Cómo escribir una política de viajes corporativos en 5 pasos

Los viajes de los empleados pueden ser habituales y permiten a las empresas abarcar grandes regiones de uno o varios países. Saber cómo redactar una política de viajes corporativa es importante para que las empresas comuniquen sus expectativas y su cobertura financiera a los empleados. Satisfacer eficazmente las necesidades de viaje de los empleados es valioso, pero puede requerir discusiones entre los equipos de la empresa. En este artículo, explicamos qué es una política de viajes de empresa, compartimos lo que debe incluirse en ella, proporcionamos cinco pasos para redactar su propia política de viajes de empresa y ofrecemos 10 consejos útiles.

¿Qué es una política de viajes de empresa?

La política de viajes de una empresa son las normas predeterminadas para los empleados cuando viajan para asistir a reuniones y eventos relacionados con el trabajo. Esto puede incluir la visita a clientes actuales, clientes potenciales y colegas en otras oficinas. Los empleados de la empresa también pueden viajar para asistir a conferencias de desarrollo profesional. Normalmente, los responsables de la empresa crean estas normas y las ajustan según sea necesario.

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¿Qué incluir en una política de viajes de empresa?

Al redactar una política de viajes de empresa, es importante entender qué tipo de información hay que incluir. Algunos ejemplos de lo que podría ser esta información son:

  • Políticas de transporte: Las políticas de transporte pueden discutir la cantidad de dinero que la empresa va a proporcionar al empleado para ir de un destino a otro. Este viaje puede incluir billetes de avión, coches de alquiler, trenes o taxis.

  • Políticas de comidas: Las políticas de comidas pueden destacar la cantidad de dinero que los empleados pueden gastar en comida durante sus viajes. Normalmente, se trata de cantidades diarias.

  • Políticas de entretenimiento: Las políticas de entretenimiento se centran en la cantidad de dinero que un empleado puede cobrar a la empresa con fines recreativos. Por ejemplo, si un empleado va a visitar a un cliente, puede llevarle a un espectáculo o a un evento deportivo pagado por la empresa.

  • Políticas de seguridad: Las políticas de seguridad ayudan a proporcionar a los empleados información sobre cómo viajar de forma segura y garantizar que la información confidencial de la empresa permanezca protegida. Esto puede ser especialmente importante si los empleados viajan fuera del país.

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Cómo redactar una política de viajes de empresa

Si tiene que redactar una política de viajes corporativos para su empresa, aquí tiene cinco pasos que puede seguir:

1. Piensa críticamente en el propósito

Es importante reflexionar sobre el objetivo de su política de viajes de empresa, ya que puede influir en la información que decida incluir. Por ejemplo, si su empresa sólo recorre distancias cortas, la información que necesita puede diferir de la que necesita si recorre distancias más largas. Reconocer el propósito de su política puede ayudarle a priorizar las diferentes necesidades o la información de seguridad para sus empleados.

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2. Tenga en cuenta las necesidades de viaje de los empleados

Tener en cuenta las necesidades de viaje de los empleados es beneficioso porque puede ayudar a su empresa a asegurarse de que aborda cualquier cosa que sus empleados puedan necesitar mientras viajan por negocios. También puede tener en cuenta los diferentes tipos de viajes que pueden hacer sus empleados a la hora de determinar qué necesidades de viaje pueden tener. Por ejemplo, alguien que viaja dentro del país puede tener necesidades diferentes a las de alguien que viaja internacionalmente. Otro ejemplo es que un empleado que visita a un cliente puede tener necesidades de viaje diferentes a las de un empleado que visita otra oficina.

3. Ofrezca opciones a sus empleados

A la hora de decidir los diferentes detalles que incluirá en su política de viajes de empresa, puede ofrecer a los empleados opciones. Por ejemplo, puede ofrecerles diferentes opciones de transporte para ir de un destino a otro. Ofrecer opciones a los empleados es útil para permitirles tener alguna opción en la forma de viajar para la empresa. A veces, las empresas pueden ofrecer opciones basadas en el valor del gasto. Por ejemplo, los empleados pueden recibir una cantidad específica de dólares para cubrir sus gastos de comida cada día. Al conocer esta cantidad asignada, los empleados pueden decidir dónde quieren comer.

4. Establezca unos límites claros y concisos

Establecer límites claros y concisos en las políticas de viajes de la empresa es importante para asegurarse de que sus empleados son conscientes de lo que pueden y no pueden hacer mientras viajan para la empresa. Esto puede incluir gastos o información sobre la conducta de los empleados. Incluso puede hacer que los empleados firmen su política de viajes corporativos antes de viajar para su empresa. Esto puede ayudar a su empresa a mantener la documentación en caso de que surja una situación inesperada con un empleado que esté viajando y representando a su marca.

5. Proporcionar a los empleados copias de la política

Proporcionar a los empleados copias de la política es beneficioso para que tengan algo que consultar si tienen alguna pregunta sobre los viajes de la empresa. Este documento es algo que puede dar a los empleados que pueden viajar cuando empiezan a trabajar en su empresa. Si es necesario, también puede impartir formación sobre viajes a los empleados. Esto podría ser útil para discutir cómo los empleados pueden abordar a los clientes que visitan durante sus viajes. También puede proporcionarles copias actualizadas de la política si su empresa cambia su política de viajes corporativos.

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10 consejos para redactar una política de viajes de empresa

Aquí tienes 10 consejos que puedes utilizar para redactar tu política de viajes de empresa:

  1. Trabaja con los equipos de la empresa, como los líderes empresariales, los representantes de recursos humanos y los responsables financieros.
  2. Permita que los empleados que viajan den su opinión sobre la política para contribuir a los posibles cambios.
  3. Anime a sus empleados a leer toda la política de viajes para asegurarse de que están al tanto de todo.
  4. Hable de cómo los empleados pueden encontrar un equilibrio entre los viajes de negocios y su propia experiencia.
  5. Mantenga un sistema financiero sólido que les reembolse rápidamente después de sus viajes.
  6. Asegúrate de que los empleados sepan que la política se aplica a todos, incluso a los directivos de la empresa.
  7. Proporcione flexibilidad a sus empleados permitiéndoles tomar decisiones sobre sus viajes.
  8. Incluya información sobre lo que pueden hacer los empleados en caso de emergencia mientras viajan.
  9. Intenta alinear tu política de viajes corporativos con la misión y los valores de tu empresa.
  10. Diga a sus empleados que se pongan en contacto con los representantes de recursos humanos si tienen alguna duda.

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