Cómo redactar políticas y procedimientos

Detallar las expectativas de una organización o un equipo suele ser una parte importante para lograr el éxito. Las políticas y los procedimientos, por ejemplo, guían las funciones y los procesos de toma de decisiones de muchas organizaciones. Redactar políticas y procedimientos claros puede ser una forma de garantizar que su organización funcione sin problemas y con eficacia, ya que puede ayudar a que cada persona entienda las expectativas y las normas de la empresa. En este artículo, explicamos las políticas y procedimientos y sus ventajas, con una visión general de cómo redactarlos y consejos para escribir los suyos con éxito.

¿Qué son las políticas y los procedimientos?

Las políticas y los procedimientos son las directrices formales que prescriben acciones, comportamientos y procesos para los miembros de una organización. Estos términos se utilizan a veces indistintamente. Otras veces, pueden utilizarse para describir distintos tipos de directrices. Algunas organizaciones, por ejemplo, utilizan el término política para el protocolo de toda la empresa que apoya una visión o misión concreta y procedimientos para las tareas diarias que apoyan esa misión. Puede ser útil aclarar la comprensión de estos términos por parte de su equipo antes y durante el desarrollo de sus propias políticas y procedimientos.

Las políticas y los procedimientos pueden aplicarse tanto a toda una organización como a un componente más pequeño, como un departamento o equipo específico. También pueden ser determinados por grupos e individuos en múltiples niveles de una empresa, dependiendo de su estructura organizativa.

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Beneficios del uso de políticas y procedimientos

Estas son algunas de las ventajas de utilizar políticas y procedimientos en una organización:

Expectativas claras

Redactar políticas y procedimientos para sus equipos puede garantizar que las expectativas de su organización sean claras. Esto puede contribuir a que el trabajo sea preciso y de alta calidad, e incluso a mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo tanto de los miembros del equipo como de los líderes.

Toma de decisiones coherente

Cuando las políticas y los procedimientos describen los valores, las prioridades y los procesos, pueden facilitar a las personas y a los equipos la toma de decisiones empresariales importantes. El marco de las políticas y los procedimientos suele añadir la coherencia necesaria a las elecciones cotidianas en el lugar de trabajo, así como a las decisiones de mayor alcance.

Productos y servicios coherentes

Las políticas y los procedimientos mejoran la coherencia al garantizar que todas las personas que afectan al resultado de un producto trabajan de la misma manera. Los productos y servicios coherentes pueden ayudar a atraer y retener a los clientes y permitir que su empresa desarrolle una reputación de rendimiento de alta calidad.

Productividad óptima

Las políticas y los procedimientos pueden ayudar a optimizar la productividad de sus equipos y de su organización al agilizar las decisiones. Las políticas y los procedimientos que aumentan su productividad también pueden contribuir a aumentar los ingresos y la rentabilidad.

Cómo redactar políticas y procedimientos

Si quieres redactar políticas y procedimientos para tu propia organización o equipo, aquí tienes algunos pasos que puedes seguir:

1. Identifique sus objetivos

Cuando redacte sus políticas y procedimientos, empiece por aclarar qué quiere que consigan. Empiece por evaluar los objetivos generales de su empresa y, a continuación, considere cómo contribuye a esos objetivos cada departamento e incluso las funciones individuales. Intente utilizar el marco de objetivos SMART, es decir, desarrolle objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Colabora con los miembros de tu equipo para tener en cuenta otras perspectivas distintas a las tuyas.

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2. Haz una lluvia de ideas sobre tareas y procesos

A continuación, haz una lista de las tareas, procesos y actividades que pueden requerir una política o procedimiento escrito en tu organización. Los tipos de procesos que deben formalizarse de este modo pueden variar en función de su sector y del contexto específico. En la mayoría de los casos, probablemente querrá tener en cuenta los objetivos de su organización, los retos y las mejores prácticas del sector. Otra forma de estructurar la lluvia de ideas sobre políticas es considerar los posibles retos a los que se pueden enfrentar los miembros de su equipo y las soluciones que pueden utilizar.

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3. Determine un formato de política

Considere cómo le gustaría dar formato a sus políticas y procedimientos cuando los documente. Algunas empresas e industrias pueden requerir un formato específico o ciertas secciones. En otras situaciones, puede desarrollar su propio formato de política. Considere lo que se espera y se requiere en su propio campo y formatee sus políticas en consecuencia.

4. Escribir políticas y procedimientos

A continuación, utilice el formato elegido para redactar sus políticas y procedimientos. Puede optar por hacerlo en grupo y trabajar juntos para determinar el lenguaje más apropiado para cada política y procedimiento. También puede optar por delegar ciertas políticas y procedimientos en grupos o departamentos específicos, dependiendo de su función en la empresa. Si su organización tiene normas específicas para el desarrollo de nuevas políticas y procedimientos, asegúrese de seguir esas directrices cuidadosamente.

5. Aclare la logística

A lo largo del proceso de redacción de políticas y procedimientos, recuerde las directrices legales o reglamentarias que debe seguir. Las leyes u otras organizaciones pueden regular ciertos tipos de políticas y procedimientos, como un grupo de acreditación o supervisión. Tenga en cuenta estos parámetros al redactar y revisar sus documentos.

6. Corregir y revisar

Cuando haya redactado un borrador de sus políticas y procedimientos, asegúrese de corregirlo cuidadosamente y revisarlo si es necesario. Considere la posibilidad de pedir a otra persona o grupo que revise su documento y sugiera cambios si es necesario.

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7. Publicar y distribuir

Cuando sus políticas y procedimientos estén completos, podrá publicarlos y distribuirlos entre los miembros de su equipo. Puede hacerlo mediante un documento impreso, como un manual del empleado. También puede difundir las políticas y procedimientos para sus empleados por vía electrónica si su organización lo permite. Busque herramientas para el cumplimiento de las políticas cuando esté listo para compartir sus nuevas políticas y procedimientos.

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Consejos para redactar políticas y procedimientos

Estos son algunos consejos adicionales para redactar políticas y procedimientos con éxito:

  • Trabajar en colaboración** Los grupos de personas suelen ser más creativos y productivos que los individuos que redactan las políticas y los procedimientos de forma independiente. Intente reunir a un grupo de trabajo de personas con conocimientos sobre diferentes aspectos de su organización cuando desarrolle sus políticas y procedimientos.

  • Utilice una plantilla. Si espera desarrollar un número importante de políticas y procedimientos, intente utilizar una plantilla para simplificar el proceso. Utilizar una plantilla para las políticas y los procedimientos también puede ser una buena forma de ayudar a garantizar que se desarrollen de forma coherente y se apliquen de forma justa.

  • Elija cuidadosamente su lenguaje. Cuando escriba una política o un procedimiento, asegúrese de utilizar un lenguaje profesional que exprese exactamente lo que pretende que ese artículo cumpla. Intente mantener la especificidad siempre que sea posible.

  • Mantenga sus políticas concisas. Intente redactar políticas y procedimientos que tengan sentido y que además sean relativamente breves. Esto puede contribuir a una mayor claridad a la hora de comunicarlos a los miembros de su equipo.

  • Investigar la ley. Es importante que tus políticas y procedimientos se adhieran a las leyes y reglamentos pertinentes de tu zona. Investigue las normas aplicables durante su proceso de planificación. Considere la posibilidad de consultar a un profesional del derecho para asegurarse de que sus políticas y reglamentos se ajustan completamente a la ley.

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