Cómo enviar un comunicado de prensa (con preguntas frecuentes)

Los canales de comunicación de su organización pueden beneficiarse si sabe cómo enviar un comunicado de prensa. Aunque su empresa opere en cualquier ámbito, la difusión de información importante al público suele ser crucial para su bienestar. Enviar un comunicado de prensa correctamente requiere investigación.

En este artículo, analizamos qué es un comunicado de prensa, explicamos cómo enviar uno y damos respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el tema.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Una empresa emite un comunicado de prensa para informar al público en general sobre una ocasión concreta, el lanzamiento de un producto u otra información pertinente a través de los medios de comunicación. Normalmente, un comunicado de prensa incluye respuestas a preguntas sencillas sobre el acontecimiento que anuncia, como qué es, cuándo ocurre, dónde ha sucedido, cuál ha sido o es su finalidad y otros datos relevantes.

Aunque el objetivo final de un comunicado de prensa es llegar al mayor número posible de miembros del público objetivo de la organización emisora, la forma más eficaz de conseguirlo suele ser convencer a un número suficiente de miembros de los medios de comunicación de que la información que les está dando es de interés periodístico. Los comunicados de prensa sencillos y breves suelen tener más posibilidades de ser presentados en los medios de comunicación, ya que son fáciles de copiar y pegar y no requieren ediciones extensas y que requieren mucho tiempo.

Cómo enviar un comunicado de prensa

Considere seguir estos pasos cuando envíe un comunicado de prensa:

1. Escríbalo

El primer paso es escribir el comunicado de prensa. Puede mejorar sus probabilidades de crear un comunicado de prensa que se considere de interés periodístico siguiendo estos consejos:

  • Asegúrese de que las primeras líneas captan la atención del lector. La mayoría de los medios de comunicación reciben un gran número de comunicados de prensa, pero no tienen tiempo para presentarlos todos. Hay que asegurarse de que el comunicado de prensa tenga un titular y un subtitular que llamen la atención al instante y proporcionen suficiente información para que el lector entienda el contexto del comunicado.

  • Empiece por lo más importante. Aunque muchas presentaciones dejan la información más importante para el final, un comunicado de prensa debe estructurarse al revés, es decir, el primer párrafo debe ser el más importante.

  • Incluya citas de los principales interesados. Siempre que sea posible, añada una o dos citas de fuentes relevantes, como la dirección de la empresa o expertos del sector.

  • Sé breve. Como ya se ha dicho, los medios de comunicación tienen tiempo y recursos limitados. Por lo tanto, mantener el comunicado de prensa corto aumenta las probabilidades de que tengan el tiempo y la disposición para presentarlo al público.

  • Añade la información de contacto. Incluya información de contacto en el comunicado de prensa, por si algún miembro de los medios de comunicación desea ponerse en contacto con usted para obtener más información.

Relacionado: Cómo escribir un comunicado de prensa

2. Aprende cuáles son los canales de comunicación más relevantes

Una vez completado el comunicado de prensa, debe averiguar qué medios de comunicación pueden ayudarle a difundirlo al público. Para ello, tiene que familiarizarse con los medios de comunicación relevantes de su sector viendo, leyendo y escuchando noticias de fuentes variadas y decidiendo si son apropiadas para la historia que quiere contar. Una vez que hayas identificado los canales de comunicación con los temas y el estilo adecuados para tu público objetivo, puedes crear una lista de personas a las que enviar el comunicado de prensa.

También puede añadir a su lista de canales de comunicación relevantes fuentes de noticias no tradicionales, como blogs, canales de medios sociales que estén relacionados con su organización o industria y grupos de medios sociales relevantes.

3. Contactar personalmente con los periodistas seleccionados

La mayoría de los periodistas, especialmente los de éxito, tienen varias noticias que cubrir, y es posible que tenga que crear una relación con ellos para que publiquen su comunicado de prensa. Evite enviar un correo electrónico general a todos los periodistas relevantes y adopte en su lugar un enfoque personalizado, aunque puede llevar bastante más tiempo. Cuando te dirijas a los periodistas de forma individual, asegúrate de mencionar lo que les hace merecedores de que te pongas en contacto con ellos. La forma más sencilla de hacerlo es haciendo referencia a uno de sus artículos o noticias anteriores.

4. Hacer un seguimiento

Unos días después de enviar el comunicado de prensa a los periodistas seleccionados, puede hacer un seguimiento por correo electrónico de aquellos que no le hayan dado una respuesta. Por lo general, puede asumir con seguridad que los que no responden después de recibir el seguimiento no están interesados en presentar su comunicado de prensa a su público.

5. Mantener las relaciones con los periodistas

La mayoría de las empresas envían más de un comunicado de prensa, por lo que mantener un canal de comunicación abierto con los periodistas seleccionados puede ahorrarle tiempo la próxima vez que necesite comunicar algo a su público objetivo. Además de saber cuándo hay que ponerse en contacto la próxima vez que se necesite emitir un comunicado de prensa, mantener una buena relación con los periodistas también puede mejorar las probabilidades de que los futuros comunicados de prensa también se publiquen.

Relacionado: ¿Qué son los comunicados de prensa? Definición y ejemplo

Preguntas frecuentes sobre el envío de comunicados de prensa

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre el envío de comunicados de prensa:

¿Por qué son importantes los comunicados de prensa?

Hay muchas razones por las que los comunicados de prensa pueden ser importantes para su organización, entre ellas:

  • Pueden generar tráfico y ventas en las tiendas físicas de la organización.
  • Pueden impulsar la presencia online de la empresa.
  • Pueden mejorar la imagen y la reputación de su empresa.

Relacionado: Cómo crear un dossier de prensa

4. ¿Cuáles son los principales elementos de un comunicado de prensa?

Las partes clave de un comunicado de prensa suelen ser:

  • Titular: un resumen del comunicado de prensa, creado para captar la atención de los periodistas y del público

  • Fecha: La fecha del comunicado de prensa, junto con la información geográfica relativa a su ubicación

  • Información de contacto: Todos los datos de contacto de la persona que distribuye el comunicado de prensa

  • Párrafo principal: Un párrafo que pretende responder rápidamente a las preguntas más esenciales sobre el comunicado de prensa

  • El cuerpo: Dos o más párrafos que amplíen el párrafo principal y proporcionen contexto

  • Citas de apoyo: Citas de varias partes, como directivos, socios, expertos del sector o clientes

  • La llamada a la acción: Un final que indique al lector lo que debe hacer y cómo comprometerse con el contenido del comunicado de prensa

Relacionado: 10 consejos para el éxito de una campaña de relaciones públicas

¿Quién escribe el texto de un comunicado de prensa?

Aunque el equipo directivo y el departamento de comunicación pública de la organización suelen elegir el tema de un comunicado de prensa, el contenido real puede ser redactado por un tercero, como un servicio especializado en la redacción de comunicados de prensa o un redactor técnico. También puede escribirlo un miembro del personal.