Cómo escribir una carta de presentación comercial (con ejemplos)

Cuando una empresa está ampliando su mercado, o quiere comunicarse con otra empresa u organización, puede enviar una carta de presentación. Esto puede ayudar a mostrar a los clientes potenciales o a otras organizaciones lo que hace una empresa, qué productos y servicios ofrece y cómo puede ayudar al mercado o a otras empresas relacionadas.

Sin embargo, hay varios elementos que deben incluirse en una carta de presentación de un negocio, especialmente entre audiencias, como los consumidores u otras empresas. En este artículo, aprenderás a escribir una carta de presentación comercial con plantillas y ejemplos.

¿Qué es una carta de presentación comercial?

Una carta de presentación de empresa es una forma en que las empresas se presentan a clientes potenciales, empresas asociadas, distribuidores, inversores u otras personas u organizaciones para describir los productos o servicios que ofrecen. Además, las cartas de presentación de la empresa pueden clasificarse como de empresa a empresa, en las que la empresa escribe a otra empresa, y de empresa a cliente, en las que la empresa escribe a su mercado o clientela.

Una carta de presentación de empresa a empresa puede ser utilizada habitualmente por empresas que presentan sus productos, servicios o intenciones a otra empresa. La intención de este tipo de carta de presentación empresarial puede ser describir una posible asociación, solicitar oportunidades de inversión o, si el nicho de mercado de una empresa son otras empresas, podrían utilizar una carta de presentación para describir los productos y servicios que ofrecen.

Una empresa puede utilizar una carta de presentación de empresa a cliente, o de empresa a consumidor, para presentar una venta, nuevos productos, servicios con descuento o alertar a un mercado específico de la llegada de una nueva empresa.

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Cómo escribir una carta de presentación de empresa

Escribir una carta de presentación de la empresa puede ser bastante sencillo, sobre todo si se sigue un esquema. Los siguientes diez pasos le ayudarán a escribir su carta de presentación.

  1. Determina la intención.
  2. Investiga la empresa o el mercado.
  3. Identificar una necesidad.
  4. Abre con una declaración fuerte.
  5. Incluya detalles relevantes.
  6. Sé breve y conciso.
  7. Crea una llamada a la acción.
  8. Cierra tu carta.
  9. Corrige.
  10. Envía tu carta.

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1. Determine la intención

Antes de redactar la carta de presentación, debe determinar la intención de la misma. Por ejemplo, si ha lanzado recientemente un nuevo negocio y quiere que los clientes conozcan sus productos o servicios, puede escribir su introducción como una carta de empresa a cliente. Sin embargo, si quiere dirigirse a otra empresa, su carta podría seguir un formato de empresa a empresa. Determinar su intención antes de empezar la carta puede ayudarle a determinar la información que puede incluir al enviarla.

2. Investigue la empresa o el mercado

A continuación, podrías investigar la empresa con la que piensas comunicarte, así como su identidad de marca, su mercado y sus productos o servicios. A la inversa, si escribes a tu clientela, podrías investigar los productos o servicios populares que compiten con el tuyo y cómo puedes proporcionar información que convenza a tu clientela para que busque tu empresa en su lugar.

3. Identificar una necesidad

Una vez que hayas investigado sobre los destinatarios de tu carta de presentación, podrás identificar sus necesidades. Por ejemplo, cuando escribas de empresa a empresa, puede que descubras que la empresa con la que te comunicas necesita tus servicios. O cuando investigue el mercado de sus clientes, puede descubrir que hay una necesidad de los productos que fabrica su empresa, y puede utilizar lo que aprenda de las necesidades de su audiencia para ayudarle a proporcionar información relevante sobre su empresa.

4. Abrir con una declaración fuerte

A continuación, cuando haya terminado su investigación y haya identificado una necesidad, puede empezar su carta. Empiece con una declaración fuerte, como el eslogan de su negocio o una cita memorable. Empezar con fuerza la carta es importante, ya que es el momento de captar la atención del lector.

5. Incluir detalles relevantes

Dependiendo de su público y su intención, su carta puede incluir la información que sea relevante para su audiencia. Por ejemplo, si su empresa está buscando una asociación con otra empresa, sus detalles relevantes podrían incluir los productos o servicios que pretende ofrecer en una asociación, así como los parámetros de la misma. Si está escribiendo para presentar su nueva empresa al mercado de clientes, podría incluir únicamente información que describa cómo sus productos o servicios ayudarán a su clientela.

6. Sé breve y conciso

Al redactar la carta, manténgala entre 300 y 400 palabras e incluya sólo los detalles que desea que el lector conozca sobre su negocio. Evita la información no relacionada o los detalles que hagan que tu propósito no sea claro.

7. Crear una llamada a la acción

Antes de cerrar su carta, puede considerar añadir una llamada a la acción. Esto significa que está describiendo formas en las que su audiencia puede comunicarse con usted o acciones adicionales que el lector puede realizar para conocer mejor su organización.

Por ejemplo, si su empresa está entrando en un nuevo mercado de consumidores, podría crear una llamada a la acción que haga que los nuevos clientes compren en su negocio. Esto podría consistir en detallar un evento de inauguración con artículos en oferta u ofrecer un cupón a los primeros 100 clientes. Independientemente del público, crear una llamada a la acción puede motivarles a interactuar o a continuar la comunicación con su empresa.

8. Cierra tu carta

Después de añadir su llamada a la acción, puede cerrar su carta de presentación. Mientras que las cartas formales pueden utilizar cierres estándar como "Sinceramente " o ";Un cordial saludo " podría considerar algunas declaraciones de cierre menos comunes que pueden hacer que su carta se sienta más personal para el lector. Podrías utilizar frases como "Mis mejores deseos " "Saludos cordiales " "Saludos cordiales " u otras afirmaciones finales agradables.

9. Revise

Una vez que haya terminado su carta de presentación, asegúrese de revisarla para comprobar que no haya errores tipográficos, ortográficos o gramaticales. Compruebe también que el nombre del destinatario esté bien escrito. En este paso también puedes comprobar si hay problemas de formato.

10. Envíe su carta

Por último, puedes enviar tu carta. Asegúrate de que la dirección postal es la información de contacto correcta de la empresa a la que escribes. Si va a enviar varias copias de su carta de presentación de la empresa a su mercado de consumidores, podría comprobar dos veces que está enviando su carta sólo a los clientes potenciales que han expresado su interés en su organización.

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Modelo de carta de presentación de empresa

Aunque hay varias formas de dar formato a las cartas formales, incluidas las de presentación, puedes considerar utilizar el formato de carta comercial más básico. Los siguientes elementos pueden ayudarte a esbozar cómo quieres formatear tu carta de presentación comercial.

  • Márgenes: Normalmente, una carta comercial formal tendrá márgenes de entre media y una pulgada en la parte superior, inferior y en los laterales.
  • Espacio entre líneas: Puedes utilizar un espacio de una línea para tu carta, manteniendo un espacio entre párrafos.
  • Alineación: Puedes utilizar un formato semibloqueado en el que algunos elementos, como la información de contacto y el saludo, estén alineados a la izquierda y otros a la derecha, como la declaración final. También puedes alinear a la izquierda toda la carta.
  • Fuente: Elija un tipo de letra no inferior a 10 puntos ni superior a 12.
  • Información de contacto: Escriba su nombre, dirección e información de contacto en la parte superior, seguido del nombre y la información de contacto del destinatario.
  • Fecha: Puede incluir la fecha de su correspondencia formateada después de su información de contacto, pero no siempre es necesario.
  • Saludo: Este es tu saludo. El saludo va debajo de tus datos de contacto, los del destinatario y la fecha. Asegúrate de dirigirte a tu lector por su nombre si escribes de empresa a empresa. Utilizar dos puntos (:), y no una coma (,), después del saludo denota que se trata de correspondencia comercial.
  • Párrafos del cuerpo: A menudo, las cartas de presentación pueden incluir unos tres párrafos. El primer párrafo se utiliza para presentarse a sí mismo y a su empresa, así como el propósito de escribir. El segundo párrafo puede incluir detalles sobre su empresa y sus productos o servicios, y el tercer o último párrafo concluye con la reafirmación de su propósito y la creación de una llamada a la acción.
  • Cierre: Cierra tu carta con una declaración amistosa y concluyente.

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Ejemplo de carta de presentación de empresa

Los siguientes ejemplos ayudan a ilustrar una carta de presentación de la empresa en un estilo de empresa a empresa, así como en un estilo de empresa a cliente.

Ejemplo de empresa a empresa

De:Lee Collins
CEO, Green Farm Organics, Inc.
123 Main Street North
Seattle, WA. 98101

10 de marzo de 2019

Para:Lynn Gregory
CEO, TruMethod Naturals, Inc.
4567 South 22nd Ave.
Seattle, WA. 98101

Estimado Sr. Gregory

Yo, Lee Collins, escribo en nombre de Green Farm Organics en relación con la entrada de nuestra empresa en un nuevo mercado en Seattle, Washington. Le escribo para presentarle nuestra empresa y proporcionarle alguna información sobre los alimentos orgánicos y naturales, los suplementos y los productos de bienestar adicionales que ofrecemos. Actualmente estamos operando en mercados ubicados en California, Oregón y Colorado y estamos entusiasmados de ampliar nuestro alcance al área de Seattle.

Como estamos en el mismo sector del mercado y ofrecemos productos similares, me pareció razonable saludar y sugerir que nos reuniéramos para discutir cómo podemos trabajar juntos para servir mejor a nuestra base de clientes. En Green Farm Organics, ofrecemos alimentos y productos complementarios para la salud y el bienestar que ayudan a nuestros clientes a mejorar y desarrollar su salud y bienestar general.

Además, está claro que su organización va más allá de los alimentos naturales y ecológicos y de los productos de salud para ofrecer a los clientes servicios que les ayuden a desarrollar una salud óptima. Nuestra empresa no ofrece este tipo de servicios en este momento, y creo que en Green Farm Organics podemos trabajar con su organización no sólo para proporcionar productos de alta calidad, sino también servicios de apoyo a la salud.

Adjunto una lista de nuestros productos y precios, así como nuestras ideas de servicios de apoyo al bienestar con los que nuestras empresas podrían asociarse. Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo a la mayor brevedad posible para discutir nuestras ideas y cualquier pregunta que pueda tener en relación con esta solicitud.

Gracias, y espero tener noticias suyas.

Saludos cordiales,

Lee Collins, CEO
Green Farm Organics, Inc.

Ejemplo de empresa a cliente

De:Green Farm Organics
Lee Collins, director general
123 Main Street North
Seattle, WA. 98101

10 de marzo de 2019

Estimado lector:

Soy Lee Collins, director general de Green Farm Organics. Somos un proveedor de productos totalmente naturales y orgánicos que ayuda a nuestros clientes a mejorar su salud y bienestar mediante alimentos, suplementos y otros productos naturales para la salud no modificados genéticamente. Contamos con la certificación orgánica de la FDA, y estamos muy contentos de ampliar nuestro mercado a su vecindario. Estaremos celebrando la gran apertura de nuestra nueva ubicación este próximo fin de semana.

Como promoción especial, ofrecemos un 20% de descuento en todos los productos de nuestra tienda a los 100 primeros destinatarios que lleguen. Se trata de una promoción por orden de llegada, ¡y quería compartirla con usted personalmente!

Acompáñenos en nuestro evento promocional y gran inauguración este fin de semana, 15 de marzo, de 10:00 a 15:00 horas, donde podrá participar en un sorteo y probar algunos de nuestros alimentos orgánicos y naturales.

¡Esperamos verle allí!

Saludos cordiales de todos nosotros en Green Farm Organics,

Lee Collins, director general
Green Farm Organics, Inc.

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