Cómo escribir informes para un consejo de administración

Los informes eficaces pueden atraer a los directores del consejo de administración y mantenerlos involucrados en las operaciones de la empresa. Los informes de la junta directiva incluyen resúmenes sobre las operaciones, los retos y los logros de la empresa. La capacidad de crear informes para el consejo de administración le ayuda a compartir información importante en un formato que es fácil de entender. En este artículo, definimos un informe de la junta directiva, explicamos su propósito, proporcionamos una lista de los elementos que encontrará en la mayoría de los informes de la junta directiva y repasamos los pasos para escribir informes de la junta directiva para los directores de la junta directiva.

¿Qué es un informe de la junta directiva?

Un informe del consejo de administración es un documento formal que resume el rendimiento de una empresa, marca u organización. Los informes de la junta directiva son importantes para establecer lo que una empresa ha logrado y qué áreas de funcionamiento pueden necesitar atención. La información de los informes para el consejo de administración puede proceder de múltiples departamentos con el fin de llamar la atención sobre los elementos clave del negocio, las adaptaciones y las predicciones futuras. Por ejemplo, un informe para el consejo de administración puede incluir los análisis de los resultados de marketing y explicar el razonamiento que hay detrás de esas cifras para ofrecer proyecciones futuras de la empresa.

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Propósito de un informe del consejo de administración en la empresa

Los tres propósitos principales de los informes de la junta directiva en las empresas son:

  • Comunicar lo que ha hecho una empresa, cómo lo está haciendo y lo que quiere conseguir para mantener al día a los miembros de la junta directiva
  • Establecer planes sencillos y concisos para las operaciones de la empresa
  • Persuadir a los miembros del consejo de administración para que apoyen la empresa

La frecuencia de redacción de los informes de la junta directiva depende de la frecuencia con la que los directores de la junta directiva quieran recibir actualizaciones. Puede ser mensual o anual.

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Elementos de un informe de la junta directiva

Los informes del consejo de administración pueden ser el único elemento que los directivos lean o consulten en relación con las operaciones de la empresa. Por ello, conviene tener en cuenta toda la información y los elementos que un miembro del consejo puede necesitar para evaluar la empresa. Estos elementos suelen incluir:

Una visión general

Una descripción general resume lo que los directores de la junta directiva encontrarán en el informe de la junta. Esta sección suele ser breve y se centra en la información general o en los puntos clave. Los puntos clave podrían incluir las principales áreas de enfoque de la empresa y su éxito durante el último período del informe de la junta.

Un índice de contenidos

Un índice de contenidos proporciona a los directores de la junta directiva un índice de lo que incluye el informe. Esta sección permite a los consejeros localizar fácilmente la información en los informes. Si buscan datos específicos sobre algo, pueden consultar el índice para encontrar el número de página exacto de esa información en el informe.

Los retos de la empresa

Un informe de la junta directiva puede identificar desafíos recientes para compartir cómo la empresa los abordó y qué medidas preventivas implementó. Es especialmente importante proporcionar a los directores del consejo de administración información sobre cómo el reto o el problema afectó directamente a la empresa para que entiendan su relevancia y si hay alguna preocupación en curso que requiera su atención o sus recursos.

Los éxitos de la empresa' s

Un informe de la junta directiva es una valiosa oportunidad para compartir los logros e hitos del año pasado. Estos logros pueden incluir los objetivos de ingresos, el tráfico del sitio web o la participación en las redes sociales. Es importante compartir cualquier cosa de la que la organización esté orgullosa del año pasado para centrar la atención de la junta directiva en el éxito de la empresa, ya que esto puede persuadirles para que sigan invirtiendo tiempo y recursos en el negocio.

Estadísticas y datos

Las estadísticas y los hechos son una buena forma de proporcionar a los directores de la junta directiva datos sobre el rendimiento de la empresa. Esto ayuda a compartir rápidamente información resumida importante, lo cual es beneficioso porque el informe de la junta directiva aborda una cantidad importante de información de forma sucinta. Esta información también puede ayudar a los líderes y a los miembros del consejo a hacer predicciones informadas sobre el futuro de la empresa.

Planes para el futuro

Otro elemento importante de los informes de la junta directiva es informar a la junta con una descripción detallada de los próximos pasos de la organización. Puede utilizar esta parte del documento para llamar la atención de la junta directiva sobre el próximo año y el futuro de la organización. Aquí es donde puede articular directamente dónde necesita la ayuda de la junta directiva o identificar los puntos que necesitan su aprobación para poder avanzar.

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Cómo redactar informes para el consejo de administración

Cuando escriba un informe para un consejo de administración, tenga en cuenta estos cinco pasos:

1. 3. Recopilar información

Solicite y reúna toda la información que necesite para el informe de la junta directiva. Esta información puede proceder de varios equipos o áreas de una organización. Por ejemplo, el equipo de marketing puede proporcionar los análisis de las redes sociales y del sitio web. Por su parte, el equipo de ventas puede proporcionar el número de ventas realizadas en el último año y su relación con los años anteriores.

2. Organizar los elementos

Organice toda la información de su informe de junta directiva de forma clara. Esta sencilla estructura puede seguir el mismo orden descrito anteriormente:

  • Resumen
  • Índice de contenidos
  • Desafíos
  • Logros
  • Estadísticas y datos
  • Planes de futuro

3. 5. Añada datos visuales

Añada gráficos, diagramas o tablas visuales para representar datos clave que de otro modo podrían ser complejos. Esto puede ayudar a que las cifras y los números significativos sean más fáciles de entender. Por ejemplo, puede añadir gráficos o elementos visuales para representar las cifras de ventas en comparación con años anteriores.

4. Tenga en cuenta la legibilidad

Es importante recordar que los informes del consejo deben ser sencillos y fáciles de leer. Una forma de hacerlo es formatear el contenido escrito en párrafos breves, viñetas o listas numeradas. A veces, los informes pueden parecer una colección de memorandos con esta sencilla estructura.

5. Prepare las preguntas

Haz una lluvia de ideas sobre los tipos de preguntas que el consejo de administración podría hacerte sobre el informe del consejo, y luego asegúrate de que el contenido del informe del consejo ya aborda la información sobre la que es probable que el consejo pregunte.

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Plantillas para los informes de la junta directiva

Las plantillas son herramientas útiles para redactar los informes de la junta directiva, ya que le proporcionan un modelo a seguir en cuanto a contenido y estructura. Si tiene acceso a un informe anterior de la junta directiva, puede utilizarlo como guía al crear su informe de la junta directiva.

Un modelo de informe de la junta directiva también puede cambiar o mejorar con el tiempo para satisfacer las necesidades específicas de la junta directiva. Estos cambios o mejoras podrían incluir:

  • Reorganización del contenido: Desplazar el contenido del informe para facilitar la comprensión de la narración
  • Eliminar o añadir secciones: Elimina secciones innecesarias o añade secciones en función de las preguntas o preocupaciones de la junta directiva
  • Actualización de los elementos visuales o del diseño: Añadir nuevos datos visuales o actualizar la marca

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¿Cuánto dura un informe para el consejo de administración?

Los informes del consejo de administración eficaces son atractivos y fáciles de entender. La longitud de un informe de la junta directiva puede variar en función del enfoque del informe, la cantidad de información incluida, el tiempo que abarca el informe y las preferencias de la junta directiva. El contenido escrito de un informe de la junta directiva debe ser conciso y evitar las redundancias. Un informe de la junta directiva en formato de texto da prioridad a la brevedad sin dejar de incluir toda la información necesaria. Un informe de la junta en formato de presentación puede ser más largo que un informe de la junta en formato de texto debido a los elementos visuales añadidos, pero aún así debe ser lo más breve posible.

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