Cómo enviar comunicados de prensa (con consejos)

El envío de comunicados de prensa puede aumentar la atención de los medios de comunicación y el conocimiento de la marca. Los profesionales del marketing y las relaciones públicas, por ejemplo, suelen utilizar los comunicados de prensa para anunciar nuevos servicios, productos y eventos. Un comunicado de prensa puede ser una herramienta educativa beneficiosa si está considerando una carrera en marketing o relaciones públicas.

En este artículo, explicamos por qué son importantes los comunicados de prensa, enumeramos los pasos que puedes seguir para enviar uno y compartimos algunos consejos que te ayudarán a enviar con éxito comunicados de prensa a los periodistas en el futuro.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Los comunicados de prensa se distribuyen a los periodistas para dar a conocer algo que tiene interés periodístico. Aunque la mayoría de las veces los comunicados de prensa se envían y reciben por correo electrónico, también pueden enviarse por correo o fax. Los publicistas suelen ponerse en contacto con periodistas y reporteros que trabajan en periódicos, revistas, cadenas de televisión, emisoras de radio y medios de comunicación en línea para dar a conocer algo que es noticia.

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¿Por qué son importantes los comunicados de prensa?

Los comunicados de prensa son importantes porque pueden generar publicidad y dar a conocer un producto, una marca, una organización o un evento. Los publicistas utilizan los comunicados de prensa para conseguir cobertura mediática, lo que puede ayudar a crear credibilidad y mejorar la imagen de una marca.

Si un medio de comunicación opta por crear una historia basada en un comunicado de prensa, la optimización de los motores de búsqueda (SEO) de la organización, la marca o el evento cubierto puede aumentar. Esto puede facilitar que la gente encuentre más información cuando busque la organización, la marca o el evento mediante un motor de búsqueda. Por último, los comunicados de prensa pueden aumentar el interés de la audiencia de un medio de comunicación. Esto puede generar más contactos y ventas para la organización que aparece en los medios de comunicación.

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Cómo enviar un comunicado de prensa

A continuación se indican algunos pasos que puede seguir para crear un correo electrónico de presentación profesional y enviar su comunicado de prensa:

1. Identificar a los periodistas que pueden estar interesados en tu historia

Una vez que haya desarrollado su comunicado de prensa, considere qué periodistas tienen más probabilidades de estar interesados en él. Esto puede ayudar a aumentar las posibilidades de que un periodista cubra su historia y ahorrarle tiempo al limitar el número de correos electrónicos de presentación que tiene que enviar. Puedes identificar qué periodistas tienen más probabilidades de cubrir tu historia utilizando un motor de búsqueda para encontrar periodistas que hayan escrito previamente sobre temas o sectores similares.

Por ejemplo, si su comunicado de prensa es sobre un nuevo producto de envasado de alimentos sostenible, puede utilizar un motor de búsqueda para buscar artículos sobre bienes de consumo sostenibles o envases sostenibles. Puede comprobar quién ha escrito cada artículo y para qué medio de comunicación trabaja. Para mantenerse organizado, puede crear una lista o una hoja de cálculo con los periodistas que encuentre. Este método para identificar a los periodistas que han escrito sobre temas similares puede aumentar su tasa de respuesta y generar más interés en su comunicado de prensa.

2. Recopilar información de contacto

El siguiente paso es reunir la información de contacto de cada uno de los periodistas de su lista. Empiece por visitar el sitio web del medio de comunicación para el que trabaja el periodista para ver si tiene una biografía que incluya su dirección de correo electrónico. Puedes añadir la dirección de correo electrónico a tu lista u hoja de cálculo para mantenerte organizado.

Si el periodista no tiene una biografía o su biografía no incluye su dirección de correo electrónico, puedes encontrar su información de contacto utilizando un motor de búsqueda. Simplemente escriba el nombre completo del periodista y la palabra «correo electrónico» en la barra de búsqueda. Si esto no le da los resultados que busca, puede intentar utilizar las mismas palabras clave para buscar al periodista en un sitio web de redes sociales profesionales.

Si sigue sin poder localizar la información de contacto del periodista, puede tener éxito utilizando una base de datos de medios de comunicación de pago. Puede investigar diferentes bases de datos de medios de comunicación para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.

3. Crear una línea de asunto interesante

Elaborar una línea de asunto interesante para su comunicado de prensa puede ayudarle a aumentar su tasa de apertura. Los periodistas reciben muchos correos electrónicos todos los días, por lo que tomarse el tiempo para desarrollar una línea de asunto profesional puede ayudar a diferenciar su mensaje de los demás mensajes en su bandeja de entrada. Estos son algunos consejos que le ayudarán a crear una línea de asunto eficaz:

  • Sea breve: Limite su línea de asunto a un máximo de 10 palabras para aumentar su eficacia y su tasa de apertura.

  • Sé específico: Utilice su línea de asunto para decirle al periodista exactamente de qué trata su comunicado de prensa, incluyendo palabras clave relevantes para su tema.

  • Hazlo único: Considera cómo puedes hacer que tu línea de asunto sea única. Puedes incluir un ángulo de interés humano, centrarte en la innovación o adoptar un enfoque disruptivo.

  • Ofrezca exclusividad: Si tu comunicado de prensa contiene datos o investigaciones exclusivas, compártelo en el asunto para que el periodista sepa lo importante que es tu historia.

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4. Desarrolle una pista para su presentación

A continuación, es el momento de desarrollar una pista para su presentación. Un lead es una frase que expone claramente de qué trata su comunicado de prensa. Dado que el método más común y preferido para enviar comunicados de prensa es un correo electrónico de presentación, aprender a crear una introducción eficaz puede ayudar a diferenciar su contenido de los numerosos comunicados de prensa que los periodistas reciben en su bandeja de entrada cada día. Sea conciso y céntrese sólo en la información más importante para atraer la atención de sus lectores.

Puede ser útil para responder a las siguientes preguntas en su pista:

  • ¿De quién es el comunicado de prensa?
  • ¿De qué trata el comunicado de prensa?
  • ¿Cuándo ocurrió o cuándo ocurre esto?
  • ¿Por qué es importante?
  • ¿Qué efecto tiene?

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5. Redacte el cuerpo de su correo electrónico de presentación

El siguiente paso es escribir el cuerpo de tu correo electrónico. En esta sección, puedes explicar la información que has incluido en tu lead. Comienza con la información más noticiosa para llamar la atención de tu lector y luego incluye otros datos como el lugar o las fechas relevantes. Limite el cuerpo de su correo electrónico a unas 150 palabras para aumentar la probabilidad de que los periodistas lo lean todo.

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6. Incluya su comunicado de prensa

Insertar un interlineado después del cuerpo del correo electrónico y pegar el comunicado de prensa completo. Incluir el comunicado de prensa en el correo electrónico en lugar de adjuntarlo puede ahorrar a los periodistas el tiempo que tardarían en descargar y abrir el archivo. Esto puede aumentar la probabilidad de que los periodistas vean y lean su comunicado de prensa.

7. Proporcione su información de contacto

Incluya su firma e información de contacto al final de su correo electrónico. Esto puede ayudar a los periodistas a ponerse en contacto con usted si tienen alguna pregunta adicional de seguimiento o quieren programar una entrevista. Puedes incluir tu número de teléfono móvil, el del trabajo, la dirección de correo electrónico o los datos de las redes sociales profesionales.

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8. Enviar el correo electrónico de presentación en el momento adecuado

El día y la hora que elija para enviar su correo electrónico pueden tener un impacto significativo en el número de periodistas que deciden cubrir su historia. Si envía su correo electrónico de presentación a media mañana, podrá llegar a los periodistas después de que borren de su bandeja de entrada los correos electrónicos del día anterior y antes de que se acumulen otros correos electrónicos.

También puede considerar la posibilidad de enviar su correo electrónico de presentación a mediados de la semana para aumentar su tasa de apertura. Los periodistas suelen recibir el mayor número de comunicados de prensa los lunes y los viernes, por lo que enviar su correo electrónico en un día en el que tengan menos correos electrónicos puede ayudar a que su mensaje reciba atención. Utilice un software de programación de correo electrónico que le permita seleccionar la fecha y la hora en que desea enviar su correo electrónico para mantenerse organizado, ahorrar tiempo y aumentar su eficiencia. Investiga diferentes programas de programación de correo electrónico para determinar cuál es el más eficaz para ti.

9. 10. Hacer un seguimiento de su comunicado de prensa

Tómese el tiempo de hacer un seguimiento de los periodistas unos días después de enviarles su comunicado de prensa para aumentar las posibilidades de que su historia sea cubierta. Considera la posibilidad de enviar un segundo correo electrónico a los periodistas para preguntarles si han recibido tu comunicado de prensa.

También puede enviar un nuevo mensaje de correo electrónico con el mismo comunicado de prensa refrescando la línea de asunto. Si adopta este enfoque, intente desarrollar un nuevo ángulo para destacar su comunicado de prensa. Puede utilizar hechos diferentes o detalles clave que no mencionó en su anterior correo electrónico. Esto puede intrigar a los periodistas que, de otro modo, habrían pasado por alto su historia y aumentar su publicidad.

Consejos para enviar un comunicado de prensa profesional

Estos son algunos consejos adicionales que te ayudarán a crear y enviar un correo electrónico de presentación profesional para tu comunicado de prensa:

  • Presta atención a los detalles: Corrige tu comunicado de prensa antes de enviarlo para asegurarte de que toda la información es correcta. Preste mucha atención a los detalles clave, como las fechas, las métricas y la ortografía de los nombres de las marcas o empresas. También puedes pedir a un compañero de trabajo o a alguien de confianza que revise el comunicado de prensa antes de enviarlo.

  • Céntrese en la información más importante: Mantenga sus comunicaciones breves destacando sólo la información más importante. Esto puede hacer que su correo electrónico de presentación sea más fácil de entender y aumentar la probabilidad de que los periodistas se tomen el tiempo de leer su comunicado de prensa.

  • Utilice un lenguaje sencillo: Utiliza un lenguaje claro y conciso que los periodistas puedan entender fácilmente cuando escudriñen tu correo electrónico. Esto puede ayudar a los periodistas a identificar los elementos clave de su propuesta, de modo que puedan evaluar rápidamente si su historia es adecuada para su cobertura.

  • Haz que sea de interés periodístico: Antes de crear un comunicado de prensa y un correo electrónico de presentación, pregúntate si el tema que quieres que cubran los periodistas es realmente de interés periodístico. Recuerde que los periodistas quieren compartir historias que sean entretenidas y aporten valor a su audiencia. Dedicar tiempo a evaluar si un tema es de interés periodístico puede ayudarle a seleccionar el mejor material para sus comunicados de prensa.

Ejemplo de correo electrónico de presentación

Aquí tienes un ejemplo de un correo electrónico de presentación bien escrito que puedes utilizar como plantilla cuando envíes comunicados de prensa en el futuro:

Línea de asunto: Los piratas del porche atacan a un tercio de West Lanville, según una nueva encuesta

Hola Cynthia

¿Sabías que el 36% de los residentes de West Lanville han sufrido robos de paquetes en el último año? A medida que se acerca la temporada de vacaciones, esperamos que esta cifra aumente.

Una encuesta reciente realizada por D&A Analytics pidió a 1.500 personas que viven en la zona de West Lanville que compartieran si se habían visto afectadas por el robo de paquetes en los últimos 12 meses.

Los resultados muestran que, aunque el 90% de los residentes tiene previsto encargar al menos un regalo navideño por Internet, el 62% de los residentes está preocupado por el robo de paquetes. El 53% de los residentes ha instalado un sistema de vigilancia como medida de precaución para controlar su porche en busca de posibles actividades de robo.

A continuación he incluido un comunicado de prensa con los resultados completos de este estudio:

[INSERTAR COMUNICADO DE PRENSA]

Por favor, hágame saber si está interesado en cubrir esta historia en su red de medios de comunicación. Puede ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono, llamando al 789-987-7789, para discutir los detalles. Espero tener noticias suyas.

Sinceramente,
Kevin Gotto
Analista de datos principal
D&A Analytics, Inc.