Cómo escribir objetivos claros para un proyecto

Los objetivos son útiles para cada industria y negocio que esté interesado en mejorar sus proyectos y operaciones actuales para alcanzar los resultados deseados. Los resultados de los proyectos deben ser un resultado directo de los objetivos de proyecto que su organización establece. Redactar unos objetivos de proyecto eficaces ayuda a su empresa a funcionar de forma más eficiente y a mantener un alto nivel de organización.

En este artículo hablamos de lo que son los objetivos de un proyecto, de lo que debe y no debe incluir en sus objetivos y de cómo redactar los suyos con ejemplos.

¿Cuáles son los objetivos del proyecto?

Los objetivos del proyecto son objetivos realizados en una organización para ayudar a la finalización con éxito de un proyecto para lograr metas específicas de gestión de proyectos dentro de un plazo establecido. Los objetivos del proyecto deben estar en consonancia con los objetivos generales de la industria y ayudar a resolver los problemas de la empresa.

Los objetivos del proyecto también proporcionan a su equipo una comunicación que les ayudará a ejecutar los proyectos de forma que demuestren un trabajo de calidad y complazcan a las partes interesadas de su empresa.

Qué incluir en los objetivos de su proyecto

Los objetivos del proyecto variarán en función de las metas y objetivos generales de cada industria o empresa que estén interesados en lograr con sus proyectos. Estos son algunos elementos generales que puede incluir en los objetivos de su proyecto:

Resultados esperados

Debes incluir los resultados que esperas conseguir aplicando ese objetivo específico. Por ejemplo, un objetivo de proyecto podría tratar de solucionar un problema relacionado con los tiempos de espera en la taquilla de un cine y el resultado esperado podría ser reducir los tiempos de espera a no más de 5 minutos mediante la implantación de quioscos de venta de entradas electrónicos.

Cosas que se pueden controlar

Los objetivos deben incluir cosas que se puedan controlar. Esto ayuda a motivar a su equipo para completar los objetivos, ya que los objetivos son realistas y controlables. Un objetivo que no es controlable sería intentar que tus servicios sean contratados por 5 clientes más cada semana. El cliente controla si quiere o no contratarte, así que no sería algo que pudieras controlar.

El período de tiempo para cada objetivo

Tus objetivos deben tener una fecha de cumplimiento. Esto proporciona una sensación de urgencia y hace que el objetivo sea más específico y responsabiliza al equipo al proporcionar un plazo realista para que alcancen los resultados deseados que el objetivo establece.

Relacionado con esto: Comprender los procesos y las fases de la gestión de proyectos

Lo que no debe incluirse en los objetivos de su proyecto

He aquí algunos elementos generales que no debe incluir en sus objetivos:

Jerga técnica

Es importante asegurarse de que todo el mundo entiende sus objetivos y puede actuar de acuerdo con lo que establece su objetivo. El objetivo del proyecto debe ser lo más claro y conciso posible.

Una lista de opciones o rangos de cifras objetivo

Los objetivos del proyecto que establezca deben ser muy específicos y medidos. Proporcionar una lista de opciones o rangos de cifras objetivo probablemente confundirá a su equipo y no sabrán exactamente qué deben hacer con un proyecto para cumplir el objetivo.

Cómo redactar los objetivos del proyecto

Cuando escriba los objetivos de su proyecto, hay algunos pasos que puede dar para que el proceso sea más eficiente y le proporcione objetivos claros y concisos.

  1. Identificar qué comportamientos o condiciones sistémicas deben cambiarse.
  2. Defina qué significa el éxito para su proyecto.
  3. Describa el grupo de discusión.
  4. Incluya el lugar y el periodo de tiempo.
  5. Reduzca sus objetivos.

1. Identificar qué comportamientos o condiciones sistémicas deben cambiarse

Puede haber problemas con el sistema o comportamientos de los miembros del equipo que impidan que el objetivo de un proyecto sea lo más eficiente posible. Evalúe los proyectos anteriores e identifique los comportamientos o condiciones que pueden cambiarse para agilizar el siguiente proyecto.

Identificar estos temas le ayuda a priorizar los objetivos del proyecto que debe empezar a escribir primero. Le proporciona una base para construir objetivos que sean SMART o específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos. Esto le llevará a crear los objetivos adecuados que le ayuden a alcanzar el éxito.

Relacionado: ¿Qué son los objetivos SMART?

2. Define lo que significa el éxito para tu proyecto

Debe definir la razón por la que está creando el objetivo de su proyecto y, a continuación, definir lo que significaría completar con éxito el objetivo del proyecto. Esto le ayudará a determinar el tiempo de realización del objetivo para el proyecto en cuestión, lo que le interesa conseguir y cómo usted y su equipo pueden resolver los retos que puedan surgir en relación con el objetivo.

La mejor manera de definir lo que significa el éxito para tu proyecto en general es escribir los posibles resultados y desafíos haciendo un análisis DAFO. El análisis DAFO le ayuda a medir las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un proyecto.

3. Describa el enfoque

Describir el enfoque significa proporcionar información detallada sobre el enfoque de su objetivo. Esto no significa necesariamente un grupo de personas, sino cualquier parte del negocio que afecte a su proyecto o proyectos. Su enfoque puede ser los clientes potenciales, los sitios web, los sistemas, las encuestas a los clientes, el volumen de negocios, las ventas, la rentabilidad, etc.

Por ejemplo, si su empresa quiere ser más sostenible reduciendo la cantidad de residuos de plástico, puede decir que su objetivo es la sostenibilidad. Investigue y describa la sostenibilidad actual de su empresa para comprender mejor cómo un objetivo de proyecto puede ayudar a su equipo a conseguir los resultados deseados.

Es probable que el enfoque sea diferente para cada objetivo, por lo que deberá describir los detalles del mismo y así podrá ver si su enfoque es una prioridad realista que se ajusta a los objetivos y metas de la organización.

Por ejemplo, si tu empresa quiere que te centres en la rentabilidad, pero decides establecer un objetivo para reducir los residuos de plástico y aumentar la sostenibilidad para convertirte en una empresa más ecológica. Es posible que aumente los costes de fabricación y reduzca la rentabilidad de su empresa y, por lo tanto, es posible que quiera replantearse ese objetivo específico del proyecto.

4. Incluya la ubicación y el periodo de tiempo

Este paso significa identificar cuándo y dónde debe completarse el objetivo. Los objetivos pueden incluir muchos departamentos diferentes y requieren una gran cantidad de trabajo en equipo para completarlos con éxito. Esto significa que los objetivos deben ser organizados y específicos, lo que incluye añadir la ubicación y el periodo de tiempo. La ubicación significa incluir el lugar en el que se desea que este objetivo tenga lugar, como en el distrito, la región, la nación o en una sucursal específica. El periodo de tiempo sugiere la fecha en la que debe completarse el objetivo, como el tercer trimestre, anualmente, etc.

5. Acotar los objetivos

Es posible que haya una cantidad considerable de información que deba tener en cuenta antes de escribir su objetivo. Sin embargo, es importante acotar sus objetivos y hacerlos lo más breves posible, incluyendo al mismo tiempo toda la información necesaria que ayudará a su equipo a cumplir con éxito los objetivos. La mejor manera de hacerlo es escribirlos de un par de maneras diferentes antes de decidirse por el objetivo final.

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Ejemplo de objetivos del proyecto

Estos son algunos ejemplos de objetivos a los que puede referirse cuando escriba sus propios objetivos de proyecto:

Ejemplo 1

Reduciremos los tiempos de espera en la farmacia en 5 minutos por cliente, ofreciendo el procesamiento de recetas en el registro móvil a través de nuestra aplicación en el distrito X para finales del cuarto trimestre.

Ejemplo #2

Para septiembre de 2020, aumentaremos la puntuación media de rendimiento y revisión anual de nuestros empleados del departamento de finanzas de un 3 a una media general de 3,5 sobre 4, haciendo que los cursos trimestrales de formación y actualización sean obligatorios para los empleados con una puntuación de rendimiento de 3,4 o menos.

Ejemplo 3

Aumentaremos nuestros pagos de alquiler por móvil y web en un 5%, desarrollando un modelo de sitio web más fácil de usar para cada comunidad de apartamentos en el área regional de Los Ángeles para finales del segundo trimestre.

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