, analizamos algunas técnicas para conseguir tu primer cliente, crear una cartera e incluso iniciar tu propio negocio de planificación de eventos.

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Cómo entrar en la planificación de eventos sin experiencia

Aquí tienes 12 formas de ayudarte a crecer como profesional de la organización de eventos, a encontrar tus primeros clientes y a desarrollar tus habilidades:

1. Conseguir una formación

Considere la posibilidad de seguir una formación en planificación de eventos o en un campo similar. Los gestores de eventos profesionales tienen títulos muy diferentes que enseñan las habilidades necesarias para un futuro en la planificación de eventos. Algunos títulos universitarios relevantes son:

  • Gestión de hoteles y restaurantes: Un título en este campo te permite aprender aspectos esenciales de la gestión de eventos a gran escala, las mejores prácticas para la gestión de invitados y una introducción al sector de la restauración.
  • Marketing: Cualquier evento de gran envergadura va a necesitar un fuerte comercializador a cargo, que pueda atraer a los invitados, organizar eventos promocionales y mantener un mensaje coherente.
  • Relaciones públicas: Un profesional de las relaciones públicas sirve de enlace entre el público y una organización, y suele estar muy implicado en el marketing y el desarrollo de eventos que aporten a la organización una mayor conciencia pública. Esta titulación ofrece habilidades prácticas en la gestión de personas, el liderazgo, la atracción del público y el trabajo con subcontratistas para desarrollar relaciones comerciales— todas ellas habilidades esenciales para un profesional de la gestión de eventos.

Un título podría aumentar su capacidad de comercialización y demostrar que tiene habilidades importantes.

2. 3. Obtener certificaciones profesionales

Tu universidad local también puede ofrecer clases y certificaciones profesionales en planificación de eventos. Aparte de tu universidad local, puedes obtener otras certificaciones profesionales como éstas:

  • Profesional certificado de reuniones (CMP) es desarrollado por el Convention Industry Council (CIC)
  • Profesional certificado en eventos especiales (CSEP) lo sugiere la Asociación Internacional de Eventos en Vivo (ILEA)
  • Certificado en gestión de exposiciones (CEM) está dirigido por la Asociación Internacional de Exposiciones y Eventos (IAEE)

3. Encuentre su nicho

Encontrar su nicho significa determinar la parte de la planificación de eventos en la que quiere especializarse. Dado que la planificación de eventos es un campo muy diverso, que incluye desde retiros de accionistas hasta recaudaciones de fondos y fiestas de cumpleaños para niños, puedes especializarte en casi cualquier tipo de evento. Sé lo suficientemente flexible como para trabajar con cualquier cliente, sobre todo cuando estés empezando, pero céntrate en tus propios puntos fuertes e intereses en el campo para poder desarrollar experiencia en áreas concretas. Para encontrar tu nicho, identifica los eventos que más te gustan coordinar y adapta tu búsqueda de experiencia en torno a ellos.

Tener un nicho puede aumentar su capacidad de comercialización, ya que el interés y la pasión demostrados por un tipo de evento pueden atraer a empresas u organizaciones que buscan al mejor planificador para ese tipo de evento. Por ejemplo, si lo que más te interesa es la planificación de retiros corporativos, asegúrate de que tu experiencia y tu cartera te presentan como la mejor opción en la gestión de retiros.

4. Participa en línea a través de las redes sociales

Únase a grupos en línea para encontrar a otros aspirantes a profesionales de la planificación de eventos y a planificadores más experimentados. Y, con muchos eventos que se planifican en línea, una red en línea activa y exitosa puede ayudarle a parecer más comercializable a los empleadores que buscan experiencia digital.

5. Asistir a eventos locales

Los eventos locales, ya sean para recaudar fondos o eventos corporativos, ofrecen una extraordinaria oportunidad para observar y aprender sobre la planificación de eventos. Acudir a un evento como invitado puede darte un punto de vista único sobre la logística y la experiencia de los invitados. Asista a algunas funciones y observe cómo se estructuran los eventos, cómo se utiliza el espacio y los proveedores y recursos que utiliza el planificador. También puedes presentarte a los planificadores de eventos para hacerles preguntas sobre su enfoque y conseguir contactos relevantes en el sector.

6. Investigue a los líderes del sector

Una vez que estés más familiarizado con el panorama de la organización de eventos, investiga a los líderes más influyentes del sector y descubre su experiencia y cualificaciones. Si conoces a personas en eventos locales con conexiones con empresas más grandes, ponte en contacto con ellas para conocer a sus contactos. Investigar a los líderes del sector puede darte nombres y empresas a las que dirigirte y ofrecerte la oportunidad de trabajar como voluntario o involucrarte con organizadores de eventos conocidos y aprender sus métodos.

7. Busca un mentor

Un mentor es una persona con más experiencia que puede ayudarle a orientar su carrera y sus aspiraciones. Al establecer una red de contactos, investigar y asistir a eventos locales, busque profesionales de la organización de eventos con cualificaciones y habilidades que admire. Considere la posibilidad de pedirles que le sirvan de mentores en su creciente carrera de planificación de eventos.

Siempre que te reúnas con un mentor, respeta su tiempo y escucha su experiencia y sus consejos. Es posible que puedan ofrecerte conexiones únicas, formación y acceso a recursos.

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8. Ser voluntario en organizaciones locales

Una excelente manera de adquirir experiencia es participar como voluntario en eventos locales, como los organizados por instituciones religiosas de las que formes parte, clubes y organizaciones, empresas locales o entidades sin ánimo de lucro. Muchas organizaciones sin ánimo de lucro y organizaciones benéficas locales organizan constantemente campañas de concienciación y recaudación de fondos, lo que crea muchas oportunidades para ofrecer tus habilidades como voluntario.

Si te ofreces como voluntario para ayudar a planificar un evento o incluso sólo para ayudar durante el montaje y el propio evento, puedes adquirir una valiosa experiencia y conocimientos laborales. Funciones tan sencillas como repartir las etiquetas con los nombres y registrar a la gente pueden darte una valiosa experiencia que puedes aprovechar a la hora de presentarte ante un cliente potencial.

Al empezar, también puedes ofrecerte como voluntario para dirigir los esfuerzos de planificación de eventos de una organización o club local. Estas oportunidades le permitirán mostrar sus habilidades de liderazgo, su capacidad de gestión logística y sus relaciones con los proveedores.

9. Crea un portafolio estelar

Crea un portafolio que muestre tu experiencia, conocimientos especializados, habilidades y otras cualificaciones para impresionar a un cliente potencial. Aquí tienes algunas ideas para elaborar un portafolio:

  • Incluye todo tipo de eventos. Piensa en las ventas de garaje, las fiestas de cumpleaños multifamiliares o las fiestas de barrio que hayas ayudado a planificar. Describa el papel que desempeñó y cómo influyó su participación en el evento. Intenta elegir los eventos más relevantes para que los clientes puedan ver cómo tu experiencia se ajusta a sus necesidades.
  • Incluya datos concretos. Demuestra el impacto de tu evento compartiendo cifras concretas, como el número de asistentes, la cantidad de dinero ganada con las entradas o la cantidad de dinero recaudada. Proporcionar estadísticas puede ilustrar la eficacia de tus habilidades de planificación de eventos.
  • Comparte fotos o vídeos. Los elementos visuales demuestran su estilo decorativo y la experiencia de los clientes. Con fotos o vídeos, puedes ayudar al cliente a imaginar cómo podría ser su evento bajo tu dirección.
  • Obtenga comentarios. Haz que alguien revise tu portafolio y te dé su opinión sobre su estructura y la claridad de tus aportaciones. Asegúrate de que tu cartera es gramaticalmente correcta, está claramente organizada y está lista para impresionar incluso al cliente más exigente.

10. Construya un sitio web

Al crear un sitio web, puedes anunciar tus servicios y dar una visión general de tu estilo y habilidades. Considere la posibilidad de albergar los siguientes elementos en su sitio web para obtener la mejor experiencia del cliente:

  • Tenga un formulario de contacto. Además de incluir la información de contacto de tu empresa, como tu número de teléfono y tu dirección de correo electrónico, proporciona un formulario digital para que los clientes potenciales lo rellenen. Este formulario puede pedir su información de contacto, el tipo de evento que buscan y cualquier otro detalle que pueda ayudarte a preparar tu reunión con ellos.
  • Publica tu portafolio. Los clientes pueden explorar su sitio web para obtener más información sobre su experiencia en la planificación de eventos y ver imágenes de eventos anteriores. Tenerlo en el mismo lugar donde pueden ponerse en contacto con usted para pedir un presupuesto o una reunión agiliza el proceso de establecer una conexión.
  • Escriba un blog. Con un blog, puedes escribir sobre tu visión del sector de la planificación de eventos, describir los retos y las victorias en tu carrera y relacionarte con otros blogs de planificación de eventos. Un blog bien leído que utilice prácticas de SEO puede ayudar a que su nombre sea reconocido en la industria e incluso a que llegue a más clientes.
  • Enlaza tu sitio web con las redes sociales. Incluya los nombres de sus redes sociales y enlace a esas plataformas desde su sitio web. Los clientes pueden navegar por tus redes sociales para ver más pruebas de tu planificación de eventos si también publicas fotos allí.

10. Solicite a las empresas de gestión de eventos

Incluso si en el futuro quieres crear tu propio servicio de gestión de eventos, solicita empleo en empresas de gestión de eventos de tu zona para adquirir más experiencia. Utiliza las redes sociales y las bolsas de trabajo en línea para buscar puestos vacantes en las empresas que ofrezcan más oportunidades de crecimiento como organizador. Investiga la reputación de una empresa y los eventos que ha gestionado para ver si se ajusta a tu nicho.

También puedes optar a puestos de marketing, publicidad, relaciones públicas, comunicaciones o gestión de recursos humanos, ya que estas funciones suelen ser responsables de ayudar a organizar eventos públicos o para empleados. A través de estas funciones y de la gestión de eventos, puedes aprender nuevas habilidades, mantenerte al día con las tendencias actuales de los eventos y hacer nuevos contactos.

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11. Empezar su propio negocio

Estas son algunas de las formas en las que puedes empezar tu propio negocio y encontrar tu primer cliente:

  • Utiliza tu red local. Informe a sus familiares, amigos y compañeros de trabajo sobre su nuevo negocio. Pregúntales si conocen a alguien que pueda necesitar un organizador de eventos.
  • Busca en las redes sociales y en las bolsas de trabajo online para encontrar clientes. Navega por Internet para encontrar clientes que busquen planificadores de eventos privados. Aplique a sus anuncios y haga un seguimiento de su solicitud con un correo electrónico cortés o una llamada telefónica, si es posible.
  • Anuncie su sitio web. Considerar la posibilidad de pagar por el marketing para promover su sitio web y obtener más visibilidad en línea.
  • Desarrolla un plan de negocio sólido. Tu plan de negocio debe detallar tu nicho, tus clientes objetivo y tu misión como empresa. Si tienes otras personas trabajando para ti, escribe una descripción de sus funciones e incluye tu estructura organizativa. Asegúrate de incluir una estructura de precios, teniendo en cuenta la posibilidad de contratar subcontratistas, camareros o empresas de mudanzas, para mostrar a los clientes tus expectativas de pago. Un plan profesional puede ayudarte a agilizar el proceso de negociación del contrato y a preparar una propuesta completa para los clientes.

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12. Presente a su primer cliente

Aquí tienes algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de presentarte a tu primer cliente:

  • Investiga. Basándote en el anuncio de trabajo o en lo que sabes del cliente, investiga lo que éste podría estar buscando para su próximo evento. Si investigas con antelación, puedes empezar a planificar lo que vas a dar al cliente como punto de partida, demostrando que eres colaborador y proactivo a la hora de satisfacer sus necesidades.
  • Personalice la reunión. Si sabes quién es tu entrevistador o cliente antes de la reunión, investiga un poco en las redes sociales para identificar algunos intereses comunes. Compartir intereses comunes te permite establecer más fácilmente una relación amistosa, lo que puede hacer que las reuniones sean más atractivas para ambas partes. También puedes hacer preguntas sobre las necesidades de la empresa o del cliente para demostrar que estás centrado en cumplir las expectativas.
  • Destaca tu singularidad. Las habilidades que te distinguen como organizador de eventos deben ser evidentes durante la entrevista. Si destacas en la recaudación de fondos, déjalo claro. Si tu pasión son los ambientes acogedores y la interacción social, indica cómo lo consigues y cómo puede beneficiar al evento de la empresa o del cliente. Mostrar al cliente o al entrevistador cómo tus habilidades y experiencia únicas satisfacen sus necesidades puede convencerles de que eres la persona adecuada para el puesto.