Cómo escribir procedimientos: Ejemplos y consejos

Los procedimientos son un conjunto de instrucciones que los profesionales pueden utilizar para explicar procesos dentro del lugar de trabajo. Tanto si eres gerente, formador de empleados o jefe de equipo, escribir procedimientos puede ayudarte a mejorar la eficiencia y la precisión de tu equipo a la hora de realizar tareas recurrentes. Aprender a redactar procedimientos y ver ejemplos puede servirle de guía a la hora de escribirlos. En este artículo, explicamos qué son los procedimientos, mostramos cómo escribirlos y ofrecemos ejemplos para ayudarle a escribir los suyos.

¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento es un conjunto detallado de instrucciones que las personas pueden utilizar para completar una tarea. Incluye varios pasos e instrucciones sobre cómo completar cada paso. Los profesionales pueden crear procedimientos en diversos sectores para ayudar a explicar los procesos en términos sencillos.

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¿Por qué es importante redactar procedimientos?

Redactar procedimientos eficaces es una parte importante de la creación de sistemas eficientes en su organización. Redactar procedimientos puede ayudarle a conseguir los siguientes beneficios:

  • Formación más rápida: Los procedimientos pueden ayudar a los nuevos miembros del equipo a aprender los procesos y sistemas. Los equipos de recursos humanos (RH) pueden proporcionar procedimientos durante el proceso de incorporación o incluir procedimientos comunes en el manual del empleado.
  • Aumentar la precisión: Los miembros del equipo que utilizan procedimientos pueden mejorar su precisión, ya que tienen pasos e instrucciones específicas que seguir.
  • 3. Mejorar la eficiencia: Las empresas pueden utilizar los procedimientos para repetir sus pasos con éxito fácilmente. Esto puede ayudarles a hacer crecer su negocio y aumentar la eficiencia.

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Consejos para preparar la redacción de su procedimiento

Antes de redactar sus procedimientos, considere la posibilidad de seguir estos consejos para ayudarle a prepararse:

Elija un formato

Para redactar un procedimiento puede elegir entre varios formatos. Puede utilizar un programa informático, un documento de tratamiento de textos o un bolígrafo y papel. Tenga en cuenta las preferencias de su organización a la hora de elegir un formato. Piense también en quién revisará los procedimientos y con qué frecuencia. Puede ser más fácil revisar y compartir un documento mecanografiado.

Seleccione un diseño

Considere cómo quiere mostrar su información. Esto puede variar en función de su estilo organizativo y del procedimiento concreto. Por ejemplo, los procedimientos más largos pueden tener un formato de manual de instrucciones, mientras que los procedimientos cortos pueden tener una estructura de lista de comprobación. Considere la posibilidad de utilizar viñetas, números y casillas de verificación para ayudarle a organizar su procedimiento.

Revise los procedimientos actuales

Es posible que su empresa cuente con procedimientos que utiliza actualmente. Considere la posibilidad de revisar los documentos de procedimiento actuales cuando escriba el suyo. Esto puede ayudarle a determinar qué diseño y estructura funcionan mejor para su empresa. También es posible que su organización tenga un procedimiento relacionado con una tarea similar. Puede examinar y revisar un procedimiento actual para ayudarle a redactar el suyo.

Cómo redactar procedimientos

Estos son los pasos que puede seguir para ayudarle a redactar procedimientos para su organización:

1. Seleccione un procedimiento

Si está escribiendo varios procedimientos para una organización, considere por cuál quiere empezar. Puede dar prioridad a la redacción de un procedimiento para un proceso importante, o puede empezar a redactar los procedimientos por una tarea más pequeña. Por ejemplo, si está escribiendo un conjunto de procedimientos para una empresa de producción, puede empezar escribiendo un procedimiento para una máquina individual y luego pasar a escribir procedimientos para todo el departamento. Esto puede ayudarle a ganar experiencia y a desarrollar sus habilidades de redacción de procedimientos.

2. Conecte con los miembros del equipo

Tras seleccionar el procedimiento sobre el que desea escribir, considere quién es un experto en el tema. Si está escribiendo un procedimiento para una tarea que usted realiza, es posible que tenga amplios conocimientos que pueda utilizar para escribir las instrucciones. Si es un directivo que está escribiendo procedimientos para mejorar la eficiencia del equipo, considere la posibilidad de ponerse en contacto con los miembros del equipo que actualmente realizan las tareas. Por ejemplo, si dirige un equipo de marketing, puede pedir al diseñador gráfico que le explique cómo realiza el diseño de un logotipo. La persona que realiza la tarea suele ofrecer pasos detallados y consejos.

Al iniciar su procedimiento, considere la posibilidad de ponerse en contacto con las personas que realizan el proceso o las tareas. Puede enviar un correo electrónico, llamar o concertar una reunión con ellos para que le ayuden a recopilar datos para el procedimiento.

3. Tenga en cuenta a su público

Considere quién leerá su procedimiento completo antes de redactarlo. El público al que va dirigido puede afectar al contenido. Por ejemplo, si escribe para expertos en la materia, puede utilizar un vocabulario más especializado e ideas más complejas. Si escribe para nuevos empleados o profesionales externos, puede definir más términos, proporcionar gráficos adicionales y simplificar más los pasos.

4. Escribir una introducción

Una vez que haya determinado su público, puede empezar a escribir la introducción. Esta suele tener uno o dos párrafos. En la introducción, puede describir quién debe seguir el procedimiento y cuándo. También puede incluir información sobre por qué el procedimiento es importante y cómo puede ayudar a los miembros de su equipo.

4. Crear una lista de recursos o materiales

Debajo de la introducción, elabore una lista de los recursos o materiales que la persona necesitará para completar la tarea. Por ejemplo, si estás escribiendo un procedimiento para una empresa de pintura, tus materiales pueden incluir pintura, brocha, rodillo y equipo de protección. La lista de recursos indica a los profesionales lo que deben reunir antes de seguir las instrucciones.

También puede proporcionar información digital o recursos adicionales en esta sección. Por ejemplo, si los miembros del equipo necesitan una contraseña o un código de acceso digital, puede recordárselo aquí. También puede proporcionar un enlace a un vídeo instructivo o a recursos externos si los miembros del equipo tienen más preguntas.

5. Borrador de los pasos e instrucciones

Con los recursos, puede empezar a redactar los pasos e instrucciones. Puede colaborar con los profesionales que realizan las tareas para ayudarle a determinar estos pasos. Considere comenzar con una lista general de pasos. Puedes desplazar los pasos y añadir instrucciones detalladas después.

6. Añada elementos visuales

Los elementos visuales, como gráficos, tablas y diagramas, pueden ayudar a explicar información complicada. Considere la posibilidad de añadir elementos visuales a los pasos complejos. Por ejemplo, puede incluir imágenes con flechas etiquetadas para mostrar a los miembros del equipo más información sobre un procedimiento.

7. Repasar y revisar la redacción

Después de redactar sus pasos e instrucciones, considere la posibilidad de repasar y revisar el escrito. Intente que su redacción sea lo más sencilla y procesable posible. Puedes utilizar palabras de acción positiva y frases cortas para ayudarte a escribir instrucciones claras.

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8. Realice una prueba de procedimientos

Puede realizar una prueba de procedimientos, que consiste en que una persona lea las instrucciones y las complete, para ayudarle a realizar ajustes. Dependiendo de la tarea, puede completar el procedimiento o pedir a un miembro del equipo que lo haga. Esto puede ayudarle a perfeccionar el orden de los pasos' y también a identificar las lagunas en las que puede añadir un paso para mantener el procedimiento claro.

9. Pedir opiniones

Después de poner a prueba su procedimiento, considere la posibilidad de obtener opiniones de varias fuentes. En primer lugar, puede pedir la opinión de los profesionales que realizan habitualmente la tarea. Pueden hacer sugerencias o añadir información instructiva. A continuación, puede pedir consejo a un miembro del equipo que no realice esa tarea con regularidad. Pueden hacer preguntas o identificar secciones que podrían ser más claras.

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10. Realice los ajustes finales y repítalos si es necesario

Puedes utilizar los comentarios que has recibido para hacer ajustes. Esto puede ayudarte a perfeccionar el procedimiento y mejorar la precisión. Dependiendo de los cambios que realice, puede decidir realizar otra prueba o pedir más comentarios. Puede repetir este proceso con otros procedimientos de su empresa.

Ejemplos de procedimientos

He aquí algunos ejemplos que pueden servir de guía a la hora de redactar sus propios procedimientos:

Ejemplo 1

Este ejemplo muestra un procedimiento para responder a una llamada de una empresa. El equipo podría imprimirlo como lista de comprobación o recordatorio visual y colocarlo junto a los teléfonos. El procedimiento contiene la siguiente información:

Introducción: Responder a las llamadas de forma amable y servicial es una parte importante del éxito de nuestro equipo. Para mantener la coherencia en la voz de nuestra empresa, hemos diseñado una serie de pasos para guiar estas conversaciones. Cualquier miembro del equipo que responda al teléfono debe seguir este procedimiento.

*Recursos
Necesitarás los siguientes elementos cerca de ti:*

  • Auriculares
  • Cuadro de extensión

Procedimiento para responder a las llamadas de los clientes

  1. Conteste el teléfono antes del tercer timbre
  2. Salude al cliente diciendo: "Hola, ha llamado a Lead Strategy Incorporated. Le habla [su nombre]. ¿En qué puedo ayudarle hoy?"
  3. Utilice un lenguaje positivo
  4. Responda a las preguntas del cliente
  5. Pida al cliente que por favor espere mientras lo transfiere
  6. Marque el número de extensión
  7. Pulse el botón de envío

Ejemplo 2

Este es un ejemplo de procedimiento para una empresa de jardinería, en el que se instruye a los miembros del equipo sobre cómo añadir un nuevo archivo de clientes. El equipo puede colocar este documento de procedimiento cerca del ordenador de la oficina o de la zona de empleados. El procedimiento escrito incluye lo siguiente

Introducción Podemos utilizar archivos de clientes para mantener la información organizada. Esto ayuda a nuestro proceso de facturación y nos permite ayudar a los clientes que regresan revisando los productos y servicios que utilizan regularmente. Cuando introduzcamos la información de un nuevo cliente, podemos utilizar este procedimiento para guiarnos por los pasos.

*Recursos
Para llevar a cabo este procedimiento, necesitarás los siguientes recursos:*.

  • Nombre de usuario y contraseña del empleado
  • Ordenador
  • Información para el cliente

Procedimiento para crear una nueva ficha de cliente

  1. Abrir la base de datos de clientes
  2. Introduzca su nombre de usuario y contraseña
  3. Pulse el botón "añadir nuevo cliente" en la parte superior derecha de la pantalla
  4. Introduzca el nombre, la dirección y los datos de contacto del cliente
  5. Añada los números de factura existentes
  6. Revisar la información
  7. Guardar en la prensa

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