Cómo redactar políticas y procedimientos

A menudo es importante detallar los requisitos de una empresa o equipo para lograr el éxito. Por ejemplo, las políticas y los procedimientos guían las operaciones y los procesos de toma de decisiones de muchas organizaciones. Unas políticas y procedimientos claros pueden contribuir a que su organización funcione con eficacia y eficiencia, ya que permiten que cada persona comprenda las normas y expectativas de la empresa.

En este artículo, explicamos las políticas y procedimientos y sus ventajas, con una visión general de cómo redactarlos y consejos para escribir los suyos con éxito.

¿Qué son las políticas y los procedimientos?

Las políticas y los procedimientos son materiales que orientan a los miembros de una organización sobre qué hacer, cómo comportarse y los procedimientos a seguir. Estos términos suelen utilizarse indistintamente. Otras veces, se refieren a distintos tipos de directrices. Por ejemplo, las políticas y procedimientos de una empresa pueden consistir en políticas para toda la empresa que apoyen una visión o misión concreta, así como en procedimientos cotidianos que apoyen esa misión. Antes y durante el desarrollo de sus propias políticas y procedimientos, puede ser beneficioso determinar la comprensión de estos términos por parte de su equipo.

Las políticas y los procedimientos pueden aplicarse tanto a toda una organización como a un componente más pequeño, como un departamento o equipo específico. También pueden ser determinados por grupos e individuos en múltiples niveles de una empresa, dependiendo de su estructura organizativa.

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Beneficios del uso de políticas y procedimientos

Estas son algunas de las ventajas de utilizar políticas y procedimientos en una organización:

Expectativas claras

Redactar políticas y procedimientos para sus equipos puede garantizar que las expectativas de su organización sean claras. Esto puede contribuir a que el trabajo sea preciso y de alta calidad, e incluso a mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo tanto de los miembros del equipo como de los líderes.

Toma de decisiones coherente

Cuando las políticas y los procedimientos describen los valores, las prioridades y los procesos, pueden facilitar a las personas y a los equipos la toma de decisiones empresariales importantes. El marco de las políticas y los procedimientos suele añadir la coherencia necesaria a las elecciones cotidianas en el lugar de trabajo, así como a las decisiones de mayor alcance.

Productos y servicios coherentes

Las políticas y los procedimientos mejoran la coherencia al garantizar que todas las personas que afectan al resultado de un producto trabajan de la misma manera. Los productos y servicios coherentes pueden ayudar a atraer y retener a los clientes y permitir que su empresa desarrolle una reputación de rendimiento de alta calidad.

Productividad óptima

Las políticas y los procedimientos pueden ayudar a optimizar la productividad de sus equipos y de su organización al agilizar las decisiones. Las políticas y los procedimientos que aumentan su productividad también pueden contribuir a aumentar los ingresos y la rentabilidad.

Cómo redactar políticas y procedimientos

Si quieres redactar políticas y procedimientos para tu propia organización o equipo, aquí tienes algunos pasos que puedes seguir:

1. Identifique sus objetivos

Cuando redacte sus políticas y procedimientos, empiece por aclarar qué quiere que consigan. Empiece por evaluar los objetivos generales de su empresa y, a continuación, considere cómo contribuye a esos objetivos cada departamento e incluso las funciones individuales. Intente utilizar el marco de objetivos SMART, es decir, desarrolle objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Colabora con los miembros de tu equipo para tener en cuenta otras perspectivas distintas a las tuyas.

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2. Haz una lluvia de ideas sobre tareas y procesos

A continuación, haz una lista de las tareas, procesos y actividades que pueden requerir una política o procedimiento escrito en tu organización. Los tipos de procesos que deben formalizarse de este modo pueden variar en función de su sector y del contexto específico. En la mayoría de los casos, probablemente querrá tener en cuenta los objetivos de su organización, los retos y las mejores prácticas del sector. Otra forma de estructurar la lluvia de ideas sobre políticas es considerar los posibles retos a los que se pueden enfrentar los miembros de su equipo y las soluciones que pueden utilizar.

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3. Determine un formato de política

Considere cómo le gustaría dar formato a sus políticas y procedimientos cuando los documente. Algunas empresas e industrias pueden requerir un formato específico o ciertas secciones. En otras situaciones, puede desarrollar su propio formato de política. Considere lo que se espera y se requiere en su propio campo y formatee sus políticas en consecuencia.

4. Escribir políticas y procedimientos

A continuación, utilice el formato elegido para redactar sus políticas y procedimientos. Puede optar por hacerlo en grupo y trabajar juntos para determinar el lenguaje más apropiado para cada política y procedimiento. También puede optar por delegar ciertas políticas y procedimientos en grupos o departamentos específicos, dependiendo de su función en la empresa. Si su organización tiene normas específicas para el desarrollo de nuevas políticas y procedimientos, asegúrese de seguir esas directrices cuidadosamente.

5. Aclare la logística

A lo largo del proceso de redacción de políticas y procedimientos, recuerde las directrices legales o reglamentarias que debe seguir. Las leyes u otras organizaciones pueden regular ciertos tipos de políticas y procedimientos, como un grupo de acreditación o supervisión. Tenga en cuenta estos parámetros al redactar y revisar sus documentos.

6. Corregir y revisar

Cuando haya redactado un borrador de sus políticas y procedimientos, asegúrese de corregirlo cuidadosamente y revisarlo si es necesario. Considere la posibilidad de pedir a otra persona o grupo que revise su documento y sugiera cambios si es necesario.

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7. Publicar y distribuir

Cuando sus políticas y procedimientos estén completos, podrá publicarlos y distribuirlos entre los miembros de su equipo. Puede hacerlo mediante un documento impreso, como un manual del empleado. También puede difundir las políticas y procedimientos para sus empleados por vía electrónica si su organización lo permite. Busque herramientas para el cumplimiento de las políticas cuando esté listo para compartir sus nuevas políticas y procedimientos.

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Consejos para redactar políticas y procedimientos

Estos son algunos consejos adicionales para redactar políticas y procedimientos con éxito:

  • Trabajar en colaboración** Los grupos de personas suelen ser más creativos y productivos que los individuos que redactan las políticas y los procedimientos de forma independiente. Intente reunir a un grupo de trabajo de personas con conocimientos sobre diferentes aspectos de su organización cuando desarrolle sus políticas y procedimientos.

  • Utilice una plantilla. Si espera desarrollar un número importante de políticas y procedimientos, intente utilizar una plantilla para simplificar el proceso. Utilizar una plantilla para las políticas y los procedimientos también puede ser una buena forma de ayudar a garantizar que se desarrollen de forma coherente y se apliquen de forma justa.

  • Elija cuidadosamente su lenguaje. Cuando escriba una política o un procedimiento, asegúrese de utilizar un lenguaje profesional que exprese exactamente lo que pretende que ese artículo cumpla. Intente mantener la especificidad siempre que sea posible.

  • Mantenga sus políticas concisas. Intente redactar políticas y procedimientos que tengan sentido y que además sean relativamente breves. Esto puede contribuir a una mayor claridad a la hora de comunicarlos a los miembros de su equipo.

  • Investigar la ley. Es importante que tus políticas y procedimientos se adhieran a las leyes y reglamentos pertinentes de tu zona. Investigue las normas aplicables durante su proceso de planificación. Considere la posibilidad de consultar a un profesional del derecho para asegurarse de que sus políticas y reglamentos se ajustan completamente a la ley.