Guía para escribir cartas de confirmación efectivas en 5 pasos

Una comunicación eficaz—tanto escrita como verbal—puede fomentar las relaciones profesionales y garantizar la productividad. Cuando los profesionales escriben cartas de confirmación, es importante que comuniquen claramente su decisión sobre una invitación u oferta de un evento. Si está pensando en escribir una carta de confirmación, puede ser útil aprender algunas estrategias para hacerlo. En este artículo, explicamos qué es una carta de confirmación, proporcionamos cinco pasos para redactar una de forma eficaz y ofrecemos plantillas y muestras informales y formales.

¿Qué es una carta de confirmación?

Una carta de confirmación es una nota que los profesionales escriben en respuesta a una oferta o invitación, como por ejemplo si pueden asistir a un evento, como reservas, reuniones de negocios o citas. Otras formas de utilizar las cartas de confirmación son para documentar acuerdos verbales y asegurarse de que hay una confirmación por escrito o para responder a una oferta de trabajo. Estas cartas pueden ser formales o informales, dependiendo de la ocasión o de a quién se responda.

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Cómo escribir una carta de confirmación en 5 pasos

Si necesitas escribir una carta de confirmación, aquí tienes cinco pasos útiles que puedes utilizar para escribir la tuya:

1. Incluya un encabezado de carta

En la parte superior de tu carta de confirmación, puedes incluir un encabezado con los datos de contacto tuyos y del destinatario. Los datos de contacto específicos que puedes incluir son el nombre completo, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. En este encabezado, también puedes añadir la fecha para documentar cuándo se produjo la comunicación si necesitas hacer referencia a la carta en el futuro. Tener un encabezado en la parte superior de la carta de confirmación es beneficioso para asegurarse de que ambas partes puedan localizar fácilmente la información de contacto de la otra.

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2. Comience con su explicación

Puede comenzar su carta de confirmación con una explicación sobre lo que está respondiendo y la decisión que ha tomado. Empezar con esta información permite al destinatario entender inmediatamente el propósito de la comunicación. Por ejemplo, si está confirmando su disponibilidad para una reunión, podría mencionar su hora preferida en la primera frase.

3. Añade información detallada sobre la confirmación

Una vez que haya expresado claramente su decisión, puede proporcionar a su destinatario información sobre su elección. Por ejemplo, si respondieras a un solicitante de empleo al que ofreces un puesto, puedes añadir información sobre las funciones, el salario y las prestaciones. Los detalles y la información que añada a esta sección de su carta de confirmación pueden variar en función del objetivo de su respuesta.

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4. Destaca todo lo que puedas adjuntar

Si no has adjuntado nada a tu carta de confirmación, puedes saltarte este paso. Sin embargo, si adjuntaste documentos o materiales a la carta, puedes explicar qué son y qué debe hacer el destinatario con ellos. Por ejemplo, si escribió una carta de confirmación para alguien con quien piensa trabajar, puede adjuntar un contrato firmado o un contrato para que lo firme y lo envíe.

5. Terminar con una declaración de apoyo

Terminar tu carta de confirmación con una declaración de apoyo puede ser una forma fuerte y concluyente de terminar tu carta. El propósito de tu respuesta puede influir en la declaración que decidas utilizar al final de tu carta. Por ejemplo, si estás confirmando una reunión, podrías incluir algo sobre las ganas que tienes de reunirte con ellos. En cambio, si estás escribiendo una carta de confirmación de un acuerdo comercial, puedes terminar con algo sobre tu entusiasmo por comenzar la nueva asociación.

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Plantillas de cartas de confirmación

Utilizar una plantilla puede ayudarte a escribir fácilmente tu carta de confirmación. Aquí tienes plantillas que puedes utilizar como esquema para tu carta:

Plantilla de carta de confirmación informal

Utilice esta plantilla para una respuesta informal:

[Su nombre completo]
[Su número de teléfono]
[Su dirección de correo electrónico]
[Fecha]
[Nombre completo del destinatario]
[Número de teléfono del destinatario]
[Dirección de correo electrónico del destinatario]

Estimado [nombre del destinatario],

He examinado mi agenda para la semana de [mes y fecha] y quería informarle de mi disponibilidad.

Después de evaluar los horarios que me ha sugerido, [fecha y hora] funciona mejor para mi horario. Si este día ya no le viene bien, por favor, hágamelo saber. A continuación he incluido otros horarios en los que puedo quedar:

  • [fecha y hora]
  • [fecha y hora]
  • [fecha y hora]

No obstante, he marcado mi calendario para nuestra reunión en [fecha y hora], a menos que algo cambie.

Estoy deseando reunirme contigo y espero que el resto de tu semana vaya bien.

Sinceramente,
[Su nombre completo]

Plantilla de carta de confirmación formal

Aquí's una plantilla de ejemplo para una confirmación formal:

[Su nombre completo]
[Su número de teléfono]
[Su dirección de correo electrónico]
[Fecha]
[Nombre completo del beneficiario]
[Número de teléfono del destinatario]
[Dirección de correo electrónico del destinatario]

Estimado [título y apellido del destinatario],

Me complace confirmar nuestra [asociación que se confirma] a partir de [fecha].

He revisado detenidamente [los materiales que has revisado] que me enviaste a través de nuestra comunicación más reciente. Todos los detalles le parecieron bien a nuestro equipo y [decisión que has tomado].

Adjunto a este correo electrónico encontrará [los documentos correspondientes que haya incluido].

Si usted o su equipo tienen alguna pregunta, póngase en contacto con [a quién pueden dirigirse] directamente. Estoy deseando trabajar juntos para [lo que ha acordado hacer].

Atentamente,
[Su nombre completo]

Muestras de cartas de confirmación

Aquí tienes un ejemplo de carta de confirmación para que te hagas una idea de cómo podría ser tu carta cuando la termines:

Ejemplo de carta de confirmación informal

Tamara Hayes
221-786-1432
tamarahayes@email.com

28 de julio de 2021
Dorris Matthews
245-375-1528
dorrismatthews@email.com

Estimada Dorris,

He examinado mi agenda para la semana del 2 de agosto y quería informarle de mi disponibilidad.

Después de evaluar los horarios que sugieres, el 4 de agosto a las 15:00 horas es el que mejor se adapta a mi horario. Si este día ya no le viene bien, le ruego que me lo comunique. A continuación he incluido otros horarios en los que puedo reunirme:

  • 3 de agosto a las 10:30 horas
  • 5 de agosto entre las 12 y las 14 horas
  • 6 de agosto a las 15:30 horas

Sin embargo, he marcado en mi calendario nuestra reunión del 4 de agosto a las 15.00 horas, a menos que algo cambie.

Estoy deseando reunirme con usted, y espero que el resto de su semana vaya bien.

Atentamente,
Tamara Hayes

Ejemplo de carta de confirmación formal

Stacey Gibbs
335-423-9586
staceygibbs@email.com

28 de julio de 2021
Andrew Adams
429-806-5528
andrewadams@email.com

Estimado Sr. Adams,

Me complace confirmar nuestra colaboración entre empresas a partir de este año.

He revisado detenidamente el contrato y los materiales que me has enviado a través de nuestra comunicación más reciente. Todos los detalles le parecieron bien a nuestro equipo, y por unanimidad hemos decidido trabajar con su empresa.

Adjunto a este correo electrónico, encontrará el contrato firmado y completado, junto con las respuestas a las preguntas que su equipo necesitaba para hacer una lluvia de ideas para nuestra próxima campaña promocional.

Si usted o su equipo tienen alguna pregunta, póngase en contacto conmigo directamente. Espero que trabajemos juntos para alcanzar los objetivos de nuestra empresa.

Sinceramente,
Stacey Gibbs

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